Ordner
Sequenzen
Beurteilung und Freigabe
Verwaltung der Freigaben
Investigation Management
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Was ist ein Workflow?
Die Automatisierung eines Arbeits-Prozesses (oder Teile daraus), bei dem Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Akteur* zu einem anderen weitergeleitet werden, um nach festgelegten Regeln eine Aktion auszulösen.
* Akteur = Mensch oder Maschine |
Im Labor wird die oben genannte Funktion vom LIMS übernommen. Das beinhaltet Anmelden von Proben, Zuordnen von Tests, Vorbereiten von Proben für die Analyse, Zuordnen von Proben zu Laborpersonal und -geräten, Aufzeichnen von Ergebnissen, Freigabeprozesse und das Berichtswesen.
LabWare LIMS bietet verschiedene Funktionsmodule und Mechanismen, die Teil dieses Prozesses sind. Man kann sie in drei Kategorien einteilen:
Funktionsmodule, die Proben gruppieren, um sie auf bestimmte Weise zu verarbeiten.
Events, die verschiedene Zustandsänderungen anstoßen und ausführen, um Proben innerhalb des Prozesse von einem Status in den nächsten zu versetzen.
Mechanismen, die exakt aufzeichnen, wann was passiert.
Die verschiedenen Funktionsmodule werden in anderen Kapiteln ausführlicher beschrieben. Die wichtigsten sind:
Ordnerverwaltung, Projektverwaltung, Prüflosverwaltung, Sequenzverwaltung, Maßnahmenverwaltung, Evidence Location Manager und Worksheets.
Events und Mechanismen, die Bewegungen von einem Prozess zum nächsten bewirken:
Ereignis-Trigger, Aktionen, Business Rules, Analysis Rules, Status Rules, Automation Scripts, Barcodes, Planer und manuelle Eingriffe.
Mechanismen, die Geschehnisse aufzeichnen:
Audit Trail, Probenverfolgung, Maßnahmen, Beweismittelverfolgung, Proben, Tests, Ergebnisse, Projekte, Prüflose, Sequenzen (wobei sowohl die Schlüsseldaten als auch die genauen Zeiten und verantwortlichen Personen dokumentiert werden).
Mit diesen umfangreichen Hilfsmitteln können unterschiedlichste Workflows definiert werden, auch event- oder zeitabhängige, wie z. B. Planer und Aktionen.
Workflows dienen dazu, die Proben auf ihrem Weg durch das System strikt zu verfolgen. Es ist jedoch auch sehr wichtig, das ein LIMS für den Fall, dass unvorhergesehene Dinge auftreten, flexibel reagieren kann. Umfassende Auditfunktionen im LabWare LIMS stellen dann sicher, dass alle Abweichungen vollständig aufgezeichnet werden und später nachvollziehbar sind.
Das folgende Beispiel zeigt einen typischen Fall mit vielen Workflow-Funktionen im LabWare LIMS.
Workflow Beispiel
Hier sehen wir die Anmeldung einer Probe durch einen der Zeitplaner mit einem anfänglichen Status „nicht eingetroffen“ und einem bestimmten Standort beim Eintreffen. Wenn die Probe dann angemeldet ist, ordnet eine Analysenregel einen Test zu, dessen Ergebnisse wiederum zur Berechnung eines anderen Tests gebraucht werden.
Der Ordner ist beim Probeneingang darauf konfiguriert, noch nicht eingetroffene Proben anzuzeigen. Der Mitarbeiter bestätigt den Empfang der Proben. Das löst einen Ereignis-Trigger aus, der ein Barcode-Etikett druckt und den Aufenthaltsort der Probe auf Probenvorbereitung setzt. Wenn der Ordner des Labormitarbeiters aktualisiert wird (automatisch oder manuell), erscheint die Probe nicht mehr. Der Ordner in der Probenvorbereitung enthält Proben, die den Status „eingetroffen“ und den Ort Probenvorbereitung besitzen. Beim Aktualisieren des Ordners erscheint die Probe vom Probeneingang. Wenn die Probe hier vom Labormitarbeiter eingescannt wird, löst dies eine Funktion aus, die dem LIMS mitteilt, das die Probenvorbereitung begonnen hat. In diesem Fall benötigt die Vorbereitung einige Stunden im Trockenofen. Am Ende dieser Zeitspanne schickt die Funktion dem Anwender eine Meldung und ändert den Aufenthaltsort in „Labor“.
Erneut verschwindet die Probe aus dem Ordner. Diesmal erscheint sie automatisch in der Sequenz für drei verschiedene Analysen. Nachdem die ersten Ergebnisse eingegeben wurden, ändert sich der Status. Die Probe ist jetzt „in Bearbeitung”. Die Ergebnisse der ersten beiden Tests liegen innerhalb der Spezifikation, die des dritten jedoch nicht. Letzteres löst ein Ereignis aus, das eine Maßnahme zur Untersuchung erzeugt und den Labortechniker alarmiert, der entscheidet, dass die Probe erneut getestet wird. Dieses Mal liegen die Ergebnisse innerhalb der Spezifikation und der Aufenthaltsort wird geändert, so dass er im Ordner des Laborleiters erscheint.
Der Laborleiter gibt die Ergebnisse frei und ein Ereignis-Trigger ändert erneut den Aufenthaltsort, dieses Mal zum QA Manager zur endgültigen Freigabe. Dies löst ein weiteres Ereignis aus, das einen Bericht erzeugt, der wiederum in den Betrieb zurückgeschickt wird und den Aufenthaltsort in „Rückstellmuster“ ändert.
Hier benutzt der Mitarbeiter die Bestandsverwaltung, um den Lagerort im Lager für die Rückstellmuster zu dokumentieren.
Ein vollständiger Audit Trail verfolgt alle Aktivitäten. |