Intégrer une nouvelle technologie au sein de votre laboratoire n'est jamais simple et cette décision ne doit pas être prise par une seule personne. Les principales parties prenantes au projet ont des points de vue différents sur ce qu'elles attendent de cette technologie, en fonction de leurs besoins particuliers. Même dans un petit laboratoire, de nombreuses personnes sont concernées par la mise en œuvre d'un système de gestion de laboratoire (LIMS).
Omettre un acteur clé dans le processus d'achat peut entrainer des conflits, de la confusion et des batailles internes qui peuvent être facilement évités en garantissant le niveau d'achat et la mise en œuvre de la technologie qui vous convient le mieux.
Les parties prenantes à prendre en compte lors de l'achat d'un LIMS
Lorsqu'il s'agit de déterminer qui doit être impliqué dans la décision de mettre en œuvre une solution LIMS, il est important de tenir compte des différents points de vue et ceci à tous les niveaux de l'organisation. Vous devez inclure ceux qui utiliseront le système, ainsi que ceux qui ont la maîtrise du budget, l'informatique et la direction générale. Si vous n'incluez pas toutes les parties prenantes concernées par le projet, vous risquez de vous heurter à une certaine résistance, d'où l'importance de déterminer à l'avance qui doit être impliqué dans le processus d'achat.
Cadres supérieurs
Tout d'abord il ne sert à rien de s'engager dans un achat si l'on n'a pas identifié les besoins et si l'on n'obtient pas l'autorisation de la direction d'avancer sur le projet. Le processus commence généralement par l'identification du besoin lié à l'implémentation d'un LIMS, soit pour améliorer l'efficacité, soit à la suite d'un retour de la part des personnes qui sont concernées pas la gestion de l'information. La direction décidera comment aborder ces problèmes et ces défis en vue de résoudre les questions directement liées à la réglementation et/ou à l'amélioration de l'efficacité.
Si la direction est prête à investir dans une solution standard du marché, l'achat d'une solution LIMS lui permettra de résoudre ces problèmes rapidement. L'implémentation d'une solution LIMS permet d'identifier immédiatement les points à améliorer en matière d'efficacité, de conformité et de contrôle, ce qui signifie que les avantages compenseront largement le coût de l'achat et de la mise en œuvre.
Supports de budget
Il est toujours conseillé aux cadres supérieurs et à la direction d'inclure dans ces discussions préliminaires ceux qui sont en charge et qui maîtrise le budget. Leur contribution est particulièrement importante pour obtenir leur adhésion dès le départ, afin de ne pas rencontrer de résistance plus tard. Les responsables du budget peuvent être distincts de la direction générale et de l'encadrement, il est donc essentiel de s'assurer que le financement d'une solution LIMS est disponible, une fois que toutes les parties prenantes ont été consultées. Il ne sert à rien de s'engager dans l'achat d'une solution LIMS pour être ensuite bloqué à la dernière minute par les responsables du budget.
Une question clé à laquelle les détenteurs de budget voudront avoir une réponse c'est de pouvoir comparer entre le fait de faire du LIMS une dépense opérationnelle ou une dépense d'investissement. Ils analyseront ainsi la différence entre le paiement d'un abonnement mensuel (dépense OPEX) pour un système basé sur des services et le paiement d'un coût initial important, en sachant qu'il y a plus de possibilité en proposant une configuration personnalisée (dépense CAPEX). La prévisibilité est importante pour ceux qui établissent les budgets et ils sont susceptibles de privilégier les coûts connus d'un modèle d'abonnement plutôt que de prendre le risque d'une mise en œuvre d'une configuration personnalisée, de la validation la solution et de payer la maintenance pour le matériel et des logiciels. Connaître à l'avance les coûts fixes mensuels d'un service d'abonnement est toujours plus intéressant que des coûts de maintenance inconnus après un investissement initial.
Responsable de laboratoire
Il est très important d'impliquer le responsable du laboratoire dans le processus d'évaluation, car il a un intérêt direct dans cette décision, en effet une solution LIMS contrôlera les opérations quotidiennes liées à son laboratoire. Le LIMS permet au responsable du laboratoire de générer des rapports et d'avoir des indicateurs clés de performance (KPI), de pouvoir affecter des tâches et gérer la charge de travail, ce qui facilite la gestion et le contrôle opérationnel du laboratoire.
Il est important, au moment de prendre cette décision, que le fait de surveiller les indicateurs clés de performance (ICP) et les contrôles ne se fasse pas au détriment de l'efficacité dans le laboratoire. La mise en œuvre de tout nouveau processus, au niveau de la paillasse, devrait faciliter le travail des scientifiques, et non le rendre plus contraignant. Idéalement, les ICP et les contrôles devraient être basés sur des données saisies naturellement dans le LIMS au cours des processus de laboratoire, plutôt que d'obliger les scientifiques à saisir des données supplémentaires ou à effectuer des étapes supplémentaires. C'est pourquoi il est important de travailler avec un fournisseur de LIMS qui comprenne parfaitement le fonctionnement d'un laboratoire et les responsabilités de chacun.
Comme la plupart des solutions LIMS collectent de grandes quantités de données, le responsable du laboratoire est souvent impliqué dans le processus d'évaluation du fournisseur. Cependant, il ne doit pas être impliqué de manière isolée, sans s'assurer de l'adhésion d'autres utilisateurs qui seront amenés à utiliser le LIMS au quotidien. Ils ont également besoin du soutien des responsables du budget et de la direction générale s'ils décident d'opter pour un LIMS.
Il est aussi important de bien comprendre que les besoins liés à la mise en place d'un environnement d'accès à distance diffèrent de ceux d'un laboratoire physique. Les environnements à distance peuvent impliquer que les processus liés à un laboratoire se déroulent sur plusieurs sites. Les scientifiques travaillant dans des lieux géographiques différents, un responsable de laboratoire doit s'assurer qu'une solution LIMS peut également répondre aux besoins des laboratoires des différents sites, en pouvant utiliser des accès à distance ou en mettant en œuvre des applications mobiles pour effectuer le travail sur le terrain. Les responsables de laboratoire qui privilégient le travail à distance, doivent regarder avec intérêt les solutions basées sur le Cloud afin de répondre aux exigences liées à la sécurité et permettre des saisies déportées.
Responsable informatique
Les décisions relatives aux logiciels doivent également impliquer le responsable ou le service informatique ; parfois, la sélection du système est pilotée par un responsable informatique qui représente les besoins de la direction générale et aussi les responsables de laboratoire. Le responsable informatique aura à définir des spécifications cibles pour tous les systèmes, car il devra assurer la mise en œuvre de la solution LIMS et aussi fournir une assistance continue si nécessaire. Ils sont généralement plus intéressés par la maîtrise des coûts de maintenance, que les données soient conservées sur site ou dans le Cloud. La sécurité permanente du système et aussi des données fait partie de leurs missions.
Les coûts permanents de l'informatique pour toute solution logicielle sont souvent négligés d'un point de vue opérationnel, mais constituent un élément clé lors du processus de décision. Le coût global pour l'organisation comprend le coût des serveurs, du personnel chargé de la maintenance des serveurs et des applications, du coût de la sécurité et du coût de la maintenance du réseau. Ces facteurs sont tout aussi importants lorsqu'il s'agit de choisir un service d'abonnement géré dans le Cloud plutôt qu'un déploiement en interne.
Avec un système LIMS basé sur le cloud, il est possible de suivre les échantillons et stocker et récupérer des données à partir du cloud, ce qui réduit les risques, ceci permet de créer des opportunités pour l'entreprise et offre de la flexibilité aux employés.
Responsable de l'assurance et du contrôle de la qualité
La mise en œuvre d'une solution logicielle LIMS a une incidence directe au sein d'une organisation, de ce fait il est essentiel d'impliquer également le responsable du contrôle de la qualité dans le processus décisionnel.
Leurs préoccupations concernent la précision et l'efficacité lors de la libération des lots du point de vue de la qualité, ainsi que le suivi et l'évolution des investigations associées à des résultats hors spécifications. Les membres de l'équipe d'assurance qualité voudront savoir que le système mis en œuvre a été testé et validé de manière appropriée et qu'il contient des fonctions qui permettent de mettre facilement en évidence les données qui seraient atypiques et de pouvoir aussi suivre les mesures prises pour y remédier.
Scientifiques
Les scientifiques jouent également un rôle important dans le processus décisionnel. En effet les personnes en charge de collecter les échantillons ont besoin d'un système qui soit actif au moment où ils prélèvent les échantillons, qui leur permette également de les étiqueter, de pouvoir suivre et de soumettre les échantillons à des tests.
Les personnes en charge de faire les analyses, qui utilisent une solution LIMS pour traiter les échantillons, doivent être pris en compte pour décider si une solution LIMS répond aux besoins du laboratoire. Pour ces personnes, le LIMS est important, car elles devront l'utiliser quotidiennement pour pouvoir effectuer leur travail. C'est pourquoi il faut veiller à ce que des scientifiques expérimentés soient impliqués lors de à l'évaluation d'une solution LIMS pour voir si elle répondra à leurs besoins.
Scientifiques en charge des études de stabilité
Les scientifiques en charge des études de stabilité doivent gérer les échantillons liés aux études de stabilité, gérer les échantillons de projets entrants, mettre en place des études de stabilité, étiqueter les échantillons, placer les échantillons dans des chambres de stabilité, vérifier l'emplacement des échantillons, étiqueter et le nombre de conteneurs. Les membres du laboratoire mettre en œuvre de processus spécifiques doivent être pris en charge dans le flux de travail du LIMS et donc doivent également être impliqués en tant qu'influenceurs dans la le processus d'achat du LIMS.
Responsables des études de l'environnement/microbiologistes
Les responsables en charge des études d'environnement gèrent l'exécution des programmes de surveillance de l'environnement et des protocoles des études de l'environnement. Leur rôle consistera donc à vérifier que la solution logicielle qui sera mise en place sera appropriée pour assurer leurs besoins du quotidien. Ils comprennent les processus qui doivent être intégrés dans les flux de travail du LIMS et doivent être considérées comme des personnes susceptibles d'influencer l'achat du LIMS.
Administrateurs de systèmes
La fonction première d'un administrateur de système est de gérer les données de base du système, d'ajouter des comptes d'utilisateurs ou par exemple intégrer de nouveaux instruments dans le système. Selon la taille de l'organisation, il peut s'agir d'une personne autonome, d'un scientifique qui joue un rôle secondaire, d'une personne du service des systèmes/de l'informatique qui intervient pour effectuer des tâches d'administration du système, ou encore d'une ressource que fournisseur du LIMS mettrait à disposition. Selon le niveau de connaissance de cet administrateur du système, il peut ou non être une partie prenante clé dans le processus de prise de décision.
Clients des laboratoires/consommateurs de données
Il est important de comprendre les exigences de vos clients et ce qu'ils attendent de votre laboratoire afin de pouvoir répondre à leurs besoins avec votre LIMS. Vous devez vous assurer que les résultats appropriés seront présentés à vos clients. Le LIMS qui sera choisi devra donc répondre aux besoins de vos clients en matière de données, ainsi qu'aux besoins de consommation de données dites secondaires.
Aller de l'avant et mettez en place un LIMS
Maintenant que vous savez un peu mieux qui doit être impliqué lors du processus d'achat d'une solution LIMS, il est recommandé de rencontrer toutes les parties concernées par cet achat et ceci dès le début afin de bien comprendre leurs besoins spécifiques en matière de LIMS. Une fois que vous avez recueilli les informations nécessaires auprès de chaque groupe, faites part de leurs recommandations à toutes les autres parties en sollicitant leurs commentaires.
Une fois que vous avez identifié les principales attentes, préparez alors une demande de proposition pour les fournisseurs de LIMS qui inclura la liste des spécifications sur laquelle toutes les personnes impliquées dans le projet sont tombées d'accord. Sachant que vous avez le soutien de la direction et l'approbation financière préliminaire, il est temps d'inviter les fournisseurs à faire des démonstrations de leurs solutions. Vous devez inclure les principales parties prenantes dans les conversations tout au long du processus.
Une fois les solutions sélectionnées, vous pouvez inviter les principaux utilisateurs finaux de votre laboratoire à assister aux démonstrations, notamment les scientifiques, les personnes en charge du contrôle qualité, les responsables des études d'environnement, les microbiologistes et les informaticiens, afin de leur donner l'occasion de poser des questions pendant la démonstration. Ensuite, réunissez toutes les parties prenantes pour comparer les exigences internes et la solution LIMS du marché et déterminez si la solution dans sa configuration standard répondra aux exigences du laboratoire ou si la mise en œuvre nécessitera une personnalisation plus poussée.
