Como comparar soluções LIMS

Há um número crescente de soluções LIMS disponíveis para laboratórios. Selecionar a melhor opção para um laboratório requer uma avaliação cuidadosa das soluções potenciais. Talvez a variável mais importante neste processo envolva garantir que o LIMS atenda às necessidades críticas do laboratório, o que, por sua vez, requer uma boa quantidade de conscientização por parte da administração do laboratório. 

Uma auditoria abrangente das necessidades do laboratório e priorização dessas descobertas é uma primeira etapa crítica antes de selecionar um LIMS. Essa auditoria deve incluir informações de todos os funcionários do laboratório, não apenas do gerente, com o objetivo de traçar o quadro mais completo e objetivo das operações do seu laboratório, bem como identificar os pontos problemáticos. A partir daí, a avaliação da sua solução LIMS depende da comparação dos diferentes recursos disponíveis em termos de orçamento e necessidades de laboratório.

A comparação das soluções LIMS requer não apenas o estudo apurado dos diferentes sistemas, mas também dos diferentes fornecedores de software por trás deles. Compreender o nível de validação, segurança, confiabilidade e outras características que cada fornecedor possui pode ajudar a fornecer a implementação mais suave possível. Nenhum laboratório deseja percorrer várias soluções LIMS; a rota preferida é selecionar cuidadosamente a opção mais adequada e, em seguida, usá-la por um longo prazo.

Navegar na priorização das necessidades de uma solução LIMS, bem como de seu provedor de software, pode ser complicado. Compreender os tipos de necessidades a serem priorizados pode ser útil.

Recursos e Funcionalidades

Quais recursos específicos você deve procurar em sua solução LIMS? Este aspecto da avaliação provavelmente será o foco principal de sua comparação de software LIMS.

Esses recursos e funcionalidades a serem revisados podem incluir:

• Parâmetros de dados a serem coletados e armazenados de cada amostra;
• Monitoramento ambiental;
• Agendamento de tarefas;
• Documentação de testes de controle de qualidade;
• Rastreamento e programação de armazenamento e uso de amostras individuais;
• Documentação de protocolos de processamento de amostra;
• Campos configuráveis;
• Gestão do fluxo de trabalho.

Uma maneira pela qual os gerentes de laboratório podem avaliar e comparar objetivamente várias soluções LIMS é criar uma planilha de ranking com cada fornecedor de LIMS em cada coluna e seus recursos e as funcionalidades desejadas em cada linha. Assim, você poderá visualizar facilmente qual solução oferece (ou não) os recursos que você procura. Planilhas de ranking mais avançadas podem classificar cada funcionalidade em um LIMS específico com um valor de 1 a 5.

Para que esse esquema de classificação funcione, cada funcionalidade deve ser classificada considerando se a solução LIMS em avaliação atende à necessidade e em que medida - em vez de se executa cada funcionalidade de acordo com o design específico desejado. Todo usuário deve esperar se adaptar um pouco aos fluxos de trabalho transmitidos por um LIMS; o mais importante é se ele tem uma interface utilizável que permite fácil gravação e documentação.

Também é importante evitar pedir aos fornecedores que adaptem seus produtos ao design desejado. Os projetos existentes do fornecedor foram testados e validados, portanto, todas as perguntas devem ser sobre se o produto atende às necessidades centrais do laboratório prontamente - não sobre a aparência da interface do software. Laboratórios que implementam soluções LIMS muito próximas da solução pronta evitam custos de customização desnecessários. Ainda mais importante, as soluções LIMS implementadas com personalização mínima são validadas pelo fornecedor, requerem validação menos detalhada quando implementadas e são mais fáceis de defender no caso de uma auditoria.

Arquitetura

Revise como a solução LIMS avaliada é estruturada e armazenada: é local, ou é armazenada na nuvem  como uma solução PaaS (Plataform as a Service) ou SaaS (Software as a Service)?

Um laboratório pode se beneficiar ao máximo com a identificação de um fornecedor que oferece seu LIMS como todas as três soluções. Isso permite que o laboratório tenha o máximo de flexibilidade ao longo do tempo, conforme sua estrutura e necessidades de computação evoluem.

Segurança

É fundamental avaliar os recursos de segurança de cada solução LIMS. Diferentes setores têm diretrizes de segurança específicas que devem ser seguidas, e sua solução LIMS não é exceção. Os melhores fornecedores também serão capazes de fornecer documentação refletindo os resultados dos testes de validação para comprovar os recursos de segurança integrados de suas soluções.

Diferentes setores podem exigir diferentes níveis de segurança e proteção de dados. O padrão em todos os setores será um requisito para o armazenamento seguro de dados onde quer que a plataforma esteja hospedada - seja no local ou na nuvem. O acesso aos dados também deve ser controlado, normalmente por meio do uso de IDs de usuário e senhas exclusivas. A conformidade HIPAA em segurança de dados e criptografia SSL provavelmente também será necessária em muitos, senão em todos os setores de laboratório.

Integrações de Outros Sistemas

Dependendo das outras plataformas de software usadas dentro do laboratório, bem como por peças individuais de equipamentos que manipulam amostras dentro do laboratório, a capacidade de integrar os processos LIMS com outro software e hardware pode ser digna de nota. A integração direta aumenta as oportunidades de transferência direta de dados, o que, por sua vez, pode preservar a integridade dos dados, maximizar as oportunidades de automação e reduzir o impacto do erro humano. Também ajuda a manter os dados acessíveis a todos os membros do laboratório, posicionados exatamente onde eles precisarão usá-los.

Se a integração direta por API não for possível, a próxima melhor coisa a avaliar é a facilidade de exportar dados em formatos que podem ser facilmente carregados em outras plataformas já em uso pelo laboratório.

Implantação, Manutenção e Suporte

Os principais fornecedores de software oferecem plataformas robustas de integração, garantias, programações de manutenção integradas e suporte contínuo. Se o software apresentar algum tipo de falha ou se um membro do laboratório precisar de alguns esclarecimentos sobre as melhores práticas no uso da solução LIMS, é importante saber que o suporte estará disponível para responder às suas perguntas. Também é importante garantir que a solução LIMS seja mantida em operação de forma proativa, para que possa servir ao laboratório de maneira consistente.

Mesmo uma breve interrupção ou mau funcionamento pode deixar uma grande lacuna em seus registros, comprometendo a implementação até certo ponto. Perguntar diretamente ao fornecedor de software sobre interrupções, tempo de resposta e planos de ação para se antecipar a quaisquer falhas é uma forma de avaliar o nível de suporte que pode ser esperado com aquele LIMS específico. Outra pergunta a ser feita para gerenciar as expectativas em torno do LIMS é sobre a frequência das atualizações do LIMS; isso pode ser seguido por perguntas que incluem qual é a frequência geral com que a plataforma é atualizada, como essas atualizações são anunciadas e implantadas, por quanto tempo duram as interrupções associadas à atualização e assim por diante.

Estrutura de custos e pagamento

A discussão de custos provavelmente começará com um menu de opções ou níveis de preços que o fornecedor do software pode fornecer. Sempre vale a pena negociar custos, especialmente ao pesquisar vários fornecedores com preços e recursos diferentes. Considerando todas as coisas, qual é o custo total de aquisição? Este valor deve incluir quaisquer taxas contínuas ou anuais, custos de manutenção e assim por diante.

O outro lado dessa questão de custo tem a ver com a estrutura de pagamento. Com os modelos PaaS e SaaS, muitos fornecedores de software deixaram de usar uma cobrança inicial e passaram a oferecer assinaturas que são renovadas em determinados períodos de tempo, incluindo mensalmente ou anualmente. Geralmente, quanto mais longo for o período de compromisso, maior será o desconto que o fornecedor oferecerá. Quais formas de pagamento são aceitas? O pagamento adiantado está disponível? Quanta flexibilidade o fornecedor oferece?

A estrutura desse pagamento determinará se a solução LIMS contará como uma despesa de capital ou uma despesa operacional contínua, com o potencial de abranger ambas as classes de cobrança. Se um fornecedor não oferece imediatamente uma estrutura de pagamento adequada, vale a pena sugerir uma alternativa mais adequada para o laboratório; afinal o fornecedor pode ser capaz de acomodar isso.

Cronologia de implantação

A maioria dos laboratórios tem uma data de entrada em operação prevista para sua solução LIMS, particularmente em casos em que o LIMS está sendo implementado em resposta a - ou em antecipação a - uma auditoria. Cada fornecedor de software deve fornecer um cronograma de implantação, que pode então ser comparado aos objetivos do laboratório conforme a plataforma é avaliada.

Reputação de Fornecedores

Um pouco de pesquisa pode ajudar muito a esclarecer a reputação de um fornecedor. Embora as avaliações devam sempre ser lidas com cautela, às vezes as tendências nas avaliações positivas ou negativas podem ser reveladoras. Os comentários e quaisquer análises publicadas pelo setor podem revelar muito sobre a capacidade dos fornecedores de continuar a desenvolver seus produtos para atender às necessidades contínuas e em evolução de um determinado setor. Algumas investigações também podem falar sobre a longevidade e a estabilidade financeira do fornecedor, sendo que esta informação estará relacionada por quanto tempo um laboratório pode esperar que um determinado LIMS terá suporte técnico.

Além de pesquisar a marca de forma independente, vale a pena pedir comentários e depoimentos de clientes. Frequentemente, essas análises podem falar muito sobre a confiabilidade, o suporte e a adesão de um determinado fornecedor aos seus compromissos.

Base de clientes atuais

Vale a pena entender a experiência de um fornecedor em um determinado setor, já que fornecedores mais experientes terão uma compreensão melhor dos requisitos de cada tipo de indústria, bem como dos pontos fracos, e podem construir - e validar - seus produtos de acordo. Cada cliente potencial deve pedir ao seu fornecedor referências de clientes da mesma área ou de áreas relacionadas à sua. Isso permite uma conversa privada e franca sobre as experiências do cliente com o produto, bem como suas possíveis limitações. Embora não seja provável que qualquer LIMS seja absolutamente idêntico ao que um gerente sonha para seu laboratório, vale a pena certificar-se de que todos os possíveis problemas estejam dentro da faixa do que é aceitável para o laboratório.

Uma verificação cuidadosa permitirá uma comparação de soluções LIMS bem-sucedida, permitindo identificar a ferramenta mais adequada para a implementação em um laboratório. A ferramenta LIMS permitirá a automação desde o recebimento e processamento da amostra até o teste de armazenamento e descarte. Ao automatizar processos, grandes lotes podem ser tratados com mais facilidade e os efeitos do erro humano podem ser evitados - afinal, é a solução LIMS que passa a gerenciar toda a documentação.