Quando a LabWare e o Instituto Biológico começaram a trabalhar juntos, o ponto de partida pareceu simples: digitalizar processos.
Quatro anos depois, ficou claro que o que começou como um projeto de tecnologia havia se transformado em algo muito maior: uma jornada de confiança, aprendizado contínuo e desenvolvimento em um dos mais importantes centros científicos do Brasil.
De um lado, um instituto centenário, referência em saúde animal, vegetal e ambiental, com uma história que ajudou a moldar a própria ciência brasileira.
De outro, uma plataforma desenvolvida para transformar digitalmente tudo o que faz um laboratório prosperar: dados, rotinas, rastreabilidade e decisões mais informadas.
O Instituto Biológico (IB), fundado em 1927, é uma referência nacional e internacional em pesquisa, diagnóstico, vigilância e inovação em saúde animal, vegetal e ambiental.
Integrado à Secretaria de Agricultura e Abastecimento do Estado de São Paulo, o Instituto desempenha um papel estratégico no apoio à políticas públicas, práticas sanitárias e à segurança de cadeias produtivas críticas em todo o país.
Com mais de 40 laboratórios especializados, equipes multidisciplinares e unidades distribuídas por todo o estado, as atividades do IB incluem:
Entre suas contribuições históricas para a ciência brasileira está a descoberta da bradicinina, um marco mundial na farmacologia e no tratamento da hipertensão.
Devido à sua relevância, o Instituto Biológico é continuamente auditado por:
Com um legado tão significativo e um nível de responsabilidade tão elevado, surgiu um desafio ainda maior:
Como conectar 100 anos de ciência a um novo modelo operacional: digital, integrado e centrado em dados?
Quando a jornada de digitalização começou em 2021, o Instituto Biológico carregava a força de 100 anos de excelência científica — e também o peso de seu legado.
Tal como acontece em instituições consolidadas, o conhecimento existia em abundância, mas estava disperso em diferentes formatos que não se integravam.
O crescimento orgânico das atividades ao longo de décadas criou um mosaico de documentação complexo, incluindo:
A falta de integração entre dados e registros gerou um efeito cascata na operação:
"O conhecimento existia — e em abundância — mas estava disperso e aprisionado em formatos que não se comunicavam entre si.
Este foi o primeiro sinal claro de que a transformação digital precisava começar do zero: unificar, padronizar e conectar."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
O desafio de tomar decisões sem dados. Com informações dispersas em múltiplas fontes e registros históricos, decisões importantes acabaram dependendo da experiência pessoal do Gerente Técnico do laboratório — no caso do IB, do próprio Ricardo Jordão.
Essa limitação tornou-se particularmente crítica à medida que os fluxos de trabalho se tornaram mais complexos ou quando foi necessário comparar rapidamente os resultados atuais com dados históricos.
"Durante a produção, muitas vezes tive que tomar decisões rápidas. Sem dados organizados, confiei mais na intuição do que nos números."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
Decisões baseadas na memória rapidamente podem se transformam em riscos operacionais.
O desafio não estava na ciência em si, mas em tudo o que a sustentava: o rastreamento de equipamentos, a validação de materiais e a capacidade de recuperar dados históricos de forma rápida e confiável.
Sem um sistema como o LabWare:
Em processos analógicos baseados em papel, não existem controles integrados.
No Instituto Biológico, a área mais afetada por essa realidade foi a de Exportações. Nossos dados precisam ser robustos e fáceis de coletar. É isso que mantém o Brasil exportando.
"No papel, posso escrever que o equipamento está aprovado. Em um ambiente digital, o sistema o bloqueia se não estiver."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
A modernização deixou de ser opcional, tornando-se uma necessidade estratégica.
5 sintomas de gestão global limitada:
"A ciência sempre foi forte. O que faltava era gestão global."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
Era o ano de 2021 quando o IB decidiu iniciar seu processo de digitalização.
O Instituto não estava simplesmente à procura de software, mas sim de um parceiro capaz de compreender a sua complexidade, absorver os seus desafios e transformar um século de conhecimento científico em processos digitais escaláveis, fiáveis e sustentáveis.
A equipe da LabWare não chegou com respostas prontas, mas com as perguntas certas. Antes de propor soluções, dedicou-se a ouvir, compreender os desafios e descobrir o propósito por trás de cada processo.
Mergulhou na rotina do laboratório com a mesma profundidade aplicada à arquitetura de sistemas. E foi justamente essa abordagem que abriu caminho para a transformação.
O Instituto Biológico confiou na LabWare, e a LabWare assumiu o compromisso de caminhar ao seu lado durante toda essa jornada.
A digitalização não se trata de digitalizar papel — trata-se de redesenhar a inteligência do processo.
A troca de informações, mencionada no parágrafo anterior, possibilitou um mapeamento rápido e estruturado de:
"O mapeamento foi o primeiro passo. A digitalização seria o ponto de virada."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
A transformação digital não aconteceu de uma vez; foi realizada em 3 fases, respeitando o ritmo do laboratório, o nível de maturidade da equipe e a complexidade da produção biológica.
Fase 1:
Foi na Fase 1 que a LabWare adquiriu um profundo conhecimento de "como o IB funciona" — e não apenas de "o que ele faz".
Essa fase criou a base para tudo o que viria depois.
Foi nesse momento que o IB ultrapassou a fase de planejamento e o LabWare se tornou parte fundamental das operações diárias.
Fase 2:
Esta fase foi desenvolvida ao longo do segundo e terceiro ano da parceria.
Mais controle. Menos risco. Rastreabilidade, evidências e validação de ponta a ponta em todo o processo.
Pilares essenciais da governança digital:
O IB deixou de ser um laboratório digitalizado e se tornou um laboratório inteligente.
Fase 3 – Atual:
Inteligência artificial aplicada como uma segunda camada de validação e segurança.
É aqui que a operação ganhou previsibilidade, escala e inteligência.
Talvez o aspecto mais significativo — e menos óbvio — dessa jornada seja o fato de ela não ter sido unilateral.
Essa aprendizagem mútua se reflete em três dimensões principais:
Esta citação de Ricardo Jordão resume tudo:
"Se eu pudesse voltar cinco anos, teria dado mais ouvidos à LabWare. Tentamos adaptar tudo à nossa maneira, até entendermos que o sistema já tinha fluxos de trabalho predefinidos. Quando começamos a trabalhar juntos, o projeto decolou."
A transformação digital deixou de ser apenas um conceito. Agora é mensurável nas operações diárias: na bancada de trabalho, durante reuniões de aprovação, auditorias e processos de tomada de decisão.
Quando todos os dados passaram a existir dentro da mesma estrutura digital, o setor de negócios internacionais ganhou algo que antes era impossível: previsibilidade.
Em vez de reconstruir o raciocínio do zero, hoje cada processo demonstra claramente:
Isso fornece aos gestores ferramentas concretas para a tomada de decisões, em vez de suposições.
"O sistema não mostra apenas o que aconteceu — ele mostra o que acontecerá se nenhuma providência for tomada."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
Essa visão de futuro é o grande ponto de virada.
O maior problema antes do LabWare não era apenas coletar documentos, mas garantir sua confiabilidade.
O impacto prático: o laboratório não precisa mais se preparar para uma auditoria — ele já está preparado.
"Antes, tínhamos que comprovar a conformidade. Agora, a plataforma demonstra isso automaticamente."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
O tempo e a energia da equipe estão focados no que realmente importa: a ciência.
O laboratório ganhou várias horas de trabalho científico por semana.
O que mudou na prática?
"O sistema não tirou o emprego de ninguém. Tirou o trabalho do que não era científico."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
Por: Ricardo Jordão
1. O LabWare traduz o conceito de laboratório para uma linguagem digital
Conhecimento laboratorial + experiência em tecnologia. Poucos fornecedores conseguem compreender um processo biológico e implementá-lo como lógica de sistema sem distorcer ou remover etapas críticas.
2. O software é flexível e, ao mesmo tempo, já está adaptado
O sistema não tentou remodelar o laboratório. Uma lição fundamental aprendida ao longo do processo: a plataforma já inclui muitas funcionalidades prontas para uso e as demais podem ser ajustadas conforme a necessidade.
3. Apoio especializado e parceria consolidada
A relação não se baseia em "o cliente faz o pedido e o fornecedor entrega". Trata-se de cocriação.
A LabWare aprende com o cliente e ajusta o produto de acordo com a maturidade da equipe, o conhecimento de software e a experiência de trabalho com organizações líderes em diversos setores.
"Percebi que não precisava chegar com tudo pronto. Bastava informar à gerência, e eles encontrariam a solução técnica."
— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico
Mais fluxos de trabalho simultâneos: o Instituto Biológico triplicou sua capacidade de processamento paralelo, mantendo a qualidade da informação e aumentando o controle sobre cada etapa.
Menos retrabalho: uma redução nas correções manuais, especialmente na verificação e validação de dados.
Documentos digitalizados: 96 POPs | 60 ITs | ~140 REGs: uma coleção estruturada, acessível e pronta para auditoria de documentos críticos.
A transformação criou uma base sólida para uma expansão segura.
O Instituto Biológico não se limitou a adotar um sistema. Ele criou uma nova maneira de pensar sobre as operações de laboratório.
Com liderança comprometida, comunicação clara e uma equipe disposta a evoluir, o IB transformou 100 anos de rotina científica em dados estruturados e rastreáveis, prontos para o futuro.
Essa jornada demonstra que:
Mais do que simplesmente digitalizar tarefas, o IB construiu um repositório vivo de conhecimento, preparado para apoiar auditorias, acelerar pesquisas e promover melhorias contínuas através de decisões estratégicas.
A transformação do Instituto Biológico começou com uma decisão clara de organizar os processos e implementar mudanças.
O IB continua a evoluir seus processos, incorporando novas camadas de inteligência, conectando áreas, reduzindo riscos e expandindo sua visão estratégica de dados.
A LabWare continua a apoiar o IB, oferecendo inovação constante, novas integrações, funcionalidades avançadas e um ecossistema global de estudos de caso que acelera a maturidade digital dos seus clientes.
Seu laboratório está pronto para dar o próximo passo?
Se sim, então este pode ser o momento certo para iniciar sua própria jornada de transformação com a LabWare.