Lidar com uma pandemia global como a COVID-19 forçou os laboratórios a avaliarem como conduzir os negócios com segurança e eficiência. Quer o seu laboratório enfrente um evento global generalizado, uma emergência no local que obrigue a fechar o seu ambiente físico, ou porque você simplesmente deseja modernizar o seu negócio, a implementação de um plano de trabalho remoto é essencial para o seu laboratório!
Quando sua equipe consegue se beneficiar dos recursos remotos, seu laboratório pode manter seu nível de produção e eficiência em circunstâncias desafiadoras. A preparação e análise de amostras requerem equipamentos de laboratório, mas a maioria dos processos de revisão de GQ/CQ pode ser totalmente concluída pela equipe de um local externo, permitindo que você mantenha parte de sua equipe em casa enquanto permanece totalmente operacional.
Vantagens da utilização do trabalho remoto em um laboratório
Com um sistema LIMS em nuvem que hospeda amostras e dados de relatórios, os laboratórios reduzem o risco, criam oportunidades para o negócio e oferecem flexibilidade para os colaboradores. A capacidade de acessar os dados LIMS a partir de qualquer lugar é importante por três razões:
Utilizar múltiplos locais para trabalhar
O trabalho remoto pode permitir que seus processos de laboratório ocorram em vários locais. Com cientistas trabalhando em diferentes localizações geográficas, seu laboratório pode expandir suas horas de trabalho. Por exemplo, os laboratórios têm aproveitado a transferência da revisão de experimentos para equipes centralizadas que podem não estar no mesmo local que os cientistas. A equipe localizada nos Estados Unidos pode revisar os experimentos conduzidos no Reino Unido para minimizar o tempo de entrega dos dados para atividades críticas, como respostas a agências regulatórias.
Funcionários que trabalham de diversas localidades também podem abrir caminhos para novos recrutamentos. Sua empresa não está limitada pela geografia para atração de grandes talentos. Funcionários que trabalham remotamente em tempo integral são avaliados como sendo 22% mais felizes em suas funções e dizem que possuem um melhor equilíbrio entre suas vidas pessoal e profissional, melhor produtividade e menores níveis de estresse. Além disso, funcionários remotos podem ser auxiliar na redução de custos de infraestrutura já que não será necessário um grande espaço físico se muitas das pessoas não precisarão estar presentes fisicamente no laboratório.
Seu laboratório pode optar por usar modelos de recursos ágeis que contratam colaboradores com base na demanda. Quando há uma grande quantidade de análises de experimentos a serem conduzidas, você pode contratar colaboradores temporários em vez de contratar funcionários em tempo integral, com a opção de trazê-los para a empresa conforme necessário.
Utilizar a equipe trabalhando remoto para conduzir processos
Muitos laboratórios podem se surpreender ao saber que a maioria dos processos orientados por dados pode ser conduzida em casa. Se o seu sistema de gestão de informação do laboratório for hospedado na nuvem, os dados do laboratório serão armazenados em um servidor seguro e acessível de qualquer dispositivo com conexão à Internet. O acesso a esses dados torna mais fácil para os funcionários remotos lidarem com uma série de processos de laboratório:
- Resumos de experimentos completos
- Liberação de Lotes
- Criação de programas de estudos de estabilidade
- Visualização de dados de laboratório e relatórios
- Condução de experimentos ou revisões de estudos de estabilidade
- Respostas a consultas de dados
- Visualização, análise de tendências e dados de produtos
- Geração de dados para dossiês regulatórios
A capacidade de acessar dados sob demanda pode tornar mais fácil para a equipe responder rapidamente às perguntas dos clientes, sem precisar estar necessariamente presa a um determinado local para concluir o trabalho.
Utilizar LIMS no aplicativo Mobile para realizar trabalho de campo
Se sua solução LIMS tiver um aplicativo móvel, o trabalho de campo pode ser realizado no local, sem um laboratório físico. Seja lidando com amostras de teste em campo ou realizando monitoramento ambiental, um aplicativo LIMS móvel pode permitir amostragem, testes e resultados rápidos e confiáveis.
Com a COVID-19, a LabWare ajudou várias organizações na implementação de recursos para realização de ensaios. Alguns laboratórios estão aproveitando dos processos remotos com a utilização do LabWare Mobile. Analistas de laboratório têm acesso ao LabWare e aos seus mais de 500 módulos funcionais, podendo utilizar a câmera do dispositivo móvel para escanear códigos de barras, trabalhar com GPSs e serviços de localização, além de outras funcionalidades.
O Departamento de Saúde da Flórida (DOH), cujos laboratórios já usam o LabWare LIMS, trabalhou com a LabWare para desenvolver um sistema avançando em seus processos de triagem. A necessidade de testes extensivos de COVID-19 geralmente é acompanhada por uma quantidade significativa de papelada, deixando vulnerabilidades para erros de transcrição, gargalos no processamento de amostras e no rastreamento de dados.
Para combater o problema, os laboratórios DOH fizeram o download do LabWare Mobile em iPads da Apple, conectando os dispositivos a um hotspot móvel e se comunicando em tempo real com um servidor compatível com HIPAA em nuvem que executa o LIMS. Os analistas agora podem capturar dados e resultados dos pacientes com os iPads e transmitir todos os dados coletados em minutos para o sistema, facilitando o escaneamento e o teste das amostras assim que chegam ao laboratório.
Consequências de Não Aderir o Trabalho Remoto no Laboratório
Independentemente do seu laboratório estar lidando com uma pandemia global ou com uma emergência interna local, sem acesso aos dados do laboratório hospedados em nuvem, seu laboratório pode sofrer sérias consequências em produtividade e eficiência.
Se você não conseguir realizar o trabalho inerente ao ambiente laboratorial, a incapacidade de analisar dados e gerar relatórios fora do local indicará que seu laboratório está efetivamente sem função. Laboratórios menores que dependiam da documentação em papel sentiram o impacto dessa lacuna para então adotar soluções LIMS.
A falta de acesso aos dados também pode atrapalhar seu laboratório quando seus funcionários estão doentes. Quando seus funcionários se sentem pressionados a ir para o laboratório se sentindo doentes, isso pode criar um efeito cascata ao espalhar doenças para outros colegas de trabalho, o que torna o laboratório menos produtivo do que se o funcionário tivesse ficado em casa para se recuperar, realizando apenas o que eles podem trabalhar naquela situação.
Como Garantir o Sucesso com um Ambiente Remoto de Laboratório
Seja trabalhando com um laboratório que possua diferentes sites, dispondo de trabalhadores remotos ou ainda implementando aplicativos móveis para conduzir o trabalho de campo, é importante entender que um ambiente de laboratório remoto é diferente de um laboratório físico. Os gerentes de laboratório devem construir com sucesso uma cultura que apoie o trabalho remoto para resultar em maior produtividade e colaboração.
Do ponto de vista da infraestrutura, sua equipe remota deve ter acesso confiável e seguro aos dados do laboratório que acessam todos os dias. Isso significa principalmente ter uma conectividade robusta e de alta velocidade com a Internet, permitindo que a equipe trabalhe com eficiência sem interrupções. Seu sistema também deve ser seguro, com protocolos adequados para proteger terminais e dispositivos, uma vez que sua equipe pode estar usando seus dispositivos pessoais.
Embora você possa não ser capaz de ver fisicamente seus funcionários trabalhando, ainda é importante desenvolver um ambiente de trabalho que incentive uma atmosfera de equipe. É impossível remover completamente o contexto humano na gestão de pessoas, portanto, relações profissionais sólidas ainda são importantes para desenvolver e manter, independentemente do local de trabalho.
Quando sua equipe de laboratório sente que faz parte de um time, é mais provável que se sinta motivada a permanecer na tarefa, tornando-a mais cooperativa em vez de competitiva em seu trabalho. Pode ser fácil presumir que sua equipe remota está satisfeita com o trabalho se você raramente tem notícias deles, mas na verdade pode fazer com que ela se sinta rejeitada ou isolada nas suas posições remotas. Portanto, deve ser uma prioridade reunir seus funcionários remotos e garantir que eles façam parte do time. As melhores práticas para manter os trabalhadores remotos envolvidos incluem:
- Reunião e verificação regular com os membros da equipe;
- Utilizar ferramentas de videoconferência para fornecer uma sensação de familiaridade entre os membros da equipe, em vez de apenas usar e-mails ou telefonemas;
- Incentivar conversas casuais, não apenas "conversas técnicas", para construir relacionamentos pessoais;
- Estar disponível para responder a perguntas durante o horário de trabalho de seus funcionários remotos.
Não dependa apenas de painéis e dados para gerenciar sua equipe, especialmente se eles forem remotos. Trabalhar deliberadamente na formação de seu time é ainda mais importante quando você não pode gerenciar sua equipe de laboratório presencialmente.
Existem vários benefícios em adotar recursos de trabalho remoto para seu laboratório. Quer você aproveite as vantagens das análises remotas de dados, aproveite a equipe em vários locais ou use um híbrido de trabalho de campo local e móvel, o uso de uma solução LIMS ágil torna-se um componente crítico para manter seu laboratório eficiente e funcionando sem problemas.
