Việc duy trì tiêu chuẩn chất lượng trong ngành thực phẩm và đồ uống không hề dễ dàng, nếu bất cẩn sẽ xảy ra sai sót. Do đó, kiểm soát chất lượng (QC) là quy trình cần thiết để kiểm soát “sản phẩm kém chất lượng” trước khi bán ra thị trường.
Khi công ty làm ăn không hiệu quả, tỷ suất lợi nhuận thấp, người quản lý phòng thí nghiệm QC phải tìm mọi phương án để đẩy mạnh quy trình kiểm tra sản phẩm. Chỉ một sai lầm nhỏ cũng sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như sản phẩm bị thu hồi, thương hiệu dần mất vị thế trên thị trường, thậm chí bị kiện tụng, mất khách hàng và trông không chuyên nghiệp trong mắt những khách hàng tiềm năng.
Người quản lý phòng thí nghiệm QC ẩm thực và đồ uống phải làm việc nhanh chóng và hiệu quả để rút ngắn thời gian giữa chuỗi cung ứng và tồn kho sản phẩm. Trung thực là yếu tố quan trọng không kém để duy trì sự nhất quán của sản phẩm và hình ảnh đẹp của thương trong mắt người tiêu dùng. Tuy nhiên thật không dễ dàng để đạt được những mong muốn này. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên quý giá, điều mà hệ thống quy trình làm việc truyền thống không đáp ứng được.
Những tồn tại của quy trình làm việc truyền thống
Mặc dù ngày nay có nhiều cải tiến về công nghệ và sự phát triển của phần mềm quy trình QC trên cloud, vẫn còn một số phòng thí nghiệm sử dụng giấy hoặc bảng tính để ghi chép, lưu trữ quy trình làm việc.
Những hạn chế khi sử dụng quy trình ghi chép thủ công:
- Các quy trình không thể được tự động hóa
- Tính toán bằng bảng tính và giấy lãng phí nhiều thời gian
- Việc lưu trữ hồ sơ sẽ khó khăn một khi phòng thí nghiệm của bạn phát triển
- Khó tiếp cận được nhiều khách hàng hơn vì thời gian và nguồn lực có hạn
- Truy xuất dữ liệu và phân tích lịch sử gặp nhiều khó khăn
- Khó theo dõi tốc độ tăng trưởng và các chỉ số hiệu suất khác (KPI)
- Quy trình quản lý thời gian không hiệu quả, trễ deadline
- Dữ liệu nhập bị trùng lặp, sai lệch kết quả
- Khó đánh giá chất lượng và tốn nhiều thời gian
Cách vận hành Phòng thí nghiệm QC Thực phẩm và Đồ uống hiệu quả
Nếu sản phẩm xảy ra lỗi, người tiêu dùng sẽ truy cứu trách nhiệm từ nhà sản xuất. Họ có thể nghe bạn bè của họ phàn nàn về chất lượng sản phẩm. Và rồi sau đó, Tuần sau, sản phẩm họ vừa mua lại được giảm giá - và đó là sản phẩm từ công ty bạn.
Có thể những vấn đề này nằm ngoài tầm kiểm soát, có thể là những sự cố không ai mong muốn nhưng điều đó không quan trọng đối với khách hàng vì họ đã có ấn tượng không tốt với sản phẩm của doanh nghiệp bạn và rồi họ truyền tai nhau về trải nghiệm sử dụng sản phẩm.
Phòng thí nghiệm của phải tìm cách xây dựng lòng tin đối với khách hàng. Dưới đây là một số cách để vận hành phòng thí nghiệm QC thực phẩm và đồ uống hiệu quả.
1. Hiểu Trách nhiệm của một Người quản lý Phòng thí nghiệm QC
Người quản lý phòng thí nghiệm QC có nhiệm vụ đảm bảo sự cân bằng giữa hiệu suất và thời gian, luôn đúng giờ và chính xác. Đôi khi quá nhiều yêu cầu phân tích có thể khiến bạn vội vàng trong quy trình QC. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo số lượng đi kèm với chất lượng. Hãy trao đổi và làm việc cùng với team để tiết kiệm thời gian và tìm ra các giải pháp sáng tạo.
2. Đào tạo nhân viên kỹ năng làm việc độc lập
Vừa quản lý vừa giám sát công việc nhân viên có thể chiếm nhiều thời gian và công sức. Hãy tổ chức các buổi training nhằm nâng cao kỹ năng cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo rằng các quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc độc lập, ít bị giám sát, họ chỉ liên hệ hỗ trợ khi cần thiết.
3. Sử dụng các công cụ tinh vi như LIMS
Hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm (LIMS) là phần mềm được xây dựng để cải thiện hoạt động của phòng thí nghiệm bằng cách cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban, theo dõi dữ liệu và tương tác với các công cụ quản lý khác. Với LIMS, thông tin sẽ được truyền tải tự động và diễn ra trên nền tảng kỹ thuật số. LIMS có thể tương tác tốt với các hệ thống quản lý khác nên sẽ hạn chế việc nhập cùng một dữ liệu trên nhiều nền tảng.
Các phòng thí nghiệm sử dụng LIMS cần được trang bị tốt để tận dụng tối đa nguồn tài nguyên, chia nhóm nhỏ, xử lý các dự án tồn và xây dựng quy trình làm việc chi tiết hơn, giúp phòng thí nghiệm vượt qua đánh giá một các dễ dàng.
LIMS tạo ra vùng lưu trữ dữ liệu tạm thời bảo vệ các phòng thí nghiệm trong các trường hợp khẩn cấp như đại dịch COVID-19 vì khi đó rất khó thuê nhân viên mới. Nếu có được đội nhóm luôn hiểu rõ vai trò, công việc của mình, công ty sẽ tiết kiệm thời gian ghi chép dữ liệu, nhập dữ liệu, thúc đẩy dự án.
4. Cải thiện sản xuất bằng cách theo dõi chỉ số KPI
Nhờ lượng dữ liệu được lưu trữ trong LIMS, bạn có thể đo lường các chỉ số cụ thể dễ dàng hơn khi sử dụng Excel hoặc các quy trình thủ công. Ngoài ra, LIMS cho phép bạn mở rộng quy mô phát triển của công ty đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý báu. Bạn có thể tính được thời gian cần để đánh giá các sản phẩm cụ thể, số lần thu hồi và thậm chí cả số lượng sản phẩm chưa được đánh giá. Khi được triển khai đúng cách, LIMS chắc chắn sẽ đảm bảo độ chính xác và hiệu suất sản xuất của phòng thí nghiệm, doanh nghiệp và công ty.
