11 min read

Cách đánh giá để chọn LIMS cho phòng thí nghiệm của bạn

13:54:28 04-08-2022

How to Evaluate a LIMS For Your Lab

Các phòng thí nghiệm sử dụng hệ thống quản lý thủ công có thể gây áp lực cho quy trình làm việc và đến cả chi phí. Nếu hệ thống khiến hiện tại quá tốn kém tiền bạc và thời gian, thì bạn còn chần chừ gì nữa mà không tìm kiếm một phần mềmquản lý phòng thí nghiệm, có thể hợp lý hóa các quy trình và theo dõi dữ liệu để tăng độ hiệu quả.

Trước khi cân nhắc xem đã đến lúc cần cập nhật hệ thống của mình hay chưa, đây là những điều bạn cần biết để tiến hành phân tích nhu cầu của hệ thống và quy trình làm việc hiện tại của mình.

Phân tích Quy trình làm việc, Hệ thống và Nhu cầu Hiện tại của Phòng Lab

Khi đánh giá một hệ thống thông tin phòng thí nghiệm (LIMS) cho phòng Lab, điều quan trọng cần cân nhắc đầu tiên là tìm ra những quy trình hiện tại nào đang gây ra cản trở, không đáp ứng các tiêu chuẩn quy định và nơi đang tiêu tốn thời gian và tiền bạc cần phải thay đổi để tăng năng suất. Sự tuân thủ không phải lúc nào cũng đơn giản; phòng thí nghiệm của bạn không vượt qua đánh giá, điều đó đồng nghĩa với việc hệ thống đào tạo và tuân thủ nội bộ của bạn cần được cải thiện.

Xử lý mẫu

Lý do chính để triển khai và sử dụng LIMS là ghi nhật ký, theo dõi, ghi lại và báo cáo mẫu cũng như dữ liệu khoa học theo cách có cấu trúc, nhất quán để đảm bảo một quy trình giám sát đáng tin cậy.

Quá trình xử lý mẫu phải cho kết quả chính xác mọi lúc. Bất kỳ mẫu thử nghiệm nào cũng cần phải tuân theo một lịch trình có sẵn để đảm bảo rằng các thử nghiệm đều được thực hiện, chính xác, trên cơ sở nhất quán.

Việc áp dụng giải pháp LIMS bao gồm các quy trình làm việc trực quan, có chức năng tích hợp sẵn để chọn kết quả thích hợp, lập biểu đồ và xác định xu hướng (bao gồm lập biểu đồ kiểm soát và xu hướng).

Vận hành Phòng thí nghiệm

Một người quản lý phòng thí nghiệm giỏi nên tìm cách cải thiện chất lượng, hiệu quả và sự tuân thủ nguyên tắc.

Không gian và ngân sách luôn được giám sát chặt chẽ trong môi trường phòng thí nghiệm. Mọi quy trình thủ công đều có thể bị lỗi, điều này sẽ gây khó khăn đến độ chính xác và nhấn quán của việc mở rộng quy mô, chia sẻ hoặc báo cáo kết quả.

Lợi ích chính của việc sử dụng giải pháp LIMS là tự động hóa quy trình làm giảm nguy cơ lỗi do con người.

Báo cáo dữ liệu

Báo cáo dữ liệu cũng đóng vai trò quan trọng để phát hiện nếu có bất kỳ điều gì làm giảm chất lượng của sản phẩm, hệ thống và quy trình. Điều quan trọng là giải pháp của bạn cần đáp ứng được yếu tố pháp lý đầy thách thức trong ngành mà vẫn giữ được tính toàn vẹn của dữ liệu.

Phần mềm quản lý phòng thí nghiệm sẽ cải thiện quy trình báo cáo để giúp việc báo cáo tất cả các hoạt động dễ dàng hơn. LIMS sẽ đảm bảo tất cả dữ liệu được lưu trữ và xử lý nhất quán thông qua quy trình tự động, nâng cao độ chính xác và tính minh bạch.

Bạn có thể sử dụng dữ liệu để hiểu bối cảnh của phân tích đó. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện hiệu chuẩn thiết bị, dữ liệu sẽ cho bạn biết liệu hiệu chuẩn có nằm trong phạm vi chấp nhận được hay không và có vượt qua các thông số kỹ thuật hay không. Dữ liệu cũng sẽ làm nổi bật xem thiết bị đó có phù hợp để sử dụng hay không, nếu không, có thể đã đến lúc tìm thiết bị thay thế.

Nếu bạn đang thực hiện kiểm tra tạp chất trên một mẫu mới nhập về, bạn cần biết mẫu đó trông như thế nào so với mẫu cùng loại khác bằng cách hoặc so sánh với các lô trước đó đã được sản xuất hoặc xác định các mốc thời gian trước đó. Điều này cho phép bạn đưa ra đánh giá khoa học về việc liệu tạp chất có đang phát triển hoặc thay đổi hay không. Khi bạn tạo được dữ liệu, bạn có thể đưa thông tin đó lên cấp độ đánh giá tiếp theo bằng cách phân tích dữ liệu để nắmtoàn cảnh hơn.

Nếu không có LIMS, có rất nhiều khả năng sai sót liên quan đến việc lấy mẫu và thu thập dữ liệu và thậm chí cả việc duy trì chuỗi sản xuất. Tài liệu hướng dẫn có thể trở nên tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, đặc biệt là khi số lượng mẫu được kiểm tra tăng lên cùng một lúc, gây căng thẳng cho phòng thử nghiệm vì phải tăng biện phát kiểm soát cùng số lượng tài liệu.

Khi bạn lấy dữ liệu từ bên trong hệ thống và kết hợp chúng với dữ liệu từ các nguồn khác, LIMS sẽ giúp bạn kiểm tra những tác động lên sản phẩm, các quy trình hoặc các thay đổi khác nhau. Bằng cách xoáy sâu vào sự thay đổi, nó sẽ giúp bạn đi từ tầng nắm bắt thông tin đến xây dựng kiến thức về cách tạo ra sản phẩm tốt hơn. Tự động hóa là chìa khóa để có những phân tích với báo cáo chính xác.

A comprehensive guide to understanding LIMS - LabWare Ebook

 

Hệ thống LIMS của bạn có hỗ trợ các chức năng bạn cần không?

Nhờ vào quy trình làm việc tự động và tự phân công các test nên hệ thống LIMS cung cấp quy trình kiểm soát và đảm bảo chất lượng tích hợp. Phụ thuộc quá nhiều vào con người đồng nghĩa với việc lỗi do con người có xu hướng tăng lên. Tự động hóa quy trình giúp loại bỏ vấn đề quan ngại này vì quy trình đã được thiết lập sẵn trong LIMS. Điều này có nghĩa là tất cả các hoạt động giám sát cần thiết đều được hoàn thành để thúc đẩy hiệu quả của quy trình làm việc và duy trì tính nhất quán.

Khi một mẫu được đưa vào, nó sẽ được đăng nhập vào hệ thống phần mềm LIMS và để phát hành lô, hệ thống sẽ tự động xác định những test nào cần thực hiện. Chính mẫu đó cũng sẽ có các tiêu chí đạt / không đạt và báo cáo được tạo ra sẽ cho bạn biết kết quả chính xác. Nếu kết quả có vấn đề, hệ thống sẽ tự động khởi động một cuộc điều tra. Với mức độ kiểm soát như thế, hệ thống sẽ giúp bạn có những phương án hành động thích hợp ngay lập tức dựa trên các kết quả, nhanh hơn nhiều so với quy trình thủ công.

Kết quả được tự động đánh giá dựa trên các thông số kỹ thuật bao gồm hoạt động giám sát môi trường và kiểm tra độ ổn định cũng như xem xét giấy chứng nhận phân tích cho Xuất xưởng theo lô.

Bạn có thể nghĩ rằng bạn đang cần phát triển một giải pháp LIMS có thể tùy chỉnh theo các yêu cầu cụ thể của riêng bạn. Nếu bạn viết các yêu cầu của riêng mình, các sản phẩm kế tiếp sẽ điều chỉnh để đáp ứng những yêu cầu đó, điều này có thể khác hoặc không tốt như một giải pháp đột phá. Cách tiếp cận này đắt hơn, nhưng không tốt hơn. Chi phí cũng khác, đặc biệt là khi bạn thêm các chi phí bổ sung để bảo trì liên tục và hỗ trợ với các giải pháp tùy chỉnh.

Ai sẽ sử dụng LIMS và sử dụng nó để làm gì?

Quản lý phòng thí nghiệm

Người quản lý phòng thí nghiệm chịu trách nhiệm cho tất cả các quy trình làm việc, phân công công việc và quản lý khối lượng công việc cộng với việc theo dõi các KPI và báo cáo dữ liệu. LIMS cung cấp cho người quản lý những thông tin có thể làm nổi bật bất kỳ vấn đề nào ở cấp độ vĩ mô. Hệ thống cũng sẽ cung cấp cho họ thông tin quan trọng giúp cho họ hiểu biết về thông lượng và khối lượng công việc. Việc giám sát KPIs đảm bảo rằng người quản lý phòng thí nghiệm và các bên liên quan khác sẽ giải quyết mọi vấn đề tuân thủ một cách kịp thời.

Quản lý chất lượng

Người quản lý chất lượng sẽ sử dụng LIMS, cho dù đó là vai trò QA / QC chuyên dụng hay chỉ là người chịu trách nhiệm trong phòng thí nghiệm. Họ là người thường phát hành lô và là người cuối cùng ký tên vào Chứng chỉ Phân tích.

LIMS cung cấp cái nhìn sâu cho bất kỳ mẫu thử, mẫu kiểm tra hoặc kết quả nào có vấn đề về tuân thủ. Với khả năng đó, hệ thống LIMS giúp việc xem xét trở nên dễ dàng và đưa ra các bước hành động khả thi, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát hành lô hiệu quả. Thông thường, QA sẽ được cấp Giấy chứng nhận phân tích hoặc tham chiếu mẫu, lô cho lô sắp được xuất xưởng để họ tiến hành đánh giá đảm bảo nó đạt tất cả các tiêu chuẩn chất lượng.

Sử dụng một phần mềm quản lý phòng thí nghiệm mạnh mẽ có nghĩa là người dùng không phải thực hiện bất kỳ tham chiếu chéo nào. Điều cần làm là chỉ phải xem xét những gì đã được tự động hóa. Hệ thống sẽ tự động gắn cờ khi người dùng thay đổi một giá trị có thể ảnh hưởng đến kết quả. Điều này sẽ tự động được báo trên mẫu rằng có một cuộc kiểm tra liên quan và người dùng có thể xem chi tiết và phát hiện lý do tại sao nó được thay đổi. Điều này giúp người quản lý chất lượng nhanh chóng phát hành các lô hàng và dễ dàng biết được các tiêu chuẩn chất lượng quy định nào đã đạt được.

Nhà khoa học/Chuyên viên phân tích

Nhà khoa học, kiểm nghiệm viên muốn biết công việc nào cần phải hoàn thành và công việc nào họ được giao. Họ sẽ sử dụng hệ thống để ghi lại quá trình thực hiện các thử nghiệm và hoàn thành đánh giá ban đầu của mẫu. Hệ thống sẽ cho họ biết nếu mẫu đó đạt hay không đạt, dựa vào các thông số kỹ thuật liên quan. Nếu đó là một nghiên cứu độ ổn định, kết quả sẽ cho họ biết xu hướng của nó theo thời gian. Họ sẽ hoàn thành đánh giá ban đầu, và sử dụng hệ thống để đánh giá hiệu suất bằng cách đặt kết quả vào ngữ cảnh khi so sánh với dữ liệu từ các lô trước.

Ai sẽ tham gia vào việc thực thi?

Việc quyết định người sẽ tham gia vào việc thực thi tùy thuộc vào từng giải pháp. Ví dụ, nếu bạn đang triển khai hệ thống SaaS, tất cả những gì bạn cần là nhân viên phòng thí nghiệm vì bạn chỉ đơn thuần là đào tạo và triển khai cũng như tải một số siêu dữ liệu. Bạn sẽ muốn người quản lý phòng thí nghiệm và quản trị viên dữ liệu nhận được thông tin cần thiết để tải vào hệ thống theo nhu cầu của công ty bạn.

Nếu bạn đang gặp khó khăn về cấu hình, cần xem xét cơ sở hạ tầng của bạn, bạn đang muốn thực hiện một server tại chỗ hay hạ tầng trên cloud. Nếu là server tại chỗ, bạn sẽ cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia từng lĩnh vực cùng với một trưởng nhóm kinh doanh.

Trưởng nhóm CNTT và các chuyên gia về phần cứng, phần mềm và mạng - tất cả cơ sở hạ tầng (có thể rất tốn kém).

Nghiên cứu và Nhà cung cấp phù hợp

Khi bạn bắt đầu quá trình nghiên cứu của mình, bạn có thể tra cứu trên Internet và xem các trang web so sánh phần mềm như G2, Capterra và TechValidate.

Điều quan trọng là bạn phải tìm kiếm một công ty đáng tin cậy và có nhiều kinh nghiệm triển khai trong môi trường cụ thể của bạn. Bạn cần một công ty ổn định vì bạn muốn dữ liệu của mình được bảo mật. Bạn cần xem xét khả năng mở rộng của một hệ thống vì bạn không cần dùng cùng một hệ thống cho một phòng thí nghiệm 5 người cạnh tranh với một phòng thí nghiệm 1.000 người trải rộng trên 3 quốc gia khác nhau.

Liên hệ với nhà cung cấp để có bản demo

Bước tiếp theo là liên hệ các nhà cung cấp khác nhau để được xem bản demo phần mềm của họ. Trước đó, hãy đánh dấu các chức năng mà bạn muốn được hỗ trợ và xem xét các tính năng nâng cao có thể đáp ứng các chức năng đó. Nếu những chức năng đó không đáp ứng được mong đợi của bạn, thì hãy thảo luận về những gì bạn cần để lấp vào lỗ hổng, có thể cần đến bản demo thứ hai. Tất cả đều liên quan đến việc cắt giảm chi phí - đừng vội tùy chỉnh theo ý kiến chủ quan.

Quá trình đánh giá

Bước tiếp theo là so sánh từng nhà cung cấp với các tiêu chí mà người quản lý phòng thí nghiệm sử dụng để đánh giá giải pháp LIMS (URS).

Ngoài việc đánh giá chức năng, các tiêu chí so sánh nên bao gồm:

  • Hệ thống trên cloud so với hệ thống server tại chỗ
  • Chi phí của việc chỉ tùy chỉnh lại so với giải pháp nâng cao
  • Khung thời gian triển khai và hỗ trợ liên tục

Tính năng

Khi đánh giá nhà cung cấp LIMS, hãy so sánh các tính năng như giải pháp server nội bộ hayhệ thống trên cloud và liệu phần mềm có phù hợp với mục đích hay không. Xem xét quy trình làm việc hiệu quả như thế nào và chức năng của bảng điều khiển. Quan trọng hơn cả là cần cân nhắc việc quản lý mẫu cũng như báo cáo dữ liệu và trực quan hóa.

Giá cả

Một nhà cung cấp LIMS đáng tin cậy sẽ giúp triển khai một hệ thống quản lý là tiền đề cho các cải tiến chất lượng.

Khi so sánh giá cả, hãy cân nhắc phí bản quyền so với phí duy trì định kỳ. Đối với bản quyền, cần lưu ý rằng các bản cập nhật trong tương lai nên được bao gồm.

Hệ thống LIMS chỉ trả phí sử dụng có thể giảm bớt gánh nặng về chi phí và thời gian thiết lập trong khi vẫn có thể cung cấp chức năng hàng đầu trong ngành.

Hỗ trợ

Ngoài ra, để tính toán chi phí, hãy xem xét phần hỗ trợ nào là cần thiết. Bạn cần đảm bảo rằng đối tác LIMS đáng tin luôn đồng hành trong suốt quá trình triển khai và hỗ trợ khi bạn cần sau khi go-live.

Tiến trình thực hiện

Thời gian triển khai một cấu hình chỉ qua tùy chỉnh và một giải pháp thực sự cải tiến hoàn toàn khác nhau.

Uy tín của nhà cung cấp

Làm việc với nhà cung cấp LIMS có nhiều kinh nghiệm trong ngành có thể giảm lượng thời gian thiết kế, triển khai và xác thực thiết lập của bạn. Các nhà cung cấp có kinh nghiệm đã thiết lập phòng Lab tương tự nên có thể đề xuất các phương án hay nhất khi bạn làm việc với họ. Bạn nên yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp chứng chỉ liên quan qua các năm hoạt động trong ngành.

Khi bạn áp dụng LIMS đầy đủ tính năng trên cloud, bạn được đảm bảo rằng siêu dữ liệu, quy trình làm việc, mẫu, kết quả và thiết bị của mình được sắp xếp hoàn chỉnh mọi lúc, giúp ích cho tất cả các quy trình trong phòng thí nghiệm trở nên khả thi.

Vì chức năng của LIMS tập trung vào nhu cầu theo dõi mẫu, thu thập và báo cáo dữ liệu nên việc áp dụng nền tảng LIMS sẽ cung cấp cho bạn một giải pháp linh hoạt và mở rộng để trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và gắn kết trong nhiều bối cảnh khác nhau.

Việc tìm ra giải pháp phần mềm LIMS phù hợp cho phòng Lab sẽ giúp cải thiện tính nhất quán của các kết quả, giảm đáng kể chi phí chung và nâng cao các tùy chọn báo cáo của bạn.

New call-to-action

Topics: LIMS

Featured

 

 

G2 LabWare - Leader

G2 LabWare - Momentum Leader

G2 LabWare - High Performer Small Business - crop top

G2 LabWare - Highest User Adoption

G2 LabWare - Small Business Support

G2 LabWare - Best Meets Requirements

 

New call-to-action