Việc lựa chọn tích hợp công nghệ vào phòng thí nghiệm được quyết định bởi nhiều bên. Mỗi bên liên quan có nhu cầu khác nhau. Ngay cả trong một phòng thí nghiệm nhỏ, việc triển khai hệ thống quản lý phòng thí nghiệm (LIMS) cũng sẽ ảnh hưởng đến nhiều người.
Để đảm bảo quá trình mua bán và triển khai công nghệ thành công, cần đảm bảo sự có mặt của tất cả các bên liên quan để tránh xảy ra mâu thuẫn, nhầm lẫn và những xích mích không đáng có.
Khi mua LIMS cần các bên liên quan nào?
Trước khi quyết định thực hiện giải pháp LIMS, phòng thí nghiệm hoặc tổ chức cần phải lắng nghe quan điểm của cả ban lãnh đạo và nhân viên, những người sẽ sử dụng hệ thống, cũng như những người cung cấp ngân sách, CNTT và ban quản lý. Nếu không, rắc rối sẽ xảy ra, vì vậy điều quan trọng là xác định ai nên tham gia vào quá trình mua hàng.
Ban điều hành
Việc mua hàng sẽ không thành công nếu không xác định được nhu cầu hay nhận được sự cho phép ngay từ đầu. Ban quản lý cần phải xác định rõ tổ chức cần LIMS để thúc đẩy hiệu quả sản xuất hay nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó có thể giải quyết trực tiếp mọi vấn đề liên quan đến việc tuân thủ và hiệu suất.
Nếu ban quản lý đồng ý sử dụng sản phẩm có sẵn, thì việc mua giải pháp LIMS sẽ giúp họ giải quyết những vấn đề này một cách nhanh chóng và trực tiếp. Phần mềm LIMS ngay lập tức xác định được chỗ cần cải thiện liên quan đến hiệu suất, tuân thủ và quản lý, đem lại lợi ích vượt trội hoàn toàn so với chi phí mua và thực hiện.
Chủ ngân sách
Nhiều ý kiến cho rằng ban quản lý điều hành sẽ là những người nắm giữ ngân sách trong các cuộc thảo luận sơ bộ này vì quyết định của họ sẽ hạn chế những rắc rối khi mua hàng. Người nắm giữ ngân sách nên tách biệt với ban quản lý cấp cao và điều hành, để đảm bảo có sẵn nguồn tài chính cho giải pháp LIMS sau khi tất cả các bên liên quan quyết định mua.
Điều mà các chủ ngân sách quan tâm chính là đưa LIMS vào chi phí hoạt động hay chi phí vốn. Họ sẽ phân tích sự khác biệt của việc trả phí hằng tháng (chi phí hoạt động) cho một hệ thống dịch vụ hoặc trả một khoản chi phí lớn trước để thêm quyền quản lý và lựa chọn cấu hình tùy chỉnh (chi phí vốn). Khả năng dự đoán rất quan trọng đối với những người lập ngân sách, có khả năng họ sẽ ưu tiên các chi phí được dự báo trước thay vì chấp nhận rủi ro về cấu hình, xác thực và bảo trì liên tục phần cứng, phần mềm. Biết trước chi phí cố định hàng tháng sẽ hấp dẫn hơn nhiều so với khoản chi phí duy trì không xác định.
Quản lý phòng thí nghiệm
Sự thành công của quá trình đánh giá gắn liền với sự tham gia của người quản lý phòng thí nghiệm, vì họ chính là những người làm việc hằng ngày trong phòng thí nghiệm. LIMS cung cấp báo cáo dữ liệu và KPI, phân công công việc và quản lý khối lượng công việc, giúp quản lý và giám sát hoạt động của phòng thí nghiệm trở nên dễ dàng hơn.
Điều quan trọng khi đưa ra quyết định này là mong muốn theo dõi KPI và các biện pháp giám sát không đi kèm với hiệu quả chi phí trong phòng thí nghiệm. Bất kỳ quy trình mới nào nếu được xây dựng cẩn thận từ đầu chắc chắn sẽ làm cho công việc của các nhà khoa học trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. KPI và các biện pháp giám sát nên dựa trên dữ liệu được thu thập một cách tự nhiên trong LIMS thay vì bắt buộc các nhà khoa học nhập dữ liệu bổ sung hoặc thực hiện các bước bổ sung chỉ để tạo ra một số liệu cụ thể. Vì vậy cần phải làm việc với những nhà cung cấp - những người hiểu biết sâu sắc cách hoạt động của một phòng thí nghiệm hiện đại và trách nhiệm của mỗi thành viên.
Bởi vì hầu hết các giải pháp LIMS thu thập một lượng lớn dữ liệu xung quanh việc theo dõi và giám sát chuyển động của mẫu nên người quản lý phòng thí nghiệm sẽ là người được chú ý nhiều nhất trong quá trình đánh giá nhà cung cấp. Tuy nhiên, sự tham gia và phản hồi từ những người dùng LIMS hàng ngày cũng rất quan trọng. Họ cũng cần sự hỗ trợ của những người nắm giữ ngân sách và quản lý cấp trên nếu họ quyết định sử dụng LIMS.
Cần phải hiểu rằng nhu cầu của môi trường phòng thí nghiệm từ xa khác với phòng thí nghiệm tại chỗ. Các quy trình trong phòng thí nghiệm từ xa có thể xảy ra ở nhiều địa điểm. Với các nhà khoa học làm việc ở các vị trí khác nhau, người quản lý phòng thí nghiệm cần đảm bảo rằng giải pháp LIMS cũng có thể hỗ trợ cho phòng thí nghiệm đa địa điểm, sử dụng nhân viên từ xa hoặc triển khai các ứng dụng di động để tiến hành nghiên cứu thực địa. Người quản lý phòng thí nghiệm cũng phải hỗ trợ công việc từ xa giúp cho giải pháp nền tảng đám mây trở thành một lựa chọn ưu tiên để tăng cường bảo mật.
Quản lý IT
Người quản lý hoặc bộ phận CNTT sẽ là người đưa ra lựa chọn phần mềm và hệ thống vì họ đại diện cho nhu cầu của quản lý cấp cao và quản lý phòng thí nghiệm. Người quản lý CNTT nắm thông số kỹ thuật mục tiêu cho mọi hệ thống để hỗ trợ quá trình triển khai và cung cấp hỗ trợ liên tục nếu cần. Trên cương vị người quản lý, điều họ quan tâm là việc kiểm soát chi phí bảo trì, cho dù dữ liệu được lưu giữ tại chỗ hay trên cloud. Điều quan trọng đối với bộ phận của họ là duy trì độ bảo mật của hệ thống và dữ liệu.
Chi phí vận hành của bộ phận CNTT cho bất kỳ giải pháp phần mềm nào là yếu tố quan trọng trong khi đưa ra quyết định, nhưng lại thường bị bỏ qua từ góc độ hoạt động kinh doanh. Tổng chi phí cho một tổ chức bao gồm chi phí các máy chủ, nhân sự để duy trì các máy chủ và ứng dụng, chi phí bảo mật và chi phí bảo trì mạng. Các yếu tố này đều đóng vai trò quan trọng khi chọn dịch vụ định kỳ trên cloud.
Hệ thống LIMS trên cloud có thể theo dõi các mẫu, lưu trữ và báo cáo dữ liệu trên cloud, giúp giảm rủi ro, mang đến nhiều cơ hội cho doanh nghiệp và nâng cao sự linh hoạt cho nhân viên.
Quản lý chất lượng / kiểm soát chất lượng (Người quản lý QA/QC)
Việc triển khai giải pháp phần mềm LIMS sẽ ảnh hưởng đến việc tuân thủ liên tục trong tổ chức nên người quản lý kiểm soát chất lượng phải tham gia quá trình ra quyết định.
Họ quan tâm đến độ chính xác và hiệu suất của việc xuất xưởng theo lô cũng như việc theo dõi và xu hướng điều tra các kết quả không đạt yêu cầu. Các thành viên trong đội quan tâm đến hệ thống đã được kiểm tra, được xác thực hay chưa và hệ thống có đầy đủ các chức năng hỗ trợ phát hiện dữ liệu không điển hình và khắc phục hay không.
Các nhà khoa học
Các nhà khoa học cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định vì họ cần một hệ thống hoạt động, có thể cung cấp cho cách ghi nhãn, theo dõi và gửi mẫu đi xét nghiệm.
Các nhà phân tích cũng là những nhà khoa học. Họ sử dụng LIMS để xử lý mẫu, vì vậy việc lựa chọn một giải pháp LIMS cũng cần đáp ứng được nhu cầu đó. Đối với họ, LIMS là công cụ chính, được sử dụng hằng ngày. Do đó, phòng thí nghiệm cần các nhà khoa học có kinh nghiệm đánh giá giải pháp LIMS để xem liệu giải pháp có đáp ứng được nhu cầu làm việc hàng ngày của họ hay không.
Các nhà khoa học nghiên cứu độ ổn định
Các nhà khoa học nghiên cứu độ ổn định có trách nhiệm quản lý các mẫu nghiên cứu; kiểm kê các mẫu dự án được đưa đến; tiến hành nghiên cứu, dán nhãn mẫu, xếp vào phòng lưu trữ; xác minh vị trí, ghi nhãn và quản lý số lượng thùng chứa. Họ hiểu các quy trình này cần được hỗ trợ bởi giải pháp LIMS và cũng là yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua LIMS.
Quản lý môi trường / nhà vi sinh vật học
Các nhà quản lý môi trường giám sát các dự án môi trường và các quy trình giám sát môi trường theo lô. Vai trò này yêu cầu một công nghệ phần mềm phù hợp có thể cung cấp đầy đủ chức năng quản lý và tuân thủ ở mọi khía cạnh. Họ là những nhà tư vấn vì họ hiểu các quy trình nào cần được xây dựng trên LIMS và cũng là yếu tố quan trọng cần xem xét khi quyết định mua LIMS.
Quản trị viên Hệ thống
Nhiệm vụ chính của Quản trị viên hệ thống là quản lý dữ liệu, nhập tài khoản người dùng hoặc cài đặt công cụ mới vào hệ thống. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, họ có thể là một chuyên viên quản trị, nhà khoa học, một người nào đó trong hệ thống / CNTT hoặc thậm chí là một nhân viên từ nhà cung cấp LIMS thực hiện nhiệm vụ quản trị hệ thống. Tùy thuộc vào mức độ hiểu biết của quản trị viên hệ thống, họ có thể trở thành một bên liên quan chính trong quá trình ra quyết định.
Khách hàng / Người tiêu dùng
Cần phải hiểu nhu cầu của khách hàng để từ đó cung cấp một giải pháp LIMS phù hợp. Nếu muốn khách hàng hài lòng với sản phẩm, cần phải chọn một giải pháp LIMS có thể hỗ trợ nhu cầu dữ liệu của khách hàng cùng với nhu cầu tiêu thụ dữ liệu thứ cấp.
Quyết định chọn mua LIMS
Một khi đã hiểu rõ hơn về những bên liên quan đến quá trình mua giải pháp phần mềm LIMS, bạn nên gặp gỡ họ để trao đổi, nắm bắt nhu cầu cụ thể của họ. Khi bạn có đủ thông tin cần thiết, hãy chia sẻ với các bên liên quan còn lại để thu thập phản hồi và đưa ra quyết định tốt nhất cho tổ chức.
Một khi đã xác định nhu cầu, hãy liên hệ cho các nhà cung cấp giải pháp LIMS để làm rõ lợi ích của các bên liên quan. Sau khi có được sự đồng ý của Ban quản lý và nhận được bảng phê duyệt tài chính sơ bộ, hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bản demo với sự tham gia của tất cả các bên liên quan nếu có thể.
Khi đã thu hẹp các giải pháp, có thể mời những người dùng chủ chốt tham gia buổi demo, bao gồm các nhà khoa học, người kiểm soát chất lượng, quản lý môi trường, nhà vi sinh vật học và ban CNTT. Sau đó, họp tất cả các bên liên quan để cùng nhau so sánh các yêu cầu nội bộ với giải pháp LIMS vừa được cung cấp để xác định xem liệu giải pháp LIMS có đáp ứng các yêu cầu của phòng thí nghiệm hay không hoặc việc triển khai có yêu cầu tùy chỉnh thêm nào hay không.
