Hiểu rõ những ưu điểm của việc triển khai LIMS trong việc nâng cao hiệu suất cũng như hiệu quả của phòng thí nghiệm là rất quan trọng . Bằng cách tự động hóa việc tuân thủ các phương pháp thực hành tốt nhất cũng như áp dụng phương pháp quản lý dữ liệu và mẫu có kiểm soát, các phòng thí nghiệm có thể giải phóng thời gian và nguồn lực, đồng thời cải thiện việc kiểm soát chất lượng và đo lường hiệu suất phòng thí nghiệm.
Mô hình phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) của LIMS nâng cao hơn nữa những lợi thế đó bằng cách bổ sung khả năng tính toán nhưng đáng tin cậy thông qua cloud. Ngoài việc cung cấp các tùy chọn sao lưu dữ liệu mạnh mẽ, mô hình SaaS còn cho phép mở rộng hoặc giảm bớt tài nguyên theo yêu cầu mà không gặp phải tình trạng giật lag, chi phí phần cứng không mong muốn hoặc các tình trạng kém hiệu quả khác.
Trên thực tế, các chuyên gia trích dẫn 15 ưu điểm cốt lõi khi triển khai LIMS, áp dụng cho nhiều trường hợp sử dụng nhưng tất cả đều tập trung vào việc tối đa hóa hiệu quả và độ tin cậy của việc quản lý hồ sơ phòng thí nghiệm.
1. Triển khai nhanh chóng
Trong vòng ít nhất ba mươi ngày, SaaS LIMS có thể được triển khai đầy đủ và hoạt động. Việc triển khai như vậy tập trung ít hơn vào việc tùy chỉnh hoặc cấu hình mà tập trung nhiều hơn vào việc củng cố các phương pháp thực hành tốt nhất phổ quát. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu thiết kế từ đầu, lập bản đồ quy trình làm việc chi tiết, thời gian phát triển tùy chỉnh, thời gian xác thực và các quy trình khác nhằm nắm bắt các khía cạnh độc đáo của từng phòng thí nghiệm.
Thay vào đó, SaaS LIMS thúc đẩy việc áp dụng các phương pháp tốt nhất. Như vậy, thời gian và chi phí từ việc triển khai và giới thiệu cùng được tiết kiệm.
2. Quy trình làm việc được cấu hình sẵn
Có hàng nghìn cách để thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào trong phòng thí nghiệm, nhưng cách tốt nhất sẽ xác định các quy trình tuân theo các phương pháp thực hành tối ưu, đi kèm với quy trình công việc phù hợp với mọi người trong phòng thí nghiệm. Quy trình làm việc được xác thực và định hình sẵn nhằm hỗ trợ hiệu quả các hoạt động trong phòng thí nghiệm là một trong những mong đợi ở LIMS.
Ví dụ: nhiều phòng thí nghiệm yêu cầu thử nghiệm theo lô để đảm bảo tuân thủ GLP, GMP và các yêu cầu pháp lý. Điều này liên quan đến việc kiểm tra các mẫu để xem liệu một lô sản phẩm có phù hợp để xuất xưởng hay không, đòi hỏi phải theo dõi các lô thuốc, viên thuốc, bộ phận, v.v. LIMS có khả năng ghi lại các thuộc tính và nguồn của vật tư, giám sát đường đi và mức tiêu thụ của nó trong phòng thí nghiệm, xác nhận thử nghiệm đã hoàn thành, đồng thời ghi lại dữ liệu được tạo và báo cáo kết quả đạt/không đạt.
Với một Giải pháp SaaS LIMS, mất ít thời gian hơn để ghi nhận và giới thiệu quy trình làm việc theo phương pháp thực hành tốt nhất, tốn ít thời gian để giám sát việc tuân thủ quy trình vì các quy trình mẫu và theo dõi được tích hợp tự động hóa. Hệ thống được thiết kế để đạt các yêu cầu pháp lý trong các ngành nên các phương pháp hay nhất được tích hợp sẵn—bao gồm mã vạch và số nhận dạng duy nhất để theo dõi từng mẫu trong toàn bộ quá trình thử nghiệm.
3. Hệ thống được xác thực đầy đủ
Một hệ thống đã được xác thực đầy đủ có thể tiết kiệm tới 30-50% tổng chi phí. Nó giúp bạn lược bớt đi những thử nghiệm và tài liệu không cần thiết - những thứ từ trước đến nay được đưa vào quy trình một cách đầy thủ tục và thủ công chỉ để xác thực và thẩm định các yêu cầu.
Một giải pháp có độ mở và tính tùy chỉnh cao nghe có vẻ hấp dẫn nhưng trên thực tế, nó yêu cầu người dùng phải chịu trách nhiệm xác thực, điều này khiến bạn phải làm thêm cả tá công việc. Còn với những giải pháp SaaS LIMS như LabWare, hệ thống sẽ tự động hoàn thành quá trình xác thực cho bạn. Các phòng thí nghiệm có thể kiểm tra bản tóm tắt xác thực để đảm bảo nó phù hợp với các yêu cầu và quy định của họ. Từ đó họ có thể chọn tiếp tục hoặc bổ sung thêm tài liệu cần thiết.
4. Cập nhật xác thực
Các giải pháp SaaS LIMS luôn tự động hỗ trợ các bản cập nhật đã được xác thực mới nhất đến tay người dùng nhằm đáp ứng kịp những yêu cầu, quy chuẩn trong ngành và để tối ưu hóa quy trình làm việc của hệ thống . Thay vì phải lo lắng về những dự án nâng cấp quá tốn kém cho hệ thống hiện tại và những thử nghiệm liên quan, SaaS LIMS đã bao trọn quá trình xác thực cho bạn trong khi hệ thống luôn được đảm bảo cập nhật cùng với những cải tiến mới nhất.
5. Giá cả phải chăng nhưng đáng tin cậy
Các giải pháp SaaS LIMS đã được thiết kế để hoạt động hiệu quả bằng cách lưu trữ thông tin trên cloud. Những thông tin sẽ được bảo mật và đẩy lên đưa xuống trơn tru cùng với hệ thống, hạn chế việc chậm trễ phản hồi thông tin hoặc xảy ra sự cố bằng cách giảm thiểu những yêu cầu phần cứng. Trên thực tế, nó được lưu trữ trên các trình duyệt web và do đó nó không cần những PC mạnh mẽ hoặc đắt tiền để chạy.
Khả năng chạy LIMS mà không cần phải liên tục khắc phục sự cố và sửa chữa giúp giảm rất nhiều chi phí cho phòng IT và cho doanh nghiệp của bạn. Việc quản lý server và bảo trì phần mềm đã bao gồm trong chi phí đăng ký SaaS ban đầu nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
6. Môi trường an toàn cho dữ liệu của bạn
SaaS LIMS cung cấp các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất, cả trong giao diện ứng dụng và cơ sở hạ tầng. Ứng dụng thông minh như LabWare hỗ trợ các tính năng bảo mật nâng cao như tích hợp Active Directory, mã hóa đầu cuối và cấp quyền dựa trên vai trò. Những tính năng này ngăn chặn những kẻ xâm nhập có thể truy cập dữ liệu phòng thí nghiệm.
Một hệ thống LIMS truyền thống sẽ có khá nhiều vấn đề về bảo mật khi việc bảo mật thông tin hoàn toàn nằm trong tay các công ty triển khai LIMS. những công ty đó phải gánh thêm chi phí để bảo vệ thông tin của khách hàng khỏi các mối đe dọa từ vi-rút cho đến những kẻ xâm nhập. Để cắt giảm chi phí, các công ty này thường sẽ chuyển giao cho bên thứ ba quản lý phần cứng và ứng dụng ở nước ngoài. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải chia sẻ tất cả mật khẩu và cơ sở dữ liệu với các bên khác với đầy rủi ro như tỷ lệ luân chuyển nhân sự cao, dễ lộ thông tin cho các bên đối thủ; tính chất từ xa… tất cả dẫn đến khả năng giám sát kém hiệu quả, đe dọa đến bảo mật của toàn bộ dữ liệu công ty.
7. Dịch vụ đáng tin cậy
LabWare SaaS LIMS bảo đảm độ sẵn sàng lên đến 99,5%, nghĩa là các thành viên trong phòng thí nghiệm có quyền truy cập liên tục vào nền tảng 24/24. Cấu trúc SaaS được thiết kế tinh gọn để phù hợp với hệ thống LabWare và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Mỗi phòng thí nghiệm giờ đây đều có thể truy cập vào một giao diện uy tín, luôn chuẩn bị sẵn những dữ liệu cần thiết cho người dùng được ủy quyền.
8. Hỗ trợ 24/7
Các phòng thí nghiệm hoạt động suốt đêm ngày, điều này quyết định mức độ sẵn sàng cần thiết từ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để mang lại trải nghiệm liền mạch cho người dùng. LabWare SaaS LIMS có một nhóm hỗ trợ tận tâm, luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và khắc phục sự cố phát sinh. Chỉ cần có thông tin liên hệ duy nhất, bất kể vấn đề của khách hàng có liên quan đến cơ sở hạ tầng hoặc giải pháp hay không, LabWare sẽ giúp bạn đảm bảo các vấn đề được giải quyết nhanh chóng. Ngoài ra, công nghệ giám sát chủ động được sử dụng để phát hiện và giải quyết vấn đề trước khi chúng xảy đến.
9. Có thể truy cập trên mọi trình duyệt ở mọi nơi
Không giống như LIMS được lưu trữ nội bộ, SaaS LIMS mang lại lợi thế là không yêu cầu tường lửa hoặc hoạt động trên VPN. Tất cả những gì cần thiết để truy cập vào SaaS LIMS là tên người dùng và mật khẩu.
LabWare SaaS LIMS thực sự cung cấp một giải pháp đáp ứng tốt, dễ sử dụng, có thể truy cập trên trình duyệt thông qua máy tính cũng như thiết bị di động. Dữ liệu có thể được nhập vào từ bàn phím, đến màn hình cảm ứng và thậm chí cả mã vạch được quét.
10. Tuân thủ tính toàn vẹn dữ liệu
FDA và MHRA ngày càng có nhiều đòi hỏi, quy định và hướng dẫn về tính toàn vẹn dữ liệu, hình thành nên các hướng dẫn xung quanh giải pháp LabWare LIMS. Cách thu thập và báo cáo dữ liệu thông qua các sản phẩm LabWare SaaS đảm bảo tuân thủ các quy định kể cả mới nhất, bao gồm Khoản 11, Điều 21 Bộ luật Quy chế Liên bang và hướng dẫn mới nhất về Tính toàn vẹn dữ liệu theo quy định của FDA Hoa Kỳ và MHRA Liên hiệp Anh .
Thực tế là, sau quá trình thử nghiệm để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất, các giải pháp LabWare được sử dụng thành công ở hàng nghìn phòng thí nghiệm được quản lý trên toàn thế giới là minh chứng cho mức độ tuân thủ quy định xuất sắc mà chúng thể hiện.
Sự tuân thủ này có thể tương thích với các hoạt động kiểm toán. Dữ liệu được sắp xếp để sẵn sàng cung cấp tính minh bạch nếu việc kiểm tra diễn ra. Việc theo dõi kiểm toán diễn ra kỹ lưỡng và tự động cho thấy khả năng kiểm soát cao hơn nhiều so với bất kỳ hệ thống giấy tờ nào; đã qua rồi cái thời công ty phải theo sát sạt chỉ để chờ ghi chép lại những thay đổi liên tục của các nhà khoa học cùng những lý do khó hiểu trong sổ của họ.
11. Tự động hóa quy trình làm việc
Khi các thành viên phòng thí nghiệm được đào tạo về các quy trình và phương pháp thực hành tốt nhất, họ sẽ tuân thủ nghiêm ngặt theo quy trình và cho ra những kết quả đem lại hiệu quả cao, có thể đo lường được. Các quy trình liên quan của phòng thí nghiệm được xây dựng dựa trên cốt lõi củng cố những phương pháp đã được tối ưu ở trên, nhưng phần lớn chúng vẫn dựa vào con người—và có thể có sai sót do con người gây ra. Việc tự động hóa quy trình công việc sẽ loại bỏ mối lo ngại này bằng cách thiết đặt trong SaaS LIMS để đảm bảo tất cả hoạt động theo dõi cần thiết. Khi đó tất cả quy trình công việc được xác định trong LIMS đều phát huy hiệu quả và được tuân thủ theo đúng quy cách.
12. Tính sẵn có của dữ liệu và báo cáo
Giải pháp SaaS LIMS cung cấp dữ liệu, phân tích và báo cáo trong phòng thí nghiệm cho tất cả các thành viên được ủy quyền. Những hoạt động và tương tác trên LIMS tạo nên một thư viện dữ liệu có ghi lại lịch sử, do đó xu hướng dữ liệu có thể được phân tích theo nhiều đợt. Từ việc bối cảnh hóa các kết quả phòng thí nghiệm dựa trên kiến thức về những điều kiện lưu trữ mẫu hay những thay đổi của sản phẩm, đến tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu trong phòng thí nghiệm để duy trì kho lưu trữ dữ liệu chất lượng cao. Tạo cơ hội cho việc ra quyết định nhanh chóng, dễ dàng hơn.
13. Cải thiện khả năng hiển thị và hiệu quả
Hiệu suất cao hơn khi tất cả các thành viên phòng thí nghiệm được ủy quyền đều có quyền truy cập vào mẫu và dữ liệu. Với LIMS, mọi người đều có thể hiểu được khối lượng và trạng thái công việc trong phòng thí nghiệm, đồng thời theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) gắn liền với hiệu suất của phòng thí nghiệm. Khả năng phân công kết hợp với việc tạo mạng lưới liên kết & chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực cho các phòng thí nghiệm/cá nhân của SaaS LIMS còn khiến cho việc ủy quyền, giám sát và quản lý khối lượng công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
14. Cải thiện chất lượng
Do quy trình làm việc tự động và kiểm soát thu thập dữ liệu được tích hợp sẵn, hệ thống LIMS cung cấp các biện pháp kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng tích hợp.
LIMS giảm thiểu ảnh hưởng tiềm tàng của lỗi do con người bằng cách đảm bảo thực hiện đúng quy trình kiểm tra, tuân thủ quy trình thích hợp đến từng chi tiết nhỏ nhất và loại bỏ sai sót do nhập sai. Bằng cách tự động hóa các thông số kỹ thuật, LIMS đảm bảo độ tin cậy tối đa.
Ngoài ra, dữ liệu trong LIMS cung cấp cái nhìn toàn cảnh về tính toàn vẹn của mẫu để có thể xác định ngay các kết quả cần tham vấn.
15. Quy mô, thâm niên và danh tiếng
LabWare SaaS LIMS là công ty đầu ngành về các giải pháp quản lý phòng thí nghiệm. Danh tiếng này đến từ thành tích đã được chứng minh trong việc xây dựng các nền tảng mạnh mẽ, tuân thủ các nguyên tắc, quy định và củng cố các phương pháp thực hành tốt nhất để tối ưu hóa chức năng của phòng thí nghiệm.
Với sức mạnh bền bỉ, LabWare được tin cậy để tích hợp một cách an toàn vào các hoạt động của phòng thí nghiệm. Mặc dù việc tự xây dựng hệ thống nội bộ có vẻ rất hợp lý và tỏ ra ưu việt trong một số trường hợp với lợi thế tùy chỉnh và tùy chọn cấu hình, nhưng giải pháp này không chỉ thiếu khâu xác thực mà còn có thể khiến một phòng thí nghiệm nhỏ dễ bị ảnh hưởng bởi vấn đề nhân sự, nó đòi hỏi chuyên môn nội bộ để duy trì phần cứng và phần mềm ổn định và liên tục. Đối với các phòng thí nghiệm nhỏ, khi một nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các giải pháp nội bộ vắng mặt hoặc nghỉ việc, điều đó có thể khiến hoạt động của phòng thí nghiệm bị đình trệ nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.
Thay vào đó, bạn có thể tin dùng LabWare SaaS LIMS để nhận được sự an tâm, uy tín, hỗ trợ toàn diện và cập nhật đáp ứng những nguyên tắc quản lý mới tốt nhất.
Có rất nhiều lợi ích khi triển khai một LIMS lưu trữ trên cloud trong phòng thí nghiệm. Điều quan trọng là phải hợp tác với một đối tác dày kinh nghiệm và hiểu biết sâu trong lĩnh vực họ hỗ trợ. Họ sẽ đảm bảo hệ thống của bạn hội tụ các phương pháp tốt nhất trong ngành, hợp lý về mặt chi phí và bố trí các chuyên gia hỗ trợ để bạn có thể tập trung vào công việc kinh doanh của mình.
