Usualmente invertimos tiempo enfocándonos a las PNO o configurando los equipos y softwares del laboratorio para facilitar al máximo el cumplimiento regulatorio, dado el nivel de detalle técnico y la especificidad de los procedimientos, que son esenciales para el funcionamiento del laboratorio, tiene sentido la incorporación de sistemas que permitan compartir efectivamente la información y refuercen las BPL.
Pero, la cultura sobre la cual opera el laboratorio es crítica también, porque esta impulsará la receptividad del equipo a adherirse a nuevos cambios. Gestionar eficientemente el laboratorio depende de principios y herramientas simples que inclinen la balanza al trabajo optimizado.
Confíe en su Equipo para Cumplir las Responsabilidades
Debemos confiar en que el personal del laboratorio seguirá los protocolos establecidos y cumplirá con todas sus responsabilidades, dichos miembros del equipo estarán entrenados y confiaran en que saben realizar sus tareas de acuerdo a las mejores prácticas y estándares de la industria.
Elementos importantes para la gestión efectiva del laboratorio incluye incentivar la moral y autonomía del equipo de trabajo. Ponerlo en práctica es complicado sin un proceso, estructura y sin comprensión del impacto al desempeño de las personas o grupos.
Mediciones para el Crecimiento Saludable del Equipo
Implementar LIMS proporciona retroalimentaciones y datos que respaldan los esfuerzos del equipo, no sólo permite cuantificar el trabajo, sino que muestra la distribución de cargas de trabajo tanto por miembro como por grupos. La capacidad de compartir los datos de grupo y no los individuales ayuda a fomentar una sana competencia interna y protege la privacidad de cada miembro del equipo.
Claro que debemos seleccionar los KPI’s correctos, para motivar al equipo de trabajo y protegerlos de ambientes de competencia tóxicos y negativos. Por ejemplo, enfocarse en métricas individuales no es lo ideal, en cambio sí son por equipo se vuelven un objetivo común y son más efectivas, fomentando el trabajo en equipo para llegar al objetivo propuesto.
Ser conscientes de los efectos sobre las métricas generadas nos garantizan la no generación de comportamientos deficientes que inflen la métrica dada. Esto puede ser difícil y requiere mucho cuidado.
Por ejemplo, medir la ocurrencia de investigaciones conlleva a generar menos instancias de error, lo que apunta al personal, inclusive si los problemas se explican por factores como equipos defectuosos u obsoletos. Enfocándose al individuo en vez de las causas raíces genera tensión para evitar problemas, e inclusive pueden conducir a una persona a no documentar con precisión y objetividad un problema, con lo que el laboratorio experimentará un mayor escrutinio en las auditorías que resulten en acciones correctivas críticas o incluso el cierre del mismo. La clave está en asegurar el desempeño y mejorar los procesos con los que se promuevan comportamientos positivos en vez de culpar y castigar al personal.
En lugar de ponerse los unos contra los otros dentro del laboratorio, los KPI e indicadores promueven la optimización de las fortalezas del personal y reducen los cuellos de botella. La gestión eficiente del laboratorio garantiza que las investigaciones detalladas se realicen en la misma dirección y fomenten la transparencia como ayuda al crecimiento del personal en vez de trabajar los unos contra los otros.
Brindar Autonomía al Personal para la Ejecución
El trabajo en equipo es vital en el laboratorio con el fin de mantener la calidad y rendimiento. Unos ejecutan el trabajo, mientras otros revisan o fundamentan los resultados.
Para lograr esto, LIMS retiene la información del almacenamiento de las muestras y sus resultados de control de calidad de manera organizada, dando acceso desde su computadora inclusive de forma remota a todo personal autorizado. Permitiendo que el trabajo se realice con la máxima flexibilidad, mejorando así la calidad y eficiencia del personal.
El manejo eficiente de los incentivos asociados dentro de la gestión del laboratorio, permitirá enfocarnos en el bien mayor que es el personal. Idealmente las mejoras permitirán optimizar los procesos y empoderar al personal para crear un mayor impacto como equipo que como individuos.
Entender el rol del Gerente de Laboratorio QA/QC
La calidad debe ser lo primordial dentro del laboratorio, luego, la eficiencia. La eficiente gestión del laboratorio garantiza la calidad y el aseguramiento de la misma. La calidad nunca se sacrificará en miras de la rapidez o volumen de producción.
Particularmente porque la calidad es sinónimo de seguridad al paciente, lo cual es primordial e intransigente. La revisión consistente de los datos y los reportes de tendencias al equipo, así como los cambios ayudarán a orientar las decisiones futuras del laboratorio para cumplir los más altos estándares de calidad.
LIMS proporciona en un tablero central los datos esenciales con opciones para compartir, descargar e imprimir. El personal también tiene acceso en tiempo real a los datos de calidad, ayudando a la proactividad además de cumplir con los estándares de calidad y ayudar a otros a cumplir por igual.
Una vez más, gestionar eficientemente el laboratorio requiere sutileza y experiencia al seleccionar los parámetros apropiados de calidad. De lo contrario, el foco del laboratorio podría dejar de ser la calidad, en el afán de aumentar la productividad y competitividad.
Seguimiento de los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)
Dado que LIMS tiene la habilidad de medir los procesos del laboratorio, puede mostrar el progreso del mismo con respecto a sus objetivos. Los datos no sólo son la “verdad” analítica, sino que al analizarlos son el punto de partida para obtener precisión y alta calidad en los resultados de manera consistente.
Hay una necesidad de eficiencia para determinar precisamente como mejorar o llevar al éxito al personal; no se resuelve todo a la vez. Existe una secuencia prioritaria para eliminar los cuellos de botella o errores, y con ello mejorar la calidad y rendimiento del laboratorio. Por lo que es importante establecer la prioridad de objetivos y los datos a emplear. El gerente de laboratorio determina las medidas a usar para mejorar en general el desempeño del personal.
Los mejores KPI para el laboratorio dependerán especialmente del ambiente donde está siendo medido, las necesidades del mismo y tipos de problemas a resolver. Se usan para medir tendencias a largo plazo, ejemplo mes a mes y deben contemplar estas tres preguntas:
- ¿Qué quiero medir para que mi equipo esté motivado y empoderado?
- ¿Cómo me aseguro de no establecer objetivos inalcanzables para mi equipo?
- ¿Mis KPI generarán sólo buenos cambios o podrían alentar a los miembros del equipo a adoptar comportamientos deficientes?
Existen KPI que aplican para la mayoría de laboratorios. Pero dependiendo de la configuración específica del laboratorio también se pueden crear a medida. Por ejemplo, un laboratorio puede monitorear el uso excesivo de algún instrumento – las fallas frecuentes que requieren intervención, particularmente si las reparaciones son costosas o afectan la eficiencia del laboratorio.
Los KPI más universales incluyen:
- Acumulación: Entender la carga de trabajo y distribución de tareas en el laboratorio permite optimizar los procesos del mismo. Se debe asegurar que el personal del laboratorio no esté sobrecargado, además de que no tengan un rendimiento deficiente. Graficar esta acumulación de datos mostrará los picos y valles potencializadores.
- Duración: ¿Cuánto tiempo toma – desde el inicio al fin – liberar un lote? Centralizar la información en LIMS permite a los Gerentes de laboratorio desarrollar pronósticos y comprometerse al mejor servicio al cliente y ejecutar soluciones óptimas.
- Bien a la Primera: ¿Cuántos experimentos o pruebas se envían para revisión o corrección? Si las mediciones y documentación asociada son bien hechas a la primera, los laboratorios son más eficientes, seguir las métricas muestra los patrones dentro del proceso de revisión y señala los puntos exactos de mejora o cambio.
Nuevamente, la recopilación y visualización de datos claves del laboratorio no sólo da transparencia, también permite tomar acciones calculadas para optimizarlo. Dado que el LIMS automatiza la mayor parte de esta recopilación, análisis y visuales de datos significa que no existirá excusas válidas para no mantener los estándares más altos de calidad.
Configurar Paneles
La disposición de información permitirá un perfecto seguimiento operacional a diario y tendencias, mejorando el control de la gestión. Establecer paneles, muestra inmediatamente lo que esta sucediendo en cualquier momento y la tendencia en el tiempo de los KPI. Permitiendo una rápida intervención ante un problema o algún punto crítico.
LIMS está diseñado desde su núcleo con paneles de control centralizando la posición de la muestra, su uso, almacenamiento y sus datos de control de calidad. Automatizando el monitoreo tanto de muestras como carga de trabajo al personal del laboratorio. Así mismo visualizar las métricas de calidad y el rendimiento del laboratorio hace que las mejoras implementadas a lo largo tiempo sean evidentes.
Un buen LIMS permite a los gerentes de laboratorio la creación de paneles de control que cubran los KPI y métricas claves de administración en el laboratorio, como también tener la opción de cambiar lo que se mide a medida del enfoque del área de mejora.
La gestión eficiente del laboratorio maximiza las herramientas, recursos y tiempos para potencializar el rendimiento del personal, así como la calidad. Este proceso comienza reforzando las mejores prácticas, que ocurren fácilmente cuando las tareas repetitivas se automatizan, miden y visualizan, permitiendo al personal enfocarse en sus análisis y actividades.
