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6 Melhores Práticas para uma Gestão Laboratorial Eficaz

18/nov/2021 7:30:00

6 Best Practice for Effective QC Lab Management - PT

Nós gastamos muito tempo focando nos SOPs (ou POPs) e configurando equipamentos e softwares de laboratório para facilitar a máxima conformidade. Dados os níveis de detalhes técnicos e procedimentos específicos que são essenciais para o bom funcionamento do laboratório, faz sentido construir sistemas para efetivamente compartilhar essas informações e reforçar as melhores práticas.

Mas a cultura em que um laboratório opera também é crítica, porque pode determinar o quão receptiva a equipe é à adesão. O gerenciamento eficaz do laboratório depende de alguns princípios e ferramentas simples que funcionam para direcionar os processos para o funcionamento ideal do laboratório.

Confiar na Equipe para Assumir Responsabilidades

Uma equipe de laboratório deve ser confiável para aderir aos protocolos e cumprir suas responsabilidades. Os membros da equipe devem ser treinados para que tenham plena confiança no que fazem e na sua capacidade de manter as melhores práticas e padrões da indústria.

Elementos importantes de uma gestão eficaz do laboratório incluem a construção da moral e da autonomia da equipe. Colocar isso em prática pode ficar confuso sem processo, estrutura e uma compreensão de como isso afeta o desempenho de indivíduos e equipes.

Medir Dados para um Crescimento Saudável da Equipe

Uma implementação de LIMS pode ajudar a fornecer feedback e dados para apoiar tais esforços, pois não só permite quantificar o trabalho que está sendo feito, mas também exibe a distribuição da carga de trabalho tanto a nível individual como de equipe. A capacidade de compartilhar apenas dados de equipe, deixando os dados individuais privados, ajuda a promover uma competição interna saudável e protege a privacidade individual.

Naturalmente, os KPIs apropriados devem ser selecionados para elevar a moral da equipe e proteger contra um ambiente de trabalho tóxico e competitivo. Por exemplo, o foco em métricas de produção individual não é o ideal; em vez disso, métricas dirigidas por equipes unidas sob um objetivo comum são mais eficazes e encorajam o trabalho conjunto para alcançar o objetivo como uma equipe.

A conscientização sobre os efeitos da métrica deve ser mantida para garantir que eles não levem a comportamentos deficientes adotados para inflar artificialmente uma determinada métrica. Isto pode tornar-se muito difícil e requer muito cuidado.

Por exemplo, a medição de ocorrências de investigações pode levar em conta a condução de menos ocorrências de erro, o que poderia chamar a atenção para os indivíduos, mesmo que os problemas pudessem ser explicados por fatores, como equipamento defeituoso. Focar nos indivíduos em vez das causas básicas pode levar a tensões para evitar problemas e, se levar à falha de um indivíduo em documentar com precisão os problemas devido ao medo, um laboratório pode ficar sob avaliação intensa durante as auditorias, resultando em ações corretivas ou até mesmo no fechamento do laboratório. Garantir que os perfis mais cuidadosos se concentrem em melhorar os processos e o desempenho, em vez de culpar e punir, é a chave para promover aceitação e comportamentos positivos.

Em vez de colocar os membros do time do laboratório uns contra os outros, devem ser usadas métricas e KPIs para otimizar os pontos fortes do laboratório e melhorar quaisquer gargalos presentes. Uma gestão eficaz do laboratório pode assegurar que a avaliação mais próxima ocorra de forma a puxar os membros do laboratório na mesma direção e encorajar a transparência, para que eles possam ajudar uns aos outros a crescer, em vez de trabalharem uns contra os outros.

Dar Autonomia ao Time

É vital que o laboratório trabalhe em equipe para manter a qualidade e o desempenho. Mesmo que os indivíduos estejam realizando o trabalho, outros membros da equipe precisarão revisá-lo ou construir sobre os resultados.

Para isso, um LIMS pode manter as informações sobre armazenamento de amostras e garantia de qualidade de forma organizada para que todos os que são autorizados possam acessar de sua máquina, mesmo remotamente. Isso permite que o trabalho seja feito com a máxima flexibilidade para os indivíduos, melhorando a qualidade e a eficiência.

A gestão eficaz do laboratório irá lidar cuidadosamente com quaisquer incentivos associados e irá concentrar-se no bem maior da equipe do laboratório. Idealmente, as melhorias irão apoiar os processos que ajudam a capacitar todos na equipe a proporcionar um maior impacto, em vez de simplesmente aumentar a produção individual.  

Entenda o Papel de um Gerente de Laboratório de GQ/CQ

A qualidade vem sempre em primeiro lugar na montagem do laboratório e, em seguida, a eficiência. Uma gestão eficaz do laboratório garante o controle de qualidade e práticas de garantia de qualidade adequadas. A qualidade não pode ser sacrificada no interesse da velocidade ou do volume de produção.

Especialmente porque qualidade é muitas vezes sinônimo de segurança do paciente, a qualidade é ao mesmo tempo primordial e intransigente. A revisão consistente dos dados e o relato à equipe sobre tendências e mudanças podem ajudar a orientar outras decisões do laboratório para garantir a manutenção de padrões superiores de qualidade.

Um LIMS fornece esses dados essenciais em um painel central com opções para compartilhamento, download e impressão. Os membros da equipe também podem ter acesso aos dados de qualidade que precisam em tempo real, o que os ajuda não apenas a aderir aos padrões de qualidade, mas também a serem proativos em ajudar os outros a aderir de forma semelhante.

Mais uma vez, gerenciar seu laboratório de forma eficaz requer sutileza na seleção dos benchmarks de qualidade apropriados. Caso contrário, o laboratório pode ficar muito competitivo e a qualidade pode começar a cair, já que a equipe se concentra principalmente - senão exclusivamente - em manter um alto rendimento.

Rastrear Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)

Como um LIMS tem a capacidade de medir processos de laboratório, ele pode mostrar o progresso que determinado laboratório está fazendo em direção a seus objetivos. Os dados não são usados apenas para obter "verdades" científicas, eles também são um ponto de partida sobre como obter resultados exatos, precisos e de alta qualidade de forma eficiente.  

Há uma necessidade de eficácia na determinação precisa de como melhorar ou ter sucesso como uma equipe; tudo não pode ser resolvido de uma só vez. Pode haver uma sequência de prioridades na eliminação de gargalos e erros, e na melhoria geral da qualidade e eficiência do desempenho do laboratório. Também é importante, portanto, estabelecer a prioridade das metas e dos dados utilizados. Como um gerente de laboratório, você deve determinar as medidas usadas para melhorar o desempenho geral da equipe.

Os melhores KPIs para o seu laboratório dependem do ambiente específico a ser medido, das necessidades do laboratório e do tipo de problema a ser resolvido. Eles são usados para medir tendências a longo prazo, ou seja, mês após mês. Eles também são considerados em três questões vitais:

  1. O que quero medir para que a minha equipe seja motivada e encorajada a mudar?
  2. Como posso garantir que não estabeleço objetivos impossíveis para a minha equipe? 
  3. Será que os meus KPIs vão conduzir apenas a boas mudanças ou poderão encorajar os membros da equipe a adotar comportamentos inadequados?

Há uma tendência para alguns KPIs que abrangem a maioria das aplicações dos laboratórios. Dependendo da configuração exata do laboratório, existem KPIs específicos que podem surgir. Por exemplo, um laboratório pode monitorar as operações excessivas de um determinado instrumento - uma falha frequente pode requerer intervenção, particularmente se seus reparos forem caros ou se seu mau funcionamento interromper a eficácia do laboratório.

Alguns KPIs mais universais incluem:

  • Backlog - Compreender a carga de trabalho e a distribuição de tarefas no laboratório permite racionalizar os processos de laboratório. Assegurar que ninguém esteja sobrecarregado e que o laboratório não esteja sobrecarregado - nem com um desempenho abaixo do esperado. Um gráfico simples de dados do backlog pode revelar altos e baixos potencialmente reveladores.
  • Duração de tempo – Quanto tempo leva – do início ao fim - para que um lote de amostras seja liberado? Estas informações documentadas por seu LIMS permitem aos gerentes de laboratório desenvolver previsões e manter seu compromisso com o melhor atendimento ao cliente e execução de soluções.
  • Certo na Primeira Vez - Quantas experiências ou testes são enviados de volta para revisão ou correção? Se as medições e a documentação associada forem feitas corretamente na primeira vez, os laboratórios são mais eficientes, seguindo esta métrica torna-se mais fácil ver os padrões no processo de revisão - e saber exatamente o que precisa ser melhorado ou alterado.

Mais uma vez, coletar e visualizar dados laboratoriais importantes não apenas concede transparência às equipes, mas também permite que elas realizem ações calculadas para otimizar os processos existentes. O fato do LIMS automatizar a maior parte da coleta, análise e exibição de dados significa que não há desculpa aceitável para não manter os mais altos padrões absolutos de qualidade.

Configurar Dashboards

Ter a informação prontamente disponível permite um acompanhamento contínuo das operações diárias e, ao longo do tempo, tendências que melhoram o controle de gestão. Com painéis de controle estabelecidos, é possível visualizar imediatamente o que está acontecendo em qualquer ponto no tempo e como os KPIs estão tendendo ao longo do tempo. Isto permite a interceptação rápida de qualquer problema ou intervenção em relação a quaisquer pontos de dor.

Um LIMS é projetado para possuir painéis, uma vez que sua vantagem principal oferecida é ser um local centralizado para armazenamento, uso e controle dos dados relacionados à qualidade. Ele ajuda a automatizar o monitoramento do gerenciamento do laboratório não apenas para amostras, mas também quanto trabalho está atualmente em andamento em todo o laboratório, até a quantidade de trabalho que foi atribuída a cada pessoa específica. Os gerentes de laboratório podem, assim, intervir para redistribuir o trabalho, conforme necessário, diretamente no sistema. Também permite que as métricas de qualidade e eficiência sejam visualizadas para que as melhorias de desempenho do laboratório ao longo do tempo sejam evidentes.

Um bom sistema LIMS permitirá aos gerentes de laboratório criar seus próprios dashboards que cobrem os KPIs e as métricas de gerenciamento do laboratório que são fundamentais para seu ambiente, bem como mudar o que está sendo medido à medida que o foco se move de uma área de melhoria para outra.

A gestão eficaz do laboratório maximiza ferramentas, recursos e tempo para capacitar os membros do laboratório a aumentar sua produção, bem como sua qualidade. Este processo começa reforçando as melhores práticas, o que acontece mais facilmente quando as tarefas repetitivas são automatizadas, medidas e visualizadas, enquanto os membros do laboratório podem se concentrar em seus testes.

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