A parceria entre a LabWare e o Instituto Biológico

Quando a LabWare e o Instituto Biológico começaram a trabalhar juntos, o ponto de partida pareceu simples: digitalizar processos.

Quatro anos depois, ficou claro que o que começou como um projeto de tecnologia havia se transformado em algo muito maior: uma jornada de confiança, aprendizado contínuo e desenvolvimento em um dos mais importantes centros científicos do Brasil.

De um lado, um instituto centenário, referência em saúde animal, vegetal e ambiental, com uma história que ajudou a moldar a própria ciência brasileira.

 De outro, uma plataforma desenvolvida para transformar digitalmente tudo o que faz um laboratório prosperar: dados, rotinas, rastreabilidade e decisões mais informadas. 

Instituto Biológico: 100 anos de ciência a serviço do Brasil

O Instituto Biológico (IB), fundado em 1927, é uma referência nacional e internacional em pesquisa, diagnóstico, vigilância e inovação em saúde animal, vegetal e ambiental.

Integrado à Secretaria de Agricultura e Abastecimento do Estado de São Paulo, o Instituto desempenha um papel estratégico no apoio à políticas públicas, práticas sanitárias e à segurança de cadeias produtivas críticas em todo o país.

Com mais de 40 laboratórios especializados, equipes multidisciplinares e unidades distribuídas por todo o estado, as atividades do IB incluem:

• Combate a pragas e doenças emergentes.
• Desenvolvimento de materiais para diagnóstico.
• Realizar pesquisas que moldaram a história da ciência no Brasil.
• Apoio às exportações por meio de auditorias internacionais.
• Produção de kits, reagentes e suprimentos essenciais.
• Fornecer suporte técnico a instituições públicas e privadas.

Entre suas contribuições históricas para a ciência brasileira está a descoberta da bradicinina, um marco mundial na farmacologia e no tratamento da hipertensão.

Devido à sua relevância, o Instituto Biológico é continuamente auditado por:

• Ministério da Agricultura e Pecuária (MAPA)
• Agências reguladoras estaduais e municipais.
• Missões internacionais (Japão, China, Rússia e outros países)

Com um legado tão significativo e um nível de responsabilidade tão elevado, surgiu um desafio ainda maior:

Como conectar 100 anos de ciência a um novo modelo operacional: digital, integrado e centrado em dados?

O desafio de modernizar uma instituição centenária

Quando a jornada de digitalização começou em 2021, o Instituto Biológico carregava a força de 100 anos de excelência científica — e também o peso de seu legado.

Tal como acontece em instituições consolidadas, o conhecimento existia em abundância, mas estava disperso em diferentes formatos que não se integravam. 

Fragmentação da informação: a raiz do desafio

O crescimento orgânico das atividades ao longo de décadas criou um mosaico de documentação complexo, incluindo:

• Cadernos de mesa difíceis de encontrar.
• Planilhas pessoais compreendidas apenas por seus criadores.
• Documentos físicos acumulados.
• Sistemas internos isolados que não se comunicavam.

O efeito cascata da fragmentação

A falta de integração entre dados e registros gerou um efeito cascata na operação:

• Dificultou a rastreabilidade das informações.
• Atrasou a tomada de decisões.
• Aumentou o risco de perda de dados históricos.
• Comprometeu a visão integrada da operação.

"O conhecimento existia — e em abundância — mas estava disperso e aprisionado em formatos que não se comunicavam entre si.

Este foi o primeiro sinal claro de que a transformação digital precisava começar do zero: unificar, padronizar e conectar."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

Dependência da memória e da intuição técnica

O desafio de tomar decisões sem dados. Com informações dispersas em múltiplas fontes e registros históricos, decisões importantes acabaram dependendo da experiência pessoal do Gerente Técnico do laboratório — no caso do IB, do próprio Ricardo Jordão.

Essa limitação tornou-se particularmente crítica à medida que os fluxos de trabalho se tornaram mais complexos ou quando foi necessário comparar rapidamente os resultados atuais com dados históricos.

"Durante a produção, muitas vezes tive que tomar decisões rápidas. Sem dados organizados, confiei mais na intuição do que nos números."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

O perigo das operações analógicas

Decisões baseadas na memória rapidamente podem se transformam em riscos operacionais.

 O desafio não estava na ciência em si, mas em tudo o que a sustentava: o rastreamento de equipamentos, a validação de materiais e a capacidade de recuperar dados históricos de forma rápida e confiável. 

Sem um sistema como o LabWare:

• Calibração? Não havia garantia.
• Lote usado? Difícil de rastrear.
• Quarto adequado? Nada garantido.
• Barreiras policiais? Elas poderiam ter passado despercebidas.

Em processos analógicos baseados em papel, não existem controles integrados.

No Instituto Biológico, a área mais afetada por essa realidade foi a de Exportações. Nossos dados precisam ser robustos e fáceis de coletar. É isso que mantém o Brasil exportando.

"No papel, posso escrever que o equipamento está aprovado. Em um ambiente digital, o sistema o bloqueia se não estiver."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

O diagnóstico: falta de gestão global

 A modernização deixou de ser opcional, tornando-se uma necessidade estratégica. 

5 sintomas de gestão global limitada:

• Fragmentação de dados
• Riscos operacionais
• Decisões sem banco de dados
• Auditorias constantes
• Validações manuais

"A ciência sempre foi forte. O que faltava era gestão global."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

O ponto de virada: a chegada do LabWare

Era o ano de 2021 quando o IB decidiu iniciar seu processo de digitalização.

O Instituto não estava simplesmente à procura de software, mas sim de um parceiro capaz de compreender a sua complexidade, absorver os seus desafios e transformar um século de conhecimento científico em processos digitais escaláveis, fiáveis e sustentáveis.

O ponto de virada começou com a escuta

A equipe da LabWare não chegou com respostas prontas, mas com as perguntas certas. Antes de propor soluções, dedicou-se a ouvir, compreender os desafios e descobrir o propósito por trás de cada processo. 

Mergulhou na rotina do laboratório com a mesma profundidade aplicada à arquitetura de sistemas. E foi justamente essa abordagem que abriu caminho para a transformação. 

O Instituto Biológico confiou na LabWare, e a LabWare assumiu o compromisso de caminhar ao seu lado durante toda essa jornada. 

Primeiro passo: mapeamento de processos

A digitalização não se trata de digitalizar papel — trata-se de redesenhar a inteligência do processo.

A troca de informações, mencionada no parágrafo anterior, possibilitou um mapeamento rápido e estruturado de:

• Pontos críticos no fluxo de trabalho que criavam gargalos.
• Áreas em que a cultura organizacional precisava amadurecer.
• Áreas com baixa rastreabilidade.
• Momentos em que a tecnologia digital poderia trazer segurança.
• Fluxos que exigiam reformulação estratégica.

"O mapeamento foi o primeiro passo. A digitalização seria o ponto de virada."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

A jornada de transformação começa

A transformação digital não aconteceu de uma vez; foi realizada em 3 fases, respeitando o ritmo do laboratório, o nível de maturidade da equipe e a complexidade da produção biológica.

Fase 1:

• Mapeamento de fluxo.
• Alinhamento Cultural.
• Digitalização inicial de processos mais simples.
• Identificação de riscos e dependências.
• Criação de uma equipe interna dedicada ao projeto.

Foi na Fase 1 que a LabWare adquiriu um profundo conhecimento de "como o IB funciona" — e não apenas de "o que ele faz".

Essa fase criou a base para tudo o que viria depois.

Implementação e consolidação

Foi nesse momento que o IB ultrapassou a fase de planejamento e o LabWare se tornou parte fundamental das operações diárias.

Fase 2:

• Implementação de módulos principais do sistema LIMS.
• Equipamentos e integração em estágios críticos.
• Criação de "DNA" digital por lote.
• Adoção de tablets em operações de laboratório.
• Padronização de processos.
• Monitoramento de desempenho por meio de indicadores.

Esta fase foi desenvolvida ao longo do segundo e terceiro ano da parceria.

Da Operação à Governança Digital

Mais controle. Menos risco. Rastreabilidade, evidências e validação de ponta a ponta em todo o processo.

Pilares essenciais da governança digital:

• Rastreabilidade integrada em todo o fluxo de trabalho.
• Atribuição de responsabilidades baseada em regras.
• Evidências geradas automaticamente.
• Controles de processo em tempo real.
• Validação digital integrada ao processo.

Maturidade digital e escalabilidade

O IB deixou de ser um laboratório digitalizado e se tornou um laboratório inteligente.

Fase 3 – Atual:

• Os dados foram transformados em inteligência operacional.
• As decisões agora são baseadas em dados históricos reais, não em percepções.
• Indicadores de tempo, qualidade e desempenho para cada etapa do processo.
• O paralelismo operacional possibilitou o gerenciamento de múltiplos lotes simultâneos.
• O tempo de preparação da auditoria foi reduzido de horas para minutos.
• Os últimos anos foram totalmente digitalizados.

Inteligência artificial aplicada como uma segunda camada de validação e segurança.

É aqui que a operação ganhou previsibilidade, escala e inteligência.

Cocriação: aprendendo junto com a LabWare

Talvez o aspecto mais significativo — e menos óbvio — dessa jornada seja o fato de ela não ter sido unilateral.

Essa aprendizagem mútua se reflete em três dimensões principais:

• Adaptar o produto à realidade do cliente.
• O IB tornou-se um laboratório modelo: por meio deste projeto, a LabWare aprimorou módulos que agora beneficiam outros clientes.
• O laboratório e o software amadureceram juntos, construindo conhecimento, estrutura e confiança ao longo do tempo.

Esta citação de Ricardo Jordão resume tudo:

"Se eu pudesse voltar cinco anos, teria dado mais ouvidos à LabWare. Tentamos adaptar tudo à nossa maneira, até entendermos que o sistema já tinha fluxos de trabalho predefinidos. Quando começamos a trabalhar juntos, o projeto decolou."

Resultados mensuráveis

A transformação digital deixou de ser apenas um conceito. Agora é mensurável nas operações diárias: na bancada de trabalho, durante reuniões de aprovação, auditorias e processos de tomada de decisão.

Processos mais previsíveis e controláveis

Quando todos os dados passaram a existir dentro da mesma estrutura digital, o setor de negócios internacionais ganhou algo que antes era impossível: previsibilidade.

Em vez de reconstruir o raciocínio do zero, hoje cada processo demonstra claramente:

• Atrasos por etapa
• Retrabalho em lote
• É necessário suporte técnico.
• Falhas recorrentes
• Manutenção de equipamentos

Isso fornece aos gestores ferramentas concretas para a tomada de decisões, em vez de suposições.

"O sistema não mostra apenas o que aconteceu — ele mostra o que acontecerá se nenhuma providência for tomada."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

Essa visão de futuro é o grande ponto de virada.

Auditorias seguras

O maior problema antes do LabWare não era apenas coletar documentos, mas garantir sua confiabilidade.

• Rastreamento completo por meio de registros digitais.
• Trilhas de auditoria invioláveis.
• Controle de acesso baseado em parâmetros.
• Evidências centralizadas em um único ambiente, com acesso em tempo real a dados históricos.

O impacto prático: o laboratório não precisa mais se preparar para uma auditoria — ele já está preparado.

"Antes, tínhamos que comprovar a conformidade. Agora, a plataforma demonstra isso automaticamente."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

Foco em melhorias

O tempo e a energia da equipe estão focados no que realmente importa: a ciência.

O laboratório ganhou várias horas de trabalho científico por semana.

O que mudou na prática?

• Redução do tempo gasto em tarefas operacionais
• Aumento do tempo dedicado à análise e à tomada de decisões
• Mais espaço para inovação e pesquisa aplicada

"O sistema não tirou o emprego de ninguém. Tirou o trabalho do que não era científico."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

Os 3 principais fatores diferenciadores do LabWare

Por: Ricardo Jordão

1. O LabWare traduz o conceito de laboratório para uma linguagem digital

Conhecimento laboratorial + experiência em tecnologia. Poucos fornecedores conseguem compreender um processo biológico e implementá-lo como lógica de sistema sem distorcer ou remover etapas críticas.

2. O software é flexível e, ao mesmo tempo, já está adaptado

O sistema não tentou remodelar o laboratório. Uma lição fundamental aprendida ao longo do processo: a plataforma já inclui muitas funcionalidades prontas para uso e as demais podem ser ajustadas conforme a necessidade.

3. Apoio especializado e parceria consolidada

A relação não se baseia em "o cliente faz o pedido e o fornecedor entrega". Trata-se de cocriação.

A LabWare aprende com o cliente e ajusta o produto de acordo com a maturidade da equipe, o conhecimento de software e a experiência de trabalho com organizações líderes em diversos setores.

"Percebi que não precisava chegar com tudo pronto. Bastava informar à gerência, e eles encontrariam a solução técnica."

— RICARDO JORDÃO, Gerente Técnico do Instituto Biológico

Impactos mensuráveis

Mais fluxos de trabalho simultâneos: o Instituto Biológico triplicou sua capacidade de processamento paralelo, mantendo a qualidade da informação e aumentando o controle sobre cada etapa.

Menos retrabalho: uma redução nas correções manuais, especialmente na verificação e validação de dados.

Documentos digitalizados: 96 POPs | 60 ITs | ~140 REGs: uma coleção estruturada, acessível e pronta para auditoria de documentos críticos.

A transformação criou uma base sólida para uma expansão segura.

Quando a ciência encontra a gestão, o futuro acontece

O Instituto Biológico não se limitou a adotar um sistema. Ele criou uma nova maneira de pensar sobre as operações de laboratório.

Com liderança comprometida, comunicação clara e uma equipe disposta a evoluir, o IB transformou 100 anos de rotina científica em dados estruturados e rastreáveis, prontos para o futuro.

Essa jornada demonstra que:

• A ciência precisa de uma gestão forte.
• Dados organizados protegem pessoas e processos.
• A rastreabilidade gera confiança institucional.
• Um histórico confiável permite previsibilidade.
• Tecnologia e cultura evoluem juntas.

Mais do que simplesmente digitalizar tarefas, o IB construiu um repositório vivo de conhecimento, preparado para apoiar auditorias, acelerar pesquisas e promover melhorias contínuas através de decisões estratégicas. 

A jornada da LabWare e do IB continua...

A transformação do Instituto Biológico começou com uma decisão clara de organizar os processos e implementar mudanças.

O IB continua a evoluir seus processos, incorporando novas camadas de inteligência, conectando áreas, reduzindo riscos e expandindo sua visão estratégica de dados.

A LabWare continua a apoiar o IB, oferecendo inovação constante, novas integrações, funcionalidades avançadas e um ecossistema global de estudos de caso que acelera a maturidade digital dos seus clientes.

Seu laboratório está pronto para dar o próximo passo?

• Você atua em um ambiente complexo e regulamentado?
• Você depende de rastreabilidade, conformidade e histórico?
• Você busca eficiência, segurança e previsibilidade?

Se sim, então este pode ser o momento certo para iniciar sua própria jornada de transformação com a LabWare.