เราใช้เวลามากมายโดยมุ่งเน้นที่ SOP (Standard Operation Procedure) หรือ เอกสารคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน)และตั้งค่าอุปกรณ์และซอฟต์แวร์สำหรับห้องปฏิบัติการเพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตามข้อกำหนดสูงสุด เมื่อพิจารณาถึงระดับของรายละเอียดทางเทคนิคและขั้นตอนเฉพาะที่จำเป็นต่อการทำงานของห้องปฏิบัติการอย่างเหมาะสม การสร้างระบบเพื่อแบ่งปันข้อมูลนี้อย่างมีประสิทธิภาพและส่งเสริมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดจึงเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผล
แต่วัฒนธรรมองค์กรในห้องปฏิบัติการก็มีความสำคัญเช่นกัน เพราะมันสามารถผลักดันให้ทีมยอมรับในการปฏิบัติตาม การจัดการห้องปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยหลักการและเครื่องมือง่ายๆ สองสามข้อที่ทำงานเพื่อให้เครื่องมือทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
เชื่อมั่นทีมงานให้ดำเนินการตามความรับผิดชอบของตนเอง
ทีมห้องปฏิบัติการต้องได้รับความไว้วางใจให้ปฏิบัติตามระเบียบการและปฏิบัติตามความรับผิดชอบ สมาชิกในทีมควรได้รับการฝึกอบรมเพื่อให้พวกเขามีความมั่นใจอย่างเต็มที่ในสิ่งที่ทำและในความสามารถในการรักษาแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและมาตรฐานอุตสาหกรรม
องค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการห้องปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ การสร้างขวัญกำลังใจของทีมและการให้อิสระแก่พนักงาน การนำสิ่งนี้ไปปฏิบัติอาจเกิดความยุ่งเหยิงได้หากไม่มีกระบวนการ โครงสร้าง และความเข้าใจว่าสิ่งเหล่านี้ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลและทีมอย่างไร
วัดผลจากข้อมูลเพื่อการเติบโตที่แข็งแกร่งของทีมงาน
การนำ LIMS ไปใช้สามารถช่วยให้ข้อเสนอแนะและเป็นข้อมูลเพื่อสนับสนุนความพยายามดังกล่าว เนื่องจากไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณสามารถวัดปริมาณงานที่ทำเท่านั้น แต่ยังแสดงการกระจายปริมาณงานทั้งในระดับบุคคลและระดับทีม ความสามารถในการแบ่งปันเฉพาะข้อมูลของทีมในขณะที่ปล่อยให้ข้อมูลส่วนตัวส่วนบุคคลจะช่วยส่งเสริมการแข่งขันภายในที่ดี และปกป้องความเป็นส่วนตัวของแต่ละบุคคลอีกด้วย
แน่นอนว่าต้องเลือก KPI ที่เหมาะสมเพื่อยกระดับขวัญกำลังใจของทีมและป้องกันสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นพิษอันก่อให้เกิดการแข่งขันเชิงลบ ตัวอย่างเช่น การเน้นไปที่ปริมาณงานแต่ละรายการนั้นไม่เหมาะ แต่การขับเคลื่อนทีมภายใต้เป้าหมายร่วมกันจะมีประสิทธิภาพมากกว่า และสนับสนุนให้ทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเป็นทีม
ควรมีการรักษาความตระหนักเกี่ยวกับผลกระทบของเมตริกไว้เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ทำให้เกิดพฤติกรรมที่ไม่ดีซึ่งนำมาใช้เพื่อขยายเมตริกที่กำหนดโดยปลอมแปลง การดำเนินการนี้อาจเป็นเรื่องยากและต้องใช้ความระมัดระวังเป็นอย่างมาก
ตัวอย่างเช่น การวัดการเฝ้าระวังและสอบสวน ทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลง ซึ่งอาจเป็นจุดสนใจ แม้ว่าปัญหาจะอธิบายได้ด้วยปัจจัยต่างๆ เช่น อุปกรณ์ที่ผิดพลาด การมุ่งเน้นที่ตัวบุคคลมากกว่าสาเหตุที่แท้จริงอาจนำไปสู่ความเครียดได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ การจัดทำเอกสารเนื่องจากความกลัวความผิด ห้องปฏิบัติการอาจพบว่าตนเองอยู่ภายใต้การพิจารณาอย่างถี่ถ้วนในระหว่างการตรวจสอบออดิทซึ่งส่งผลให้เกิดการดำเนินการแก้ไขหรือแม้กระทั่งการปิดห้องปฏิบัติการลง การดูแลให้ตัวชี้วัด (metrics) มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงกระบวนการและประสิทธิภาพมากกว่าการตำหนิและการลงโทษเป็นกุญแจสำคัญในการส่งเสริมการยอมรับและพฤติกรรมในเชิงบวก
แทนที่จะให้สมาชิกในห้องปฏิบัติการแต่ละคนแข่งขันกันเอง ควรใช้ตัวชี้วัดและ KPI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพจุดแข็งของห้องปฏิบัติการและปรับปรุงปัญหาคอขวดที่มีอยู่ การจัดการห้องปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพสามารถรับประกันได้ว่าการตรวจสอบอย่างละเอียดที่สุดจะเกิดขึ้นในลักษณะที่ดึงสมาชิกในห้องปฏิบัติการไปในทิศทางเดียวกันและส่งเสริมความโปร่งใส เพื่อให้สามารถช่วยเหลือซึ่งกันและกันได้ แทนที่จะแค่ทำงานร่วมกัน
ให้พนักงานมีอิสระในการดำเนินการ
การทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับห้องปฏิบัติการเพื่อรักษาคุณภาพและประสิทธิภาพ แม้ว่าบุคคลจะปฏิบัติงาน แต่สมาชิกในทีมคนอื่นๆ จะต้องทบทวนหรือต่อยอดจากผลลัพธ์
เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ LIMS สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการจัดเก็บตัวอย่างและผลการประกันคุณภาพในลักษณะที่เป็นระเบียบเพื่อให้ทุกคนที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงได้จากเครื่องของพวกเขาแม้จากระยะไกล ซึ่งช่วยให้งานเสร็จลุล่วงด้วยความยืดหยุ่นสูงสุดสำหรับตัวบุคคลเอง อีกทั้งยังปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพเพิ่งขึ้นอีกด้วย
การจัดการห้องปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพจะจัดการกับสิ่งจูงใจอย่างระมัดระวัง มุ่งเน้นไปทิศทางที่ดีกว่าของทีม ตามหลักการแล้ว การปรับปรุงจะปรับปรุงเฉพาะกระบวนการที่ช่วยส่งเสริมให้ทุกคนเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น แทนที่จะเพิ่มปริมาณงานของแต่ละคน
ทำความเข้าใจบทบาทในฐานะผู้จัดการห้องปฏิบัติการ QA/QC
คุณภาพต้องมาก่อนเสมอในห้องปฏิบัติการ จากนั้นก็เป็นเรื่องของประสิทธิภาพ การจัดการห้องปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพช่วยให้แน่ใจว่ามีการควบคุมคุณภาพที่เหมาะสมกับการการประกันคุณภาพ โปรดคำนึงไว้เสมอว่าคุณภาพไม่สามารถแลกมากับผลประโยชน์ของความเร็วหรือเพิ่มปริมาณการผลิตได้
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากคุณภาพมักมีความหมายเหมือนกันกับความปลอดภัยของผู้ป่วย คุณภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่งและไม่ต้องการประนีประนอม การตรวจสอบข้อมูลอย่างสม่ำเสมอและการรายงานต่อทีมเกี่ยวกับแนวโน้มต่อการเปลี่ยนแปลงสามารถช่วยแนะนำการตัดสินใจของห้องปฏิบัติการเพิ่มเติมเพื่อให้มั่นใจในการรักษามาตรฐานคุณภาพสูงสุด
LIMS สามารถแสดงข้อมูลเหล่านี้ในแดชบอร์ดส่วนกลาง พร้อมตัวเลือกสำหรับการแบ่งปัน ดาวน์โหลด และพิมพ์ สมาชิกในทีมยังสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้พวกเขาไม่เพียงแค่ปฏิบัติตามมาตรฐานคุณภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยในเชิงรุกในการช่วยเหลือผู้อื่นให้ปฏิบัติตามเช่นเดียวกัน
ย้ำอีกครั้งหนึ่งว่า การจัดการห้องแลบของคุณอย่างมีประสิทธิภาพต้องใช้ความปราณีตในการเลือกเกณฑ์มาตรฐานคุณภาพที่เหมาะสม มิฉะนั้น ห้องแลบอาจมีการแข่งขันสูงเกินไป และคุณภาพอาจเริ่มหลุดมือ เนื่องจากพนักงานมุ่งเน้นจากตัวเองเป็นหลัก
ติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)
เนื่องจาก LIMS มีความสามารถในการวัดกระบวนการในห้องปฏิบัติการอยู่แล้ว จึงสามารถแสดงความคืบหน้าที่ห้องปฏิบัติการแต่ละแห่งให้มุ่งหน้าไปสู่เป้าหมายได้ ข้อมูลไม่ได้ถูกใช้เพื่อให้ได้มาซึ่ง "ความจริง" ทางวิทยาศาสตร์เท่านั้น แต่ยังเป็นจุดเริ่มต้นในการได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำและแม่นยำและมีคุณภาพสูงอย่างมีประสิทธิภาพ
จำเป็นต้องมีประสิทธิภาพในการกำหนดวิธีการปรับปรุงหรือประสบความสำเร็จในฐานะทีมอย่างแม่นยำ ทุกอย่างไม่สามารถแก้ไขได้ในครั้งเดียว อาจมีลำดับความสำคัญในการกำจัดปัญหาคอขวดและข้อผิดพลาด และการปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพของห้องปฏิบัติการโดยรวม สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดลำดับความสำคัญของเป้าหมายและข้อมูลที่ใช้ ในฐานะผู้จัดการห้องปฏิบัติการ คุณควรกำหนดการวัดที่ใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของทีม
KPI ที่ดีที่สุดสำหรับห้องปฏิบัติการของคุณขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมเฉพาะที่กำลังวัด ความต้องการของห้องปฏิบัติการ และประเภทของปัญหาที่กำลังแก้ไข ใช้เพื่อวัดแนวโน้มระยะยาว เช่น เดือนต่อเดือน เป็นต้น
พวกเขายังคำนึงถึงคำถามสำคัญสามข้อดังต่อไปนี้:
- ต้องการวัดอะไรเพื่อให้ทีมของฉันมีแรงจูงใจและสนับสนุนให้ย้าย?
- จะแน่ใจได้อย่างไรว่าฉันไม่ได้ตั้งเป้าหมายที่เป็นไปไม่ได้สำหรับทีมของฉัน?
- KPI จะขับเคลื่อนเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ดีหรือสามารถส่งเสริมให้สมาชิกในทีมยอมรับพฤติกรรมที่ไม่ดีได้หรือไม่?
มีแนวโน้มว่าจะมี KPI บางส่วนที่ครอบคลุมการใช้งานของแลบส่วนใหญ่ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าห้องปฏิบัติการที่แน่นอน มี KPI เฉพาะที่อาจจะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ห้องปฏิบัติการอาจเฝ้าติดตามการทำงานที่มากเกินไปของเครื่องมือเฉพาะ ความล้มเหลวบ่อยครั้งอาจต้องมีการแทรกแซง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการซ่อมแซมมีค่าใช้จ่ายสูงหรือการทำงานผิดพลาดทำให้ประสิทธิภาพของห้องปฏิบัติการหยุดชะงัก
ที่เป็นมาตรฐานสากล ได้แก่ :
- Backlog การทำความเข้าใจปริมาณงานและการกระจายงานในห้องปฏิบัติการช่วยให้กระบวนการในห้องปฏิบัติการมีความคล่องตัว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีงานไปกองอยู่บุคคลใดคนหนึ่งจนมากเกินไป และห้องปฏิบัติการไม่ได้ทำงานเกินหรือต่ำกว่ามาตรฐาน กราฟง่ายๆ ของข้อมูล Backlog สามารถเผยให้เห็นถึงจุดสูงสุดและจุดต่ำสุดที่อาจเกิดขึ้นได้
- Length of time ใช้เวลานานเท่าใด ตั้งแต่ต้นจนจบสำหรับชุดตัวอย่างที่จะปล่อยออกมา ข้อมูลนี้จัดทำโดย LIMS ของคุณช่วยให้ผู้จัดการห้องปฏิบัติการสามารถพัฒนาการคาดการณ์และรักษาความมุ่งมั่นในการบริการลูกค้าและการดำเนินการ
- Right First Time มีการทดสอบหรือการทดสอบที่ส่งกลับไปเพื่อตรวจสอบหรือแก้ไขกี่ครั้ง หากเอกสารที่เกี่ยวข้องทำอย่างถูกต้องในครั้งแรก ห้องปฏิบัติการจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการปฏิบัติตามเมตริกนี้ จะทำให้เห็นรูปแบบในกระบวนการตรวจสอบได้ง่ายขึ้น และรู้ว่าต้องปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งใดอย่างชัดเจน
การรวบรวมและการแสดงภาพรวมข้อมูลในห้องปฏิบัติการที่สำคัญไม่เพียงแต่ให้ความโปร่งใสแก่ทีมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาดำเนินการตามการคำนวณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้อีกด้วย ข้อเท็จจริงที่ว่า LIMS ดำเนินการรวบรวม วิเคราะห์ และแสดงผลข้อมูลส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติ หมายความว่าไม่มีข้อแก้ตัวที่ถูกต้องสำหรับสิ่งอื่นใดนอกจากการรักษามาตรฐานคุณภาพสูงสุดโดยสมบูรณ์
สร้างแดชบอร์ด
การมีข้อมูลที่พร้อมใช้งานช่วยให้สามารถติดตามการดำเนินงานประจำวันได้อย่างราบรื่นและแนวโน้มเมื่อเวลาผ่านไปช่วยเพิ่มการควบคุมการจัดการ ด้วยแดชบอร์ดที่สร้างขึ้น เราสามารถมองเห็นได้ทันทีว่าเกิดอะไรขึ้น ณ จุดใดเวลาหนึ่งและ KPI มีแนวโน้มอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป วิธีนี้ช่วยให้สามารถสกัดกั้นปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
LIMS ได้รับการออกแบบมาเพื่อแดชบอร์ดเนื่องจากข้อเสนอหลักคือตำแหน่งส่วนกลางสำหรับการจัดเก็บ การใช้งาน และข้อมูลการควบคุมคุณภาพ ช่วยให้การตรวจสอบการจัดการห้องปฏิบัติการเป็นไปโดยอัตโนมัติ ไม่เพียงแต่สำหรับตัวอย่างเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจำนวนงานที่กำลังดำเนินการอยู่ในห้องปฏิบัติการทั้งหมดจนถึงจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายให้แต่ละคนแบบรายเฉพาะเจาะจง ผู้จัดการห้องปฏิบัติการยังสามารถแจกจ่ายงานตามความจำเป็นในระบบได้โดยตรง นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถแสดงเมตริกคุณภาพและประสิทธิภาพเพื่อให้เห็นการปรับปรุงประสิทธิภาพของห้องแลบเมื่อเวลาผ่านไป
ระบบ LIMS ที่ดีจะช่วยให้ผู้จัดการห้องแลบสร้างแดชบอร์ดของตนเองซึ่งครอบคลุม KPI และเมตริกการจัดการห้องแลบที่เป็นกุญแจสำคัญต่อสภาพแวดล้อม ตลอดจนเปลี่ยนสิ่งที่วัดได้เมื่อเปลี่ยนจากเป้าหมายหนึ่งสู่อีกเป้าหมายหนึ่ง
การจัดการห้องปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มเครื่องมือ ทรัพยากร และเวลาให้สูงสุด เพื่อให้สมาชิกในห้องปฏิบัติการสามารถยกระดับผลงานและคุณภาพได้ กระบวนการนี้เริ่มต้นด้วยการเสริมแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด ซึ่งจะเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้นเมื่องานซ้ำๆ เป็นแบบอัตโนมัติ วัดผล และแสดงภาพ ในขณะที่สมาชิกในห้องปฏิบัติการสามารถมุ่งเน้นไปที่การทดสอบจริงได้
