La gestion d'une pandémie mondiale telle que le COVID-19 a obligé les laboratoires à évaluer la meilleure façon dont ils doivent mener leurs activités en toute sécurité et de manière efficace. Que votre laboratoire soit confronté à un événement mondial de grande ampleur, à une situation d'urgence qui entraîne la fermeture de votre site physique ou que vous souhaitiez simplement moderniser votre activité, la possibilité de pouvoir mettre en œuvre d'un plan de travail à distance est indispensable pour votre laboratoire !Lorsque votre personnel est en mesure de tirer parti à distance des capacités de votre laboratoire peut vous permettre de maintenir son niveau de production et aussi d'efficacité est ceci dans des circonstances difficiles. La préparation et l'analyse des échantillons nécessitent un équipement de laboratoire, mais la plupart des processus d'examen QA/QC peuvent être entièrement réalisés par le personnel depuis un site extérieur, ce qui vous permet de garder une partie de votre personnel à la maison tout en restant pleinement opérationnel.
Avantages de pouvoir travailler à distance
Avec un système LIMS basé sur le cloud qui peut héberger les échantillons et les données, les laboratoires réduisent leurs risques, créent des opportunités pour l'entreprise et offrent de la flexibilité aux employés. La possibilité d'accéder aux données du LIMS depuis n'importe quel endroit est importante pour trois raisons :
Utiliser plusieurs lieux de travail
Le travail à distance peut impliquer que les processus de votre laboratoire peuvent s'effectuer sur plusieurs sites. Si vos scientifiques travaillent dans des lieux géographiques différents, votre laboratoire peut étendre ses horaires de travail à toute heure. Par exemple, les laboratoires ont tiré parti de la possibilité de confier la validation des expériences à des équipes centralisées qui ne se trouvent pas nécessairement au même endroit que les scientifiques qui saisissent les résultats. Le personnel situé aux États-Unis peut ainsi examiner des expériences menées en France afin de réduire les délais pour l'obtention des résultats finaux pour des activités critiques telles que les réponses aux agences réglementaires.
Le fait qu'un personnel peut travailler à partir de différents endroits, peut également ouvrir des voies de recrutement. Votre organisation n'est pas limitée par la géographie pour attirer les meilleurs talents. Les employés qui travaillent à distance à temps plein seraient 22 % plus heureux dans leur fonction et estiment avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, être plus productifs et moins stressés. De plus, le personnel travaillant à distance peut être une méthode pour réduire les coûts d'infrastructure en ne nécessitant pas un grand espace physique, si une grande partie de votre personnel n'a pas besoin de se rendre dans un laboratoire réel.
Votre laboratoire peut également choisir d'utiliser des modèles de ressources agiles qui sous-traitent le travail en fonction de la demande. Lorsqu'il y a un grand nombre d'expériences à effectuer, vous pouvez alors vous tourner vers du personnel contractuel au lieu d'embaucher des employés à temps plein, avec la possibilité de les intégrer dans l'entreprise en fonction des besoins.
Utiliser du personnel pouvant travailler à domicile afin de mener à bien les processus
De nombreux laboratoires peuvent être surpris d'apprendre que la majorité des processus axés sur les données peuvent être réalisées depuis leur domicile. Si votre système de gestion des informations de laboratoire est hébergé dans le Cloud, les données de laboratoire sont alors stockées sur un serveur sécurisé et accessibles à partir de n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet. L'accès à ces données permet aux personnes qui travaillent à distance de gérer facilement un certain nombre de processus de laboratoire:
- Rédaction des rapports
- Libération des Lots
- Créer les études de stabilité
- Visualiser les données de laboratoire et générer des rapports
- Réaliser des expériences ou examiner de points précis liés aux études de stabilité
- Répondre aux demandes d'extraction des données
- Visualiser, suivre les tendances et analyser les données relatives aux produits
- Générer les données pour les dossiers réglementaires
La possibilité d'accéder aux données à la demande, peut permettre au personnel de répondre plus facilement et rapidement aux questions des clients, sans être obligé de se rendre dans un lieu précis pour effectuer ce travail.
Utiliser des applications LIMS mobiles pour effectuer des travaux sur le terrain
Si votre solution LIMS dispose d'une application mobile, le travail sur le terrain peut être effectué sur place, sans avoir besoin d'un laboratoire physique. Qu'il s'agisse de tester des échantillons sur le terrain ou d'effectuer une surveillance environnementale, une application LIMS mobile peut permettre de faire du prélèvement des échantillons, des tests et saisir des résultats rapidement et de manière fiable.
Dans le sillage du COVID-19, LabWare a aidé de nombreuses organisations à mettre en place des capacités de test. Certains laboratoires tirent parti des processus à distance en utilisant LabWare Mobile. Les personnes en charge des tests ont accès à leur application LabWare avec plus de 500 commandes qui sont sur le serveur et ils peuvent utiliser l'appareil photo en lien avec leur appareil mobile pour pouvoir lire des codes-barres, travailler avec le GPS et autres les services de localisation, et bien autres fonctions.
En Floride, le Florida Department of Health (DOH), dont les laboratoires utilisent déjà LabWare LIMS, a collaboré avec LabWare pour développer un système permettant d'améliorer ses processus de test. La nécessité d'effectuer des tests étendus de COVID-19 s'accompagne généralement d'une importante charge de travail administratif, ce qui laisse place à des erreurs de transcription, à des goulets d'étranglement pour le traitement des échantillons et aussi pour pouvoir suivre les données.
Pour résoudre ce problème, les laboratoires du ministère de la santé ont installé LabWare Mobile sur des iPads d'Apple, ils ont ensuite connecté ces appareils à un hotspot mobile et communiqué en temps réel avec un serveur basé dans le Cloud et conforme à la HIPAA, qui fait fonctionner le LIMS. Ceux en charge des tests peuvent désormais saisir les données et les réponses des patients à l'aide des iPads et transmettre toutes ces données collectées en quelques minutes au système, ce qui permet de scanner et de tester facilement les échantillons une fois qu'ils arrivent au laboratoire.
Conséquences de l'absence de travail à distance en laboratoire
Que votre laboratoire soit confronté à une pandémie mondiale externe ou à une urgence interne sur site, sans accès aux données de laboratoire hébergées dans le Cloud, votre laboratoire peut être concerné rapidement par des problèmes de productivité et d'efficacité.
Si vous n'êtes pas en mesure d'effectuer des travaux de laboratoire sur site, ou d'être dans l'impossibilité d'analyser les données et de produire des rapports hors site cela signifie que votre laboratoire est effectivement fermé. Les laboratoires de taille intermédiaire qui s'appuient sur la documentation papier ont ressenti l'impact de leur incapacité à adopter des solutions LIMS.
Le manque d'accès aux données peut également gêner votre laboratoire lorsque vos employés sont malades. Lorsque vos employés se sentent obligés de se rendre au laboratoire alors qu'ils sont malades, cela peut créer un effet de propagation de la maladie à d'autres collègues, ce qui rend donc le laboratoire moins productif que si l'employé était resté chez lui pour lutter contre sa maladie, et où il aurait pu effectuer une partie du travail qu'il pouvait.
Comment garantir le succès d'un environnement de laboratoire avec un accès à distance
Qu'il s'agisse d'un laboratoire ayant différentes entités localisées à différents endroits, ou de travail à distance ou l'utilisation d'applications mobiles pour effectuer des travaux sur le terrain, il est important de comprendre que l'environnement d'un laboratoire à distance diffère de celui d'un laboratoire physique. Les responsables de laboratoire doivent réussir à instaurer une culture favorable au travail à distance afin d'améliorer la productivité et aussi la collaboration.
Du point de vue de l'infrastructure, votre personnel à distance doit disposer d'un accès fiable et sécurisé aux données liées au laboratoire auxquelles il accède tous les jours. Cela signifie principalement que vous devez disposer d'une connectivité Internet robuste et à haut débit, qui permettra au personnel de travailler efficacement sans interruption. Votre système doit également être sécurisé, avec des protocoles appropriés pour protéger le transfert de vos données, car votre personnel peut très bien utiliser ses propres appareils.
Même si vous ne pouvez pas voir physiquement vos employés travailler, il est important de créer un environnement de travail qui encourage l'esprit d'équipe. Il est impossible d'éliminer complètement le contexte humain dans la gestion des personnes, c'est pourquoi il est toujours important de développer et d'entretenir des relations professionnelles solides, quel que soit le lieu de travail.
Lorsque votre personnel de laboratoire a le sentiment de faire partie d'une équipe, il est plus facilement motivé pour effectuer les tâches qui lui incombes, ce qui le rend plus coopératif plutôt que compétitif dans son travail. Il peut être facile de supposer que vos employés à distance sont satisfaits de leur travail si vous prenez que très rarement de leurs nouvelles, et cela peut conduire à ce qu'ils se sentent rejetés ou isolés dans leurs postes à distance. Vous devez donc réunir vos travailleurs à distance de façon régulières et de veiller à ce qu'ils fassent partie de l'équipe. Les meilleures pratiques pour maintenir l'engagement des travailleurs à distance sont les suivantes :
- Rencontrer et contrôler régulièrement les membres de l'équipe
- Utiliser des outils de vidéoconférence pour créer un sentiment de familiarité entre les membres de l'équipe plutôt que de se contenter de courriels ou d'appels téléphoniques.
- Encouragez les conversations décontractées, et pas seulement les "discussions de travail", afin d'établir des relations personnelles.
- Être disponible pour répondre aux questions pendant les heures de travail de vos employés.
Ne vous fiez pas uniquement aux tableaux de bord et aux données pour gérer votre équipe, surtout si vos équipes sont éloignées. Il est donc d'autant plus important d'être attentif à la constitution de votre équipe du fait que vous ne pouvez pas gérer votre personnel de laboratoire en face à face.
L'adoption de capacités de travail à distance pour votre laboratoire présente de nombreux avantages. Que vous souhaitiez tirer parti de vos données à distance, que vous fassiez appel à du personnel réparti sur plusieurs sites ou que vous utilisiez un mix entre le travail sur site et de travail sur le terrain, l'utilisation d'une solution LIMS agile devient un élément essentiel pour assurer l'efficacité et le bon fonctionnement de votre laboratoire.
