リモートワークを活用するラボ

COVID-19のような世界的なパンデミックに対処するために、ラボは安全かつ効率的に業務を遂行する方法の検討に迫られています。ラボが世界的な大流行に直面している場合でも、現場における緊急事態で物理的な拠点が閉鎖された場合、または単にビジネスを近代化した場合においても、リモートワークプランの導入はラボの必須検討事項です。

ラボスタッフがリモート機能を利用することができれば、厳しい状況下でもラボの生産性と効率性を維持することができます。サンプルの準備と実行にはラボの機器が必要ですが、ほとんどのQA/QCレビュープロセスは、オフサイトのスタッフが完全に完了することができるため、スタッフの一部を自宅に残したまま、完全なオペレーションを維持することができます。

リモートラボを利用するメリット

クラウドベースのLIMSシステムがサンプルをホストし、データを報告することで、ラボはリスクを軽減し、ビジネスの機会を創出し、従業員に柔軟性を提供します。どこからでもLIMSデータにアクセスできることは、次の3つの理由から重要です。

仕事のために複数の場所を活用する

リモートワークとは、ラボのプロセスを複数の場所で行うことです。科学者が地理的に異なる場所で働いていれば、ラボは24時間体制で働くことができます。例えば、実験のレビューを科学者と同じ場所にいない集中チームに移すという方法があります。米国にいるスタッフが英国で行われた実験をレビューすることで、規制当局への回答などの重要な活動のためのデータ所要時間を最小限に抑えることができます。

また、様々な場所で働くスタッフは、人材確保の道を開くことができます。優秀な人材を獲得するために、組織は地理的な制約を受けることはありません。リモートでフルタイム勤務している社員は、自分の役割に22％満足していると報告されており、ワークライフバランスが良く、生産性が高く、ストレスが少ないと感じています。さらに、リモートスタッフは、多くのスタッフが実際のラボに来る必要がない場合、広い物理的スペースを必要とせず、インフラコストを削減するコスト効率の高い方法でもあります。

リモートを推進するラボでは、需要に応じて仕事を請け負うアジャイルなリソースモデルを選択することができます。実施すべき実験レビューが大量にある場合には、正社員を雇う代わりに契約スタッフを検討し、必要に応じて入社させることも可能です。

在宅勤務のスタッフを活用してプロセスを行う

多くのラボは、データ重視のプロセスの大部分が自宅で実施できると聞いて驚くかもしれません。ラボ情報管理システムがクラウドホスト型であれば、ラボのデータは安全なサーバーに保存され、インターネットに接続されたあらゆるデバイスからアクセスできます。このデータへのアクセスにより、遠隔地にいる人でも多くの検査プロセスを簡単に処理することができます。

実験レポートの完成
バッチのリリース
安定したプログラムの作成
ラボデータの表示とレポート作成
実験または安定性に関するタイムポイントレビューの実施
データクエリの回答
製品データの表示、トレンド、および分析
規制当局に提出するデータの作成

オンデマンドでデータにアクセスできることで、スタッフは作業を完了するために特定の場所に縛られることなく、お客様の質問に素早く答えることができます。

モバイルLIMSアプリケーションを活用してフィールドワークを行う

LIMSソリューションにモバイルアプリケーションがあれば、物理的なラボがなくても現場作業を行うことができます。現場でのサンプルテストや環境モニタリングの実施など、モバイルLIMSアプリケーションがあれば、信頼性の高いサンプリング、テスト、結果を迅速に得ることができます。

COVID-19をきっかけに、LabWareは複数の組織がテスト機能を導入するのを支援しました。一部のラボでは、LabWare Mobile を使用してリモートプロセスを活用しています。ラボのテスト担当者は、500 以上のサーバーベースのコマンドを備えた既存の LabWare にアクセスでき、モバイルデバイスのカメラを利用してバーコードをスキャンしたり、GPS や位置情報サービスと連携したりすることができるなど、さまざまな機能を活用しています。

フロリダ州では、すでにLabWare LIMSを使用しているフロリダ州保健局（DOH）が、LabWare社と協力して検査プロセスを進めるためのシステムを開発しました。COVID-19の広範な検査の必要性は、通常、かなりの量の事務処理によって支えられており、転記ミス、サンプル処理のボトルネック、データ追跡のための脆弱性が残されています。

この問題に対処するため、DOHのラボでは現在、AppleのiPadにLabWare Mobileをダウンロードし、デバイスをモバイルホットスポットに接続して、LIMSを実行するクラウドベースのHIPAA準拠サーバーとリアルタイムで通信しています。検査担当者は、iPadを使って患者のデータや回答を収集し、収集したすべてのデータを数分以内にシステムに送信することができるようになり、ラボに到着したサンプルを簡単にスキャンして検査することができるようになりました。

リモートラボを導入しない場合の影響

外部からのパンデミックや社内での緊急事態に関わらず、クラウドを利用して検査データにアクセスできなければ、生産性や効率性に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

オンサイトでのラボ作業ができないということは、オフサイトでデータを分析してレポートを作成できないということであり、ラボが事実上停止していることを意味します。紙の書類に頼っている小規模なラボでは、LIMSソリューションを導入しなかったことによる影響を感じています。

社員が体調を崩したとき、データへのアクセスができないこともラボの妨げになります。従業員が体調不良の時にラボに行かなければならないというプレッシャーを感じると、他の同僚に病気をうつしてしまうという波及効果が生じ、その従業員が家で病気と闘いながらできる仕事をしていた場合よりもラボの生産性が低下してしまいます。

リモートラボ環境を成功させるために

複数の拠点を持つラボ、リモートワーカーの活用、フィールドワークのためのモバイルアプリケーションの導入など、リモートラボの環境は物理的なラボとは異なることを理解しておく必要があります。ラボの管理者は、生産性とコラボレーションを向上させるために、リモートワークをサポートする文化をうまく構築する必要があります。

インフラ面では、遠隔地にいるスタッフが毎日アクセスするラボデータに、信頼性の高い安全なアクセスを提供する必要があります。そのためには、スタッフが中断することなく効率的に作業できるよう、堅牢で高速なインターネット接続が必要です。また、スタッフが個人所有のデバイスを使用している場合もあるため、エンドポイントやデバイスを保護する適切なプロトコルを備えた安全なシステムでなければなりません。

社員が働いている姿を物理的に見ることはできないかもしれませんが、それでもチームの雰囲気を醸し出す職場環境を整えることは重要です。人を管理する上で、人間的な背景を完全に取り除くことは不可能ですから、職場がどこであろうと、プロフェッショナルとしての強固な関係を築き、維持することが重要です。

ラボのスタッフがチームの一員であると感じれば、仕事へのモチベーションが高まり、仕事に対して競争するのではなく、協力的になることができます。連絡がほとんどない場合、リモートスタッフは自分の仕事に満足していると思いがちですが、実際には、リモートスタッフが疎外感や孤立感を感じている可能性があります。だからこそ、リモートワーカーを集め、彼らがチームの一員であることを確認することを優先すべきなのです。リモートワーカーの参加を維持するためのベスト・プラクティスは以下の通りです。