7 min read

6 Cách Quản lý Phòng Thí Nghiệm QC Hiệu quả

11:40:12 16-09-2022

6 Best Practices for Effective QC Laboratory Management

Chúng tôi dành nhiều thời gian tập trung vào SOP, lắp đặt thiết bị và phần mềm phòng thí nghiệm để đạt tuân thủ tối đa. Với yêu cầu về chi tiết kỹ thuật và cần các quy trình cụ thể, việc phòng thí nghiệm xây dựng hệ thống chia sẻ thông tin và áp dụng những thực hành tốt nhất là rất hợp lý.

Nhưng văn hóa làm việc cũng rất quan trọng, bởi vì nó quyết định mức độ tuân thủ của đội nhóm. Để quản lý phòng thí nghiệm hiệu quả phải dựa vào một số nguyên tắc và công cụ đơn giản giúp tối ưu hóa chức năng phòng thí nghiệm.

Tin tưởng tinh thần trách nhiệm của đội nhóm

Cần phải tin tưởng rằng team sẽ tuân thủ các giao thức và hoàn thành trách nhiệm được giao. Các thành viên trong nhóm phải được đào tạo để họ hoàn toàn tự tin vào những gì họ làm và có khả năng của họ để thực hiện những quy trình tốt nhất đạt tiêu chuẩn ngành.

Yếu tố quan trọng để quản lý phòng thí nghiệm hiệu quả bao gồm xây dựng tinh thần đội nhóm và trao quyền tự chủ cho nhân viên. Nhưng nếu không có quy trình, cấu trúc cụ thể và chưa nắm được vai trò của việc xây dựng đội nhóm sẽ làm công việc lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp.

Đo lường dữ liệu để xây dựng đội ngũ lớn mạnh

Việc triển khai LIMS sẽ cung cấp phản hồi và dữ liệu để xây dựng và phát triển đội nhóm, bởi vì LIMS không những cho phép tổ chức bạn định lượng công việc mà có thể phân bổ khối lượng công việc ở cả cấp độ cá nhân và nhóm. Khả năng bảo mật thông tin cá nhân giúp thúc đẩy cạnh tranh nội bộ lành mạnh và bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân.

Dĩ nhiên, cần phải lựa chọn KPI thích hợp để nâng cao tinh thần đồng đội và hạn chế những cạnh tranh không lành mạnh. Chẳng hạn như việc tập trung vào chỉ số cá nhân không phải là ý tưởng hay; thay vào đó, các chỉ số trong nhóm được thống nhất sẽ hiệu quả hơn và sẽ khuyến khích tinh thần đồng đội, cùng nhau làm việc vì mục tiêu chung.

Cần duy trì nhận thức về sức ảnh hưởng của các chỉ số đo để hạn chế những vi phạm không mong muốn. Điều này có thể khó khăn và đòi hỏi sự cẩn thận.

Ví dụ, đo lường các lần điều tra sẽ hạn chế lỗi và làm nổi bật vai trò của cá nhân. Nếu chỉ tập trung vào cá nhân mà không tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề sẽ dễ gây ra tình trạng trốn tránh trách nhiệm. Nếu xảy ra trường hợp ghi chép sai sót do áp lực, phòng thí nghiệm có thể bị giám sát chặt chẽ hơn, thậm chí ngưng hoạt động. Sử dụng chỉ số đo để cải thiện quy trình và hiệu suất thay vì đổ lỗi và trừng phạt.

Thay vì mục đích cạnh tranh, các chỉ số đo và KPI nên được sử dụng để tối ưu hóa thế mạnh của phòng thí nghiệm và giải quyết bất kỳ vấn đề hiện có. Quản lý phòng thí nghiệm hiệu quả sẽ thúc đẩy tính minh bạch, khuyến khích tinh thần teamwork, hỗ trợ nhau làm việc thay cạnh tranh nhau.

A comprehensive guide to understanding LIMS - LabWare Ebook

Trao quyền cho nhân viên

Điều quan trọng là phòng thí nghiệm phải làm việc cùng nhau như một nhóm để duy trì chất lượng và hiệu suất, cùng nhau đánh giá, học hỏi và phát triển.

LIMS sẽ hỗ trợ lưu trữ thông tin mẫu và kết quả một cách hệ thống để tất cả mọi người đều có quyền truy cập ngay cả khi làm việc từ xa. Điều này cho phép công việc được hoàn thành với sự linh hoạt tối đa, nâng cao chất lượng và hiệu quả.

Quản lý phòng thí nghiệm hiệu quả giúp cân bằng lợi ích cá nhân để tập trung vào lợi ích chung của nhóm.  Hệ thống giúp nâng cấp quy trình, trao quyền cho nhân viên để mọi người có cơ hội thể hiện thế mạnh của mình, cùng nhau phát triển.

Vai trò của người quản lý phòng thí nghiệm QA / QC

Chất lượng luôn được ưu tiên hàng đầu. Quản lý phòng thí nghiệm hiệu quả giúp kiểm soát chất lượng tốt. Đừng vì lợi nhuận mà bất chấp tất cả.

Bởi vì sản phẩm chất lượng sẽ an toàn cho người dùng, chất lượng là luôn là ưu tiên hàng đầu. Đánh giá dữ liệu toàn diện và báo cáo các xu hướng và những thay đổi sẽ giúp phòng thí nghiệm duy trì hoạt động sản xuất cho ra các sản phẩm đạt tiêu chuẩn hàng đầu.

Những dữ liệu quan trọng sẽ được LIMS thể hiện trong Bảng điều khiển, có thể chia sẻ, tải xuống và in thành hồ sơ. Các thành viên trong nhóm cũng có thể truy cập vào dữ liệu chất lượng mọi lúc, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng không những cho chính mình mà hỗ trợ những thành viên trong nhóm.

Quản lý phòng thí nghiệm hiệu quả đòi hỏi sự khéo léo khi lựa chọn các tiêu chuẩn chất lượng phù hợp. Nếu không, sẽ xảy ra cạnh tranh không lành mạnh và chất lượng giảm sút khi nhân viên chỉ tập trung vào số lượng chứ không quan tâm đến chất lượng.

Theo dõi các Chỉ số hiệu suất (KPI)

Với khả năng đo lường các quy trình, LIMS có thể theo dõi và hiển thị quá trình thực hiện mục tiêu của phòng thí nghiệm. Dữ liệu không chỉ được sử dụng để nghiên cứu khoa học mà còn là cơ sở để đạt được kết quả chính xác chất lượng cao.  

Cần phải đánh giá minh bạch sự cải thiện và thành công với tư cách là một nhóm. Không nên giải quyết mọi thứ cùng một lúc mà cần xây dựng lộ trình, ưu tiên loại bỏ lỗi, đồng thời cải thiện chất lượng hiệu suất phòng thí nghiệm. Do đó, điều quan trọng trước tiên là phải xác định mức độ ưu tiên của mỗi mục tiêu và dữ liệu. Là người quản lý phòng thí nghiệm, bạn nên quyết định công cụ đánh giá hiệu suất để cải thiện chất lượng công việc của nhóm.

Chỉ số KPI tốt nhất cho phòng thí nghiệm phụ thuộc vào môi trường cụ thể được đo lường, nhu cầu của phòng thí nghiệm và các vấn đề đang được giải quyết. Chúng được sử dụng để đo lường các xu hướng dài hạn và giúp giải đáp ba câu hỏi sau:

  1. Tôi muốn đo lường cái gì để nhóm của tôi có động lực phát triển?
  2. Làm cách nào để đảm bảo rằng tôi không đặt ra các mục tiêu bất khả thi cho nhóm của mình?
  3. KPI sẽ chỉ thúc đẩy những thay đổi tích cực hay có tác động tiêu cực nào không?

Một số KPI trải đều hầu hết các mục của phòng thí nghiệm. Tùy thuộc vào cài đặt của từng phòng thí nghiệm mà chỉ số KPI cụ thể có thể tăng lên. Chẳng hạn như phòng thí nghiệm dùng một thiết bị trong một thời gian dài thì sẽ tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí sửa chữa.

Một số KPI phổ biến:

  • Khối lượng công việc - Hiểu được khối lượng công việc và phân phối nhiệm vụ cho phép hợp lý hóa các quy trình trong phòng thí nghiệm. Đảm bảo rằng không một ai làm việc quá tải và phòng thí nghiệm cũng đạt hiệu suất sao. Một biểu đồ dữ liệu đơn giản cũng sẽ cung cấp thông tin về đỉnh và đáy dữ liệu.
  • Thời gian - Mất bao lâu để một lô mẫu được xuất xưởng? LIMS sẽ cung cấp thông tin, cho phép các nhà quản lý phòng thí nghiệm phát triển các dự báo và đảm bảo uy tín với khách hàng.
  • Đúng ngay lần đầu - Bao nhiêu thí nghiệm hoặc test bị gửi lại để xem xét, chỉnh sửa lỗi? Nếu đo đạc và cung cấp tài liệu liên quan chính xác ngay lần đầu tiên, phòng thí nghiệm sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Nhờ các dữ liệu này, việc đánh giá mẫu trở nên dễ dàng hơn và biết chính xác những gì cần được cải thiện hoặc thay đổi.

Một lần nữa, việc thu thập và trực quan hóa dữ liệu phòng thí nghiệm không những đảm bảo sự minh bạch mà còn cho phép các nhóm thực hiện tối ưu hóa. LIMS tự động hóa việc thu thập dữ liệu, sau đó phân tích và hiển thị dữ liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.

Thiết lập Bảng điều khiển

Thông tin có sẵn cho phép phòng thí nghiệm theo dõi liên tục hoạt động hàng ngày và cập nhật các xu hướng theo thời gian nâng cao chất lượng quản lý. Với bảng điều khiển đã được thiết lập, chúng ta có thể hình dung ngay những gì đang diễn ra và chỉ số KPI đang có xu hướng như thế nào theo thời gian, ngăn chặn hoặc giải quyết vấn đề nhanh chóng.

LIMS được thiết kế để lập Bảng điều khiển vì LIMS cung cấp nơi lưu trữ, các tiện ích và dữ liệu kiểm soát chất lượng. LIMS sẽ tự động giám sát phòng thí nghiệm không chỉ đối với các mẫu mà còn tất cả quy trình đang được tiến hành cho đến khối lượng công việc được giao cho từng người cụ thể. Người quản lý phòng thí nghiệm có thể phân phối lại công việc trực tiếp trong hệ thống khi cần. Nó cũng cho phép hiển thị trực quan các chỉ số về chất lượng và hiệu quả để cải thiện hiệu suất của phòng thí nghiệm theo thời gian.

Một hệ thống LIMS tốt sẽ cho phép người quản lý phòng thí nghiệm tự tạo bảng điều khiển của riêng họ bao gồm các chỉ số KPI và chỉ số quản lý cần thiết, cũng như thay đổi công cụ đánh giá hiệu suất, sự cải thiện.

Quản lý phòng thí nghiệm hiệu quả là khi có thể tối đa hóa các công cụ, nguồn lực và thời gian để trao quyền cho các thành viên của phòng thí nghiệm, nâng cao hiệu suất làm việc. Quá trình này bắt đầu bằng cách củng cố các thực hành tốt nhất bao gồm chức năng tự động hóa, đo lường và trực quan hóa các nhiệm vụ buộc phải lặp đi lặp lại nhiều lần để các thành viên phòng thí nghiệm có thể tập trung vào thử nghiệm thực tế của họ.

New call-to-action

Featured

 

 

G2 LabWare - Leader

G2 LabWare - Momentum Leader

G2 LabWare - High Performer Small Business - crop top

G2 LabWare - Highest User Adoption

G2 LabWare - Small Business Support

G2 LabWare - Best Meets Requirements

 

New call-to-action