Ngày càng có nhiều giải pháp LIMS dành cho các phòng Lab. Việc đưa ra một lựa chọn tốt nhất đòi hỏi phải đánh giá các giải pháp tiềm năng một cách cẩn thận. Yếu tố quan trọng nhất trong quá trình này liên quan đến việc đảm bảo rằng LIMS đáp ứng các nhu cầu quan trọng của phòng Lab, do đó đòi hỏi sự hiểu biết từ phía quản lý phòng Lab. Kiểm tra một cách toàn diện các nhu cầu của phòng Lab và ưu tiên chúng là bước đầu tiên quan trọng trước khi lựa chọn một LIMS. Việc đánh giá này nên dựa trên tất cả các nhân viên phòng thí nghiệm, không chỉ riêng người quản lý, để có được bức tranh khách quan và đầy đủ nhất về hoạt động phòng thí nghiệm của bạn, cũng như xác định các khó khăn thử thách. Từ đó, việc đánh giá giải pháp LIMS sẽ dựa trên việc so sánh các yếu tố khác nhau liên quan đến ngân sách và nhu cầu của phòng thí nghiệm.
Việc so sánh các giải pháp LIMS đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng không chỉ của hệ thống khác nhau mà còn của các nhà cung cấp phần mềm khác nhau đằng sau chúng. Hiểu mức độ xác thực, độ bảo mật, độ tin cậy và các đặc điểm khác mà mỗi nhà cung cấp có thể giúp cung cấp để việc triển khai suôn sẻ nhất có thể. Không có phòng Lab nào muốn quay vòng qua nhiều giải pháp LIMS; con đường ưu tiên là lựa chọn cẩn thận phương án phù hợp nhất và có thể sử dụng nó lâu dài.
Việc điều hướng mức độ ưu tiên của các nhu cầu từ giải pháp LIMS cũng như từ nhà cung cấp phần mềm của nó có thể trở nên khó khăn, vì vậy việc hiểu rõ các loại nhu cầu để xem xét ưu tiên là điều cần thiết.
Các tính năng và chức năng
Bạn nên tìm kiếm những tính năng cụ thể nào trong giải pháp LIMS của mình? Khía cạnh đánh giá này có thể sẽ là trọng tâm chính trong việc so sánh phần mềm LIMS của bạn.
Các tính năng và chức năng cần xem xét có thể bao gồm:
- Tham số dữ liệu được thu thập và lưu trữ với mọi mẫu
- Kiểm soát môi trường
- Lập lịch tác vụ
- Hồ sơ về kiểm tra kiểm soát chất lượng
- Theo dõi và lên lịch lưu trữ và sử dụng từng mẫu riêng lẻ
- Hồ sơ về các lệnh xử lý mẫu
- Các trường có thể định cấu hình
- Quản lý luồng công việc
Có một cách mà các quản lý phòng thí nghiệm có thể đánh giá và so sánh một cách khách quan các giải pháp LIMS khác nhau là tạo phiếu đánh giá xếp loại với từng nhà cung cấp LIMS theo cột và các tính năng và chức năng mong muốn của bạn theo hàng. Sau đó, bạn có thể dễ dàng hình dung giải pháp nào cung cấp (hoặc không cung cấp) các tính năng bạn đang tìm kiếm. Các phiếu đánh giá nâng cao (với thang điểm từ 1 đến 5) có thể xếp hạng từng chức năng trên một LIMS cụ thể.
Để xếp hạng này hoạt động, mỗi chức năng phải được đánh giá dựa trên việc liệu giải pháp LIMS đang được xem xét có đáp ứng nhu cầu hay không và ở mức độ nào, thay vì liệu nó có thực thi từng chức năng theo thiết kế mong muốn cụ thể hay không. Mỗi người dùng nên thích ứng phần nào với quy trình công việc của LIMS; điều quan trọng nhất là liệu nó có giao diện cho phép ghi lại và tạo hồ sơ dễ dàng hay không.
Cũng cần hạn chế việc yêu cầu các nhà cung cấp điều chỉnh sản phẩm của họ theo thiết kế mong muốn của bạn. Các thiết kế của nhà cung cấp hiện có đã được kiểm tra và xác thực, vì vậy tất cả các câu hỏi nên đặt ra là liệu sản phẩm có đáp ứng được nhu cầu chính của phòng Lab hay không, chứ không phải về giao diện phần mềm trông như thế nào. Các phòng Lab thực hiện các giải pháp LIMS đột phá sẽ tránh được các chi phí tùy chỉnh phát sinh không cần thiết. Quan trọng hơn, các giải pháp LIMS đã được triển khai với ít tùy chỉnh thì được xác thực bởi nhà cung cấp, ít yêu cầu xác thực chi tiết hơn khi triển khai và dễ bảo vệ hơn trong trường hợp kiểm tra.
Kiến trúc phần mềm
Kiểm tra cách giải pháp LIMS được cấu trúc và lưu trữ: được lưu trữ on- premise hay được lưu trữ trên đám mây dưới dạng giải pháp PaaS hoặc SaaS ?
Phòng thí nghiệm có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ việc chọn một nhà cung cấp cung cấp LIMS có cả ba giải pháp này. Điều này cho phép phòng thí nghiệm có được tính linh hoạt tối đa theo thời gian khi cấu trúc điện toán và nhu cầu của nó phát triển.
Độ bảo mật
Việc đánh giá các tính năng bảo mật của từng giải pháp LIMS rất quan trọng. Các ngành công nghiệp khác nhau có các nguyên tắc bảo mật cụ thể phải được tuân thủ và giải pháp LIMS của bạn cũng không phải là ngoại lệ. Các nhà cung cấp tốt nhất cũng có thể cung cấp hồ sơ có chứa các kết quả của các bài kiểm tra xác thực để làm minh chứng cho các tính năng bảo mật tích hợp trong giải pháp của họ.
Các ngành khác nhau có thể yêu cầu các mức độ bảo mật và bảo vệ dữ liệu khác nhau. Tiêu chuẩn cho tất cả các ngành cần có là nơi lưu trữ dữ liệu an toàn tại bất cứ nơi nào đặt nền tảng, cho dù là on-premise hay trên đám mây. Quyền truy cập vào dữ liệu cũng phải được kiểm soát, thường thông qua ID người dùng và mật khẩu duy nhất. Việc tuân thủ HIPAA trong bảo mật dữ liệu và mã hóa SSL có thể cũng sẽ được yêu cầu trong nhiều ngành.
Tích hợp
Tùy thuộc vào các nền tảng phần mềm khác được sử dụng trong phòng Lab cũng như các phần thiết bị xử lý mẫu riêng lẻ trong phòng Lab mà khả năng tích hợp các quy trình LIMS với phần mềm và phần cứng khác cần được lưu ý. Tích hợp trực tiếp giúp việc truyền dữ liệu trực tiếp dễ dàng hơn, do đó có thể bảo toàn tính nguyên vẹn của dữ liệu, tối đa hóa cơ hội tự động hóa và giảm thiểu các lỗi do con người gây ra. Nó cũng giúp cho đội ngũ trong phòng thí nghiệm có thể truy cập được dữ liệu và biết chính xác nơi họ cần sử dụng.
Nếu không thể tích hợp API trực tiếp, thì cách tốt nhất để đánh giá là đơn giản hóa việc xuất dữ liệu sang các định dạng có thể dễ dàng tải lên các nền tảng khác mà phòng thí nghiệm đã và đang sử dụng.
Đào tạo vận hành,bảo trì và hỗ trợ
Các nhà cung cấp phần mềm hàng đầu cung cấp nền tảng đào tạo vận hành mạnh mẽ, bảo hành, lịch bảo trì tích hợp và hỗ trợ liên tục. Cho dù phần mềm gặp phải trục trặc nào đó hay thành viên phòng thí nghiệm cần được giải thích rõ ràng về các phương pháp hay nhất trong việc sử dụng giải pháp LIMS thì bộ phận hỗ trợ sẽ luôn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của họ. Cần phải đảm bảo rằng giải pháp LIMS được duy trì một cách chủ động để nó có thể phục vụ phòng thí nghiệm một cách nhất quán.
Ngay cả một sự cố cúp điện hoặc trục trặc nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng đến việc thực thi ở một mức độ nào đó. Trực tiếp hỏi nhà cung cấp phần mềm về tình trạng ngừng hoạt động, thời gian phản hồi và kế hoạch hành động để vượt qua bất kỳ trục trặc nào là một cách để đánh giá mức độ hỗ trợ được mong đợi từ một LIMS cụ thể. Một câu hỏi khác cần đặt ra để quản lý các kỳ vọng xung quanh LIMS là về tần suất cập nhật LIMS; theo sau là những câu hỏi về tần suất chung mà nền tảng được cập nhật, các bản cập nhật này được thông báo và triển khai như thế nào, sự cố liên quan đến việc cập nhật kéo dài bao lâu, v.v.
Giá cả và phương thức thanh toán
Thảo luận về chi phí bao gồm danh sách các tùy chọn hoặc các mức định giá mà nhà cung cấp phần mềm có thể cung cấp. Việc thương lượng chi phí đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là khi tham khảo nhiều nhà cung cấp với các mức giá cũng như tính năng khác nhau. Sau khi tính toán kỹ lưỡng thì tổng chi phí sở hữu là bao nhiêu? Con số này phải bao gồm mọi khoản phí liên tục hoặc hàng năm, chi phí bảo trì, v.v.
Mặt khác của câu hỏi chi phí này có liên quan đến cấu trúc thanh toán. Với các mô hình PaaS và SaaS, nhiều nhà cung cấp phần mềm đã loại bỏ một khoản phí trả trước và cung cấp các gói đăng ký có thể gia hạn theo thời gian cụ thể, hoặc hàng tháng hoặc hàng năm. Nói chung, khoảng thời gian cam kết càng dài, nhà cung cấp sẽ càng cung cấp nhiều chiết khấu ưu đãi. Vậy thì hình thức thanh toán nào được chấp nhận? Có thể thanh toán trả trước hay không? Mức độ linh hoạt nhà cung cấp có thể cup cấp là bao nhiêu?
Cấu trúc của khoản thanh toán này sẽ quyết định xem giải pháp LIMS có được tính là chi phí vốn hay là chi phí hoạt động liên tục, cùng với khả năng duy trì cả hai loại phí. Nếu một nhà cung cấp không ngay lập tức đưa ra một phương thức thanh toán phù hợp, thì bạn nên đề xuất một giải pháp thay thế phù hợp hơn cho phòng thí nghiệm; nhà cung cấp cũng có thể sẽ đáp ứng được.
Quy trình triển khai
Hầu hết các phòng thí nghiệm đều có ngày hoạt động mục tiêu cho giải pháp LIMS của họ, đặc biệt trong những trường hợp LIMS đang được triển khai để đáp ứng, hoặc chuẩn bị cho một cuộc đánh giá. Mỗi nhà cung cấp phần mềm nên cung cấp tiến trình triển khai và thực hiện, cái mà sau đó có thể được so sánh với các mục tiêu của phòng thí nghiệm khi đánh giá nền tảng.
Uy tín của nhà cung cấp
Một nghiên cứu nhỏ có thể giúp bạn hiểu rõ uy tín của nhà cung cấp. Mặc dù không tin hoàn toàn vào các bài đánh giá, nhưng đôi khi chúng ta cũng biết được một phần nào về nhà cung cấp, hoặc tiêu cực hoặc tích cực. Các nhận xét và bất kỳ đánh giá nào trong ngành cũng có thể phản ảnh rất nhiều về khả năng tiếp tục phát triển sản phẩm của họ để đáp ứng nhu cầu đang phát triển của một ngành cụ thể. Một số tìm hiểu cũng có thể hiểu được phần nào sự phát triển bền vững và sự ổn định tài chính của nhà cung cấp, điều này liên quan đến việc phòng Lab có thể mong đợi liệu một LIMS cụ thể sẽ hỗ trợ về mặt kỹ thuật trong bao lâu.
Ngoài việc tự tìm tòi nghiên cứu thương hiệu, bạn nên tham khảo các đánh giá và xác thực của khách hàng. Thông thường, các bài đánh giá có thể nói lên nhiều điều về độ tin cậy, sự hỗ trợ và sự tuân thủ các cam kết của một nhà cung cấp cụ thể.
Cơ sở khách hàng hiện có
Cần hiểu rõ kinh nghiệm của nhà cung cấp trong một ngành cụ thể, vì các nhà cung cấp có kinh nghiệm hơn sẽ nắm bắt tốt hơn các yêu cầu của ngành cũng như các điểm khó khăn và có thể xây dựng và đánh giá sản phẩm của họ cho phù hợp. Mọi khách hàng tiềm năng nên yêu cầu nhà cung cấp của họ cho các tài liệu tham khảo khách hàng từ các cá nhân trong hoặc gần lĩnh vực của họ. Điều này sẽ giúp ích cho cuộc trò chuyện riêng tư, thẳng thắn về trải nghiệm của khách hàng với sản phẩm cũng như những hạn chế có thể có của nó. Mặc dù không có thể có những LIMS không hoàn toàn giống với những gì mà người quản lý mong muốn cho phòng Lab của họ, nhưng cần đảm bảo rằng mọi vấn đề có thể xảy ra đều nằm trong phạm vi có thể chấp nhận được đối với phòng thí nghiệm.
Việc kiểm tra kỹ lưỡng sẽ giúp ích cho việc so sánh các giải pháp LIMS, để xác định giải pháp phù hợp nhất cho việc triển khai của phòng Lab. Công cụ này sau đó sẽ cho phép tự động hóa việc tiếp nhận và xử lý mẫu thông qua kiểm tra lưu trữ và thải bỏ. Bằng cách tự động hóa các quy trình, các lô lớn có thể dễ dàng được đáp ứng hơn và ảnh hưởng của lỗi do con người gây ra không đáng kể, xét cho cùng, đó là giải pháp LIMS quản lý tài liệu.
