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Les laboratoires disposent d'un nombre de plus en plus important de solutions LIMS. Pour choisir la meilleure solution pour votre laboratoire, il faut donc procéder à une évaluation minutieuse des différentes solutions. La variable la plus importante de ce processus de sélection consiste peut-être à s'assurer que le LIMS répondra aux besoins clefs du laboratoire, ce qui nécessite une certaine prise de conscience de la part de la direction du laboratoire.
Un audit complet des besoins du laboratoire et la hiérarchisation de ces besoins constituent une première étape essentielle avant la sélection d'un LIMS. Cet audit doit inclure les commentaires de l'ensemble du personnel du laboratoire, et pas seulement ceux du directeur, afin de dresser un tableau complet et le plus objectif possible des différentes activités de votre laboratoire et d'identifier les points les plus critiques. À partir de là, l'évaluation de votre solution LIMS reposera sur la comparaison des différentes fonctionnalités disponibles en standard et les besoins du laboratoire.
La comparaison des différents solutions LIMS nécessite non seulement un examen minutieux des différents systèmes, mais aussi des différents fournisseurs de logiciels qui les fournissent. Comprendre le niveau de validation, de sécurité, de fiabilité de chaque fournisseur peut contribuer à une mise en œuvre la plus simple possible. Aucun laboratoire ne souhaite passer par plusieurs solutions LIMS ; il est préférable de sélectionner soigneusement l'option la plus appropriée, puis de l'utiliser sur le long terme.
Il peut être difficile de hiérarchiser les besoins d'une solution LIMS et aussi d'évaluer son fournisseur de logiciels. Il peut être donc utile de comprendre les différents types de besoins à prioriser.
Quelles sont les caractéristiques spécifiques que vous devez rechercher dans votre solution LIMS ? Cet aspect de l'évaluation sera probablement le point clef de votre comparaison de logiciels LIMS.
Les caractéristiques et fonctionnalitésà examiner peuvent être les suivantes:
Une façon pour les responsables de laboratoire d'évaluer et de comparer objectivement les différentes solutions LIMS est de créer une grille d'évaluation avec dans chaque colonne le fournisseur de LIMS et les caractéristiques et fonctionnalités attendues dans chaque ligne. Vous pouvez alors facilement visualiser quelle solution offre (ou n'offre pas) les caractéristiques que vous attendez. Des rubriques de comparaison plus avancées peuvent évaluer chaque fonctionnalité d'un LIMS en mettant par exemple une valeur de 1 à 5.
Pour que ce schéma d'évaluation fonctionne, chaque fonctionnalité doit être évaluée pour savoir si la solution LIMS étudiée répond aux besoins, et dans quelle mesure voir si elle exécute chaque fonctionnalité conformément à la conception spécifique souhaitée. Chaque utilisateur doit s'attendre à devoir s'adapter quelque peu aux flux de travail imposés par un LIMS ; le plus important est de savoir si l'interface est utilisable et si elle permet un enregistrement aisée et fournie une documentation appropriée.
Il est également important de ne pas demander aux fournisseurs de conformer leurs produits à la conception que vous souhaitez. Les solutions existantes des fournisseurs ont été testées et validées, et il faut donc savoir si le produit répond aux besoins centraux du laboratoire, et de ne pas faire l'évaluation uniquement sur l'apparence de l'interface logicielle. Les laboratoires qui mettent en œuvre des solutions LIMS en standard évitent des coûts de développements spécifiques inutiles. Plus important encore, les solutions LIMS mises en œuvre avec un minimum de personnalisation sont validées par le fournisseur, nécessitent une validation moins détaillée lors de leur mise en œuvre et sont donc plus faciles à défendre en cas d'audit.
Examinez la façon dont la solution LIMS est architecturée: est-elle sur site ou sur le Cloud sur le Cloud, sous forme de solution PaaS (platform-as-a-service) ou SaaS (software-as-a-service) ? Le laboratoire qui choisira le LIMS s'attachera à ce que le fournisseur qui propose son LIMS dans ces trois configurations. Cela permettra au laboratoire de bénéficier d'une flexibilité maximale au fil du temps, à mesure que sa structure informatique et que ses besoins évoluent.
Il est essentiel d'évaluer les caractéristiques liées à la sécurité de chaque solution LIMS. Les différents secteurs d'activité ont des directives de sécurité particulières qui doivent être respectées, et votre solution LIMS ne doit pas faire exception à la règle. Les meilleurs fournisseurs seront également en mesure de fournir une documentation reflétant les résultats des tests de validation pour justifier le niveau de sécurité qui est intégré dans leurs solutions.
Différents secteurs industriels peuvent exiger différents niveaux de sécurité et de protection des données. La norme dans tous les secteurs sera l'exigence d'un stockage sécurisé des données, quel que soit l'endroit où la solution est hébergée - sur site ou dans le Cloud. L'accès aux données doit également être contrôlé, généralement par l'utilisation d'identifiants et de mots de passe uniques. La conformité HIPAA en matière de sécurité des données et de cryptage SSL sera probablement aussi exigée dans de nombreux secteurs industriels, si ce n'est dans tous.
En fonction des autres plates-formes logicielles utilisées dans le laboratoire et des équipements qui sont amenés à manipuler les échantillons dans le laboratoire, la capacité d'intégrer la solution LIMS avec d'autres logiciels et matériels peut être intéressante. L'intégration directe augmente les possibilités de transfert direct de données, ce qui permet de préserver l'intégrité des données, de d'automatiser au maximum le transfert de données et de réduire donc l'erreur humaine. Elle permet également à tous les membres du laboratoire d'avoir accès aux données et à l'endroit précis où ils doivent les utiliser.
Si l'intégration directe via des API n'est pas possible, la meilleure chose à évaluer est la facilité d'exportation des données dans des formats qui peuvent être ensuite facilement téléchargés dans d'autres solutions déjà utilisées par le laboratoire.
Les principaux fournisseurs de logiciels proposent de solides plateformes d'accueil, des garanties, des calendriers de maintenance intégrés et une assistance technique continue. Que le logiciel rencontre un problème ou qu'un membre du laboratoire ait besoin d'éclaircissements sur les meilleures pratiques d'utilisation de la solution LIMS, il est important de savoir que le support sera toujours disponible pour répondre à ses questions. Il est également important de s'assurer que la solution LIMS est maintenue de fon proactive, afin qu'elle puisse servir le laboratoire de manière cohérente.
Même une brève panne ou un dysfonctionnement peut laisser une lacune importante dans les enregistrements, compromettant ainsi l'enregistrement de certaines mesures. Une façon d'évaluer le niveau de support que l'on peut attendre d'un LIMS est de demander directement au fournisseur ce qu'il en est en mesure de mettre en place en cas de pannes, du temps de réponse et des plans d'action pour anticiper les problèmes. Une autre question à poser pour gérer les attentes concernant le LIMS est celle de la fréquence des mises à jour du LIMS ; on peut ensuite poser des questions sur la fréquence générale des mises à jour de la solution, sur la manière dont ces mises à jour sont annoncées et déployées, sur la durée des pannes liées aux mises à jour, et ainsi de suite.
La échanges sur les coûts commencera probablement par un menu d'options ou de niveaux de prix que l'éditeur du logiciel peut proposer. Il vaut toujours la peine de négocier les coûts, en particulier lorsque l'on recherche plusieurs fournisseurs proposant des prix et des fonctionnalités différents. Tout bien considéré, quel est le coût total ? Ce chiffre doit inclure les frais annuels ou permanents, les coûts de maintenance, etc…
L'autre aspect de la question des coûts est lié aux conditions de paiements. Avec les modèles PaaS et SaaS, de nombreux fournisseurs de logiciels se sont éloignés d'un paiement initial unique et proposent des abonnements qui se renouvellent sur des périodes données, notamment mensuelles ou annuelles. En règle générale, plus la période d'engagement est longue, plus la remise offerte par le fournisseur est importante. Quels sont les conditions de paiement acceptés ? Est-il possible de payer d'avance ? Quelle est la flexibilité offerte par le vendeur ?
Les conditions de paiement détermineront si la solution LIMS sera considérée comme une dépense d'investissement ou comme une dépense de fonctionnement, avec la possibilité de couvrir les deux catégories de frais. Si un fournisseur ne propose pas d'emblée des conditions de paiements qui vous convient, il vaut la peine de suggérer une alternative mieux adaptée au laboratoire ; le fournisseur pourrait finalement être en mesure de s'en accommoder.
La plupart des laboratoires ont une date cible de mise en service de leur solution LIMS, en particulier dans les cas où le LIMS est mis en œuvre en réponse à un audit ou en prévision de celui-ci. Chaque fournisseur devrait donc fournir un planning lié au déploiement et de mise en œuvre, qui peut ensuite être comparé aux objectifs du laboratoire lors de l'évaluation de la plate-forme.
Un peu de recherche peut aider à clarifier la réputation d'un vendeur. Bien qu'il faille toujours lire les critiques avec un œil critique, les tendances observées dans les critiques positives ou négatives peuvent parfois être révélatrices. Les commentaires et toutes les critiques publiées par l'industrie peuvent être très révélateurs de la capacité des vendeurs à continuer à développer leurs produits pour répondre aux besoins continus et évolutifs d'une industrie particulière. Un peu de recherche peut également permettre d'évaluer la pérennité et la stabilité financière du fournisseur, ce qui permet de savoir combien de temps un laboratoire peut s'attendre à ce qu'un LIMS donné bénéficie d'une assistance technique disponible sur le long terme.
Outre les recherches indépendantes sur le fournisseur, il est utile de demander des avis et des témoignages de clients. Souvent, ces avis en disent long sur la fiabilité, l'assistance et le respect des engagements d'un fournisseur donné.
Il est intéressant de connaître l'expérience d'un vendeur dans un secteur industriel particulier, car les vendeurs les plus expérimentés auront une meilleure compréhension des exigences ainsi que des points spécifiques liés au secteur industriel, et pourront construire - et valider - leur produit en conséquence. Tout client potentiel devrait demander à son vendeur de lui fournir des références clients qui travaillent dans son domaine ou qui en sont proches. Cela permet d'avoir une conversation privée et franche sur les expériences du client avec le produit ainsi que sur ses éventuelles limites. Bien qu'il soit peu probable qu'un LIMS soit absolument identique à ce dont un responsable rêve pour son laboratoire, il vaut la peine de s'assurer que tous les problèmes éventuels se situent dans la fourchette de ce qui est acceptable pour le laboratoire.
Un examen minutieux permettra de comparer avec succès les solutions LIMS, afin d'identifier la solution la mieux adaptée à la mise en œuvre d'un laboratoire. Cet outil permettra alors d'automatiser la réception et le traitement des échantillons, ainsi que le stock et les éliminations associées. En automatisant les processus, il est plus facile de traiter des lots importants et les erreurs liées aux actions humaine ne sont plus un problème - après tout, c'est la solution LIMS qui gère la documentation.
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