7 min read

Phòng thí nghiệm có thể tận dụng lợi thế của cách làm việc từ xa như thế nào

14:00:00 04-08-2022

How Laboratories Can Take Advantage of Remote Work Environments

Đối mặt với đại dịch toàn cầu COVID-19 bắt buộc các phòng thí nghiệm phải tìm cách duy trì công việc kinh doanh một cách an toàn và hiệu quả. Cho dù phòng thí nghiệm của bạn đang phải đối mặt với đại dịch mà chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp đóng cửa, hoặc đơn giản là bạn chỉ muốn hiện đại hóa doanh nghiệp của mình, việc triển khai kế hoạch làm việc từ xa là điều rất cần thiết.

Khi nhân viên của bạn làm việc từ xa, phòng thí nghiệm vẫn có thể duy trì trong nhiều hoàn cảnh. Việc chuẩn bị và chạy mẫu cần phải dùng thiết bị phòng thí nghiệm, nhưng hầu hết các quy trình đánh giá QA / QC đều có thể thực hiện bởi nhân viên bên ngoài cơ sở, cho phép nhân viên của bạn ở nhà nhưng vẫn duy trì hệ thống hoạt động bình thường.

Lợi ích của việc sử dụng phòng thí nghiệm từ xa

Với hệ thống lưu trữ mẫu và dữ liệu báo cáo LIMS trên cloud, các phòng thí nghiệm có thể giảm thiểu rủi ro, tạo cơ hội cho doanh nghiệp và mang lại sự linh hoạt cho nhân viên. Khả năng truy cập dữ liệu LIMS từ mọi nơi rất quan trọng vì ba lý do:

Làm việc ở nhiều địa điểm

Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc các quy trình trong phòng thí nghiệm của bạn diễn ra ở nhiều địa điểm khác nhau. Phòng thí nghiệm của bạn có thể hoạt động liên tục với các nhà khoa học ở nhiều nơi. Chẳng hạn, nhân viên ở Hoa Kỳ có thể xem xét các thử nghiệm được thực hiện ở Anh để giảm thiểu thời gian quay vòng dữ liệu cho các hoạt động quan trọng, như phản hồi với các cơ quan quản lý.

Nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau nên cũng sẽ có nhiều hình thức tuyển dụng. Vị trí địa lý không còn là giới hạn ngăn cản tổ chức bạn thu hút các nhân tài hàng đầu. Theo nghiên cứu, các nhân viên làm việc toàn thời gian từ xa hạnh phúc hơn 22% lần, có thể cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn, làm việc hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn. Ngoài ra, việc sử dụng nhân viên từ xa có thể là một cách hiệu quả để giảm chi phí cơ sở hạ tầng vì có thể tiết kiệm tiền khi không cần thuê các văn phòng làm việc rộng lớn.

Phòng thí nghiệm của bạn có thể chọn sử dụng các nguồn lực linh hoạt để làm việc. Khi cần thực hiện nhiều đánh giá thí nghiệm, bạn có thể thuê nhân viên hợp đồng thay vì thuê nhân viên toàn thời gian.

Sử dụng nhân viên làm việc tại nhà để tiến hành các quy trình

Nhiều phòng thí nghiệm có thể bất ngờ khi biết rằng phần lớn các quy trình định hướng dữ liệu có thể thực hiện tại nhà. Nếu hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm của bạn được lưu trữ trên cloud thì dữ liệu phòng thí nghiệm có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào miễn là có kết nối Internet. Tiện lợi truy cập sẽ giúp nhân viên từ xa dễ dàng xử lý nhiều quy trình trong phòng thí nghiệm, bao gồm:

  • Hoàn thành các bản ghi thử nghiệm
  • Phát hành lô
  • Tạo các hệ thống điều khiển ổn định
  • Xem dữ liệu phòng thí nghiệm và tạo báo cáo
  • Tiến hành đánh giá điểm thời gian thử nghiệm hoặc độ ổn định
  • Trả lời các truy vấn dữ liệu
  • Xem, xu hướng và phân tích dữ liệu sản phẩm
  • Tạo dữ liệu cho các hồ sơ quy định

Khả năng truy cập dữ liệu theo yêu cầu có thể giúp nhân viên dễ dàng giải đáp thắc mắc của khách hàng nhanh chóng mà không bị phụ thuộc vào địa điểm làm việc.

Sử dụng các ứng dụng LIMS di động để tiến hành công tác thực địa

Nếu LIMS của bạn có ứng dụng di động, công tác thực địa có thể được tiến hành tại chỗ mà không cần phòng thí nghiệm. Cho dù xử lý các mẫu thử nghiệm tại hiện trường hay thực hiện giám sát môi trường, ứng dụng LIMS di động có thể cho phép lấy mẫu, thử nghiệm và cho ra kết quả đáng tin cậy nhanh chóng.

Sau đại dịch COVID-19, LabWare đã giúp nhiều tổ chức triển khai thực nghiệm. Một số phòng thí nghiệm cũng đang tận dụng các quy trình từ xa nhờ sử dụng LabWare Mobile. Người thực hiện thử nghiệm ở phòng thí nghiệm có quyền truy cập vào LabWare có sẵn với hơn 500 lệnh dựa trên máy chủ, có thể sử dụng máy ảnh để quét mã vạch, làm việc với GPS, các dịch vụ định vị, và nhiều tính năng khác.

Tại Florida, Bộ Y tế Florida (DOH), nhiều phòng thí nghiệm đã sử dụng LabWare LIMS và LabWare để phát triển hệ thống có thể nâng cao các quy trình xét nghiệm. Nhu cầu xét nghiệm COVID-19 gia tăng yêu cầu nhiều thủ tục giấy tờ,gây ra nhiều lỗi sao chép, tắc nghẽn khi xử lý mẫu và theo dõi dữ liệu.

Để giải quyết vấn đề trên, các phòng thí nghiệm của DOH hiện đã tải LabWare Mobile về Apple iPad, kết nối thiết bị với điểm phát sóng di động và tương thích thực tế với máy chủ dựa trên điện toán đám mây, tuân thủ HIPAA và chạy LIMS. Giờ đây, người kiểm tra có thể thu thập thông tin và phản hồi từ bệnh nhân bằng iPad và truyền tất cả dữ liệu thu thập được tới hệ thống trong tích tắc, dễ dàng quét và kiểm tra các mẫu ngay khi được giao đến phòng thí nghiệm.

A comprehensive guide to understanding LIMS - LabWare Ebook

 

Những bất cập nếu không sử dụng phòng thí nghiệm từ xa

Cho dù phòng thí nghiệm của bạn đang đối phó với đại dịch toàn cầu hay cần xử lý khó khăn nội bộ, nếu không thể truy cập vào dữ liệu phòng thí nghiệm, thì sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng về năng suất và hiệu quả.

Nếu không thể làm việc trực tiếp ở phòng thí nghiệm, không thể phân tích dữ liệu và tạo báo cáo bên ngoài cơ sở thì cũng xem như phòng thí nghiệm của bạn không hiệu quả.  Các phòng thí nghiệm nhỏ đang lưu trữ tài liệu thủ công cũng đã dần cảm nhận được những tổn thất khi không sử dụng LIMS.

Không truy cập được vào dữ liệu sẽ ảnh hưởng công việc ở phòng thí nghiệm của bạn, đặc biệt là khi nhân viên ốm. Khi nhân viên đi làm trong tình trạng sức khỏe không ổn định, họ có thể lây bệnh cho các đồng nghiệp khác. Thay vì vậy, có thể cho phép nhân viên đó ở nhà nghỉ ngơi và làm việc từ xa trong khả năng của họ.

Cách đảm bảo thành công cho phòng thí nghiệm từ xa

Cho dù làm việc với một phòng thí nghiệm đặt ở nhiều nơi khác nhau, sử dụng nhân viên từ xa hay triển khai các ứng dụng di động để thực địa, điều quan trọng nhất là phải hiểu sự khác nhau giữa môi trường phòng thí nghiệm từ xa và phòng thí nghiệm vật lý. Người quản lý phải xây dựng thành công các quy trình hỗ trợ làm việc từ xa để tăng năng suất và nâng cao tinh thần làm việc nhóm.

Từ quan điểm cơ sở hạ tầng, nhân viên từ xa của bạn phải có quyền truy cập đáng tin cậy và an toàn vào dữ liệu phòng thí nghiệm mà họ truy cập hàng ngày. Điều này đồng nghĩa với việc phải có kết nối Internet tốc độ cao, để họ làm việc hiệu quả mà không bị gián đoạn. Hệ thống của bạn cũng phải an toàn, có các giao thức phù hợp để bảo vệ endpoint và các thiết bị, vì thỉnh thoảng nhân viên có thể sẽ sử dụng thiết bị cá nhân của họ.

Có thể bạn không thấy nhân viên của mình làm việc trực tiếp, nhưng vẫn phải luôn phát triển một môi trường làm việc có tinh thần đồng đội. Dù thế nào máy móc cũng không thể quản lý hoàn toàn con người, các mối quan hệ chuyên nghiệp bền vững cần được xây dựng và phát triển cho dù họ làm việc ở vị trí nào.  

Khi nhân viên của bạn cảm nhận họ là một phần không thể thiếu của nhóm, họ sẽ có nhiều động lực để tiếp tục làm việc, họ sẽ hỗ trợ nhau hơn thay vì cạnh tranh Đôi khi không có cơ hội trò chuyện với nhân viên, nhiều người quản lý có thể nghĩ rằng nhân viên làm việc từ xa đang hài lòng với công việc của họ, nhưng thực tế nhiều nhân viên sẽ cảm thấy xa lánh hoặc bị cô lập khi làm việc từ xa. Vì vậy, bạn nên ưu tiên kết nối những người làm việc từ xa lại với nhau. Các phương pháp hay nhất để thu hút nhân viên từ xa tham gia bao gồm:

  • Gặp gỡ thường xuyên các thành viên trong nhóm
  • Sử dụng các công cụ hội nghị qua video để mang lại cảm giác thân thuộc giữa các thành viên trong nhóm thay vì chỉ sử dụng email hoặc gọi điện thoại
  • Khuyến khích trò chuyện trao đổi hằng ngày, không chỉ là "chuyện công việc", để xây dựng các mối quan hệ cá nhân

Đừng chỉ dựa vào các bảng điều khiển kỹ thuật số và dữ liệu để quản lý nhóm của bạn, đặc biệt nếu họ ở xa. Có thể bạn chưa phải là người quản lý hoàn hảo, nhưng ít nhất bạn phải luôn tìm phương án xây dựng và phát triển đội nhóm của bạn.

Có nhiều lợi ích khi áp dụng phương án làm việc từ xa cho phòng thí nghiệm của bạn, có thể hữu ích trong việc đánh giá dữ liệu từ xa, sử dụng nhân viên ở nhiều địa điểm hay sử dụng kết hợp công tác thực địa tại chỗ và di động, việc sử dụng giải pháp LIMS linh hoạt sẽ trở thành một yếu tố quan trọng để duy trì phòng thí nghiệm của bạn làm việc hiệu quả và suôn sẻ.

New call-to-action

Topics: LIMS

Featured

 

 

LabWare LIMS is a leader in LIMS on G2 

Users love LabWare LIMS on G2

New call-to-action