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Comprando un Sistema Informático LIMS: Quienes Deben Participar en la Decisión

23-mar-2021 7:15:00

Purchasing a LIMS Software System - Stakeholders

Integrar tecnología al laboratorio no es decisión de una sola persona. Los interesados clave poseen diferentes perspectivas en términos de lo que requieren de la tecnología dependiendo de sus necesidades particulares. Incluso en un pequeño laboratorio, muchas personas son impactadas con la implementación del Sistema de Gestión para el laboratorio (LIMS). Omitir a los involucrados claves durante el proceso de compra generará conflictos, confusión y batallas internas que fácilmente se evitarían asegurando la compra de la tecnología adecuada. 

Personas Claves a Incluir Cuando Compramos un LIMS

Es importante reconocer las distintas perspectivas de todos los niveles de la compañía cuando consideramos adquirir un LIMS. Debemos incluir a quienes usarán el sistema, así como a los que nos otorgan el presupuesto, TI y alta dirección. De no hacerlo, generaría una alta resistencia con los involucrados relevantes, por lo que es de vital importancia identificar quien debería estar involucrado en el proceso de compra. 

Altos Directivos/Ejecutivos

No tiene sentido iniciar el proceso de compra sin antes establecer la necesidad, además del visto bueno de la jefatura para continuar con el proceso. Usualmente se comienza identificando la necesidad de LIMS para mejorar la eficiencia o también como resultado de la retroalimentación por ejemplo en una auditoria. La alta dirección tomará la decisión en miras de atender los retos o problemas con el objetivo de resolver directamente el cumplimiento normativo continuo y/o mejorar la eficiencia. 

Si la alta dirección está dispuesta a utilizar un producto estándar, comprando una solución LIMS les ayudará a abordar estos problemas de forma rápida y directa. El resultado de la instalación del software LIMS identifica inmediatamente dónde hay punto de mejora con respecto a la eficiencia, el cumplimiento y el control— significando que los beneficios obtenidos superarán por completo el costo de compra e implementación.

Responsables del Presupuesto

Siempre se aconseja a la alta dirección y ejecutivos incluir a los responsables del presupuesto en estas discusiones preliminares. Su opinión es especialmente importante para obtener su aceptación por adelantado con el fin de evitar la resistencia a futuro. Los responsables de presupuestos pueden estar separados de los directivos superiores y ejecutivos, siendo fundamental garantizar la financiación disponible para una solución LIMS una vez que se haya consultado a todos los interesados. No tiene sentido seguir el proceso de compra para ser bloqueados al último minuto al llegar con los responsables del presupuesto.

Una de las preguntas claves que los responsables del presupuesto harán es saber si la inversión de LIMS es un gasto operacional o un gasto de capital. Analizarán la diferencia entre pagar una tarifa de suscripción mensual (gasto operativo) por un sistema basado en servicios o pagar un único costo inicial a perpetuidad sabiendo que hay más control y opciones entorno a la configuración personalizada (gasto de capital). Predecir es muy importante para quienes realizan los presupuestos para poder establecer una correcta planeación de gastos y por ejemplo tomar la opción de implementar el proyecto LIMS en fases, a su vez garantizando que el sistema se mantenga validado y con mantenimiento constante del hardware y software. Conocer de antemano los costos fijos que se tendrán es clave para garantizar la correcta operatividad del software en el largo plazo y que se tengan las actualizaciones correspondientes para que el software siempre permanezca vigente de acuerdo a los requerimientos de la industria y regulatorios.

Gerente de Laboratorio

Es de vital importancia durante la evaluación involucrar al Gerente del Laboratorio, debido que son los principales interesados en LIMS dado que controlará las actividades diarias del laboratorio. LIMS provee al Gerente del Laboratorio reportes de datos, KPI, asignaciones de Trabajo, lo que hace fácil el manejo y monitoreo de las actividades del laboratorio.

Al tomar esta decisión, es importante que el deseo de monitorear los KPI y los controles no venga a expensas de la eficiencia en el laboratorio. La implementación de cualquier proceso nuevo a nivel de banco de datos debe facilitar el trabajo de los analistas, no dificultarlo. Idealmente, los KPI y los controles deben basarse en datos capturados naturalmente en el LIMS durante los procesos del laboratorio en lugar de obligar a los analistas a ingresar datos adicionales o realizar pasos adicionales solo para generar una métrica específica. Por eso es importante trabajar con un proveedor que comprenda a la perfección cómo funciona un laboratorio moderno y las responsabilidades de cada miembro.

Dado que la mayoría de las soluciones LIMS recaban grandes cantidades de datos con respecto al seguimiento y control de las muestras, es el Gerente de Laboratorio quien toma la decisión en el proceso de evaluación de compra. No obstante, debe involucrar la opinión conjunta y comentarios de los usuarios finales del LIMS, quienes lo emplearan todos los días. También necesitan el apoyo de los responsables del presupuesto y la alta dirección si deciden optar por un LIMS.

Es importante entender que las necesidades de un entorno de laboratorio remoto difieren de las de un laboratorio físico. Los entornos remotos implican que los procesos del laboratorio se realizan en múltiples ubicaciones. Con científicos trabajando en diferentes ubicaciones geográficas, el Gerente de Laboratorio debe asegurarse de que la solución LIMS satisface a un laboratorio de múltiples ubicaciones, empleando trabajadores remotos o implementando aplicaciones móviles para realizar trabajo de campo. Los Gerentes de Laboratorio también apoyan el trabajo remoto mediante el uso de sistemas con arquitectura en la nube, con características de seguridad suficientes para entornos regulados.

Guia integral para entender LIMS

Gerente de TI


Cualquier decisión de software debe involucrar al Gerente o departamento de TI; a veces, la selección del sistema está dirigida por el Gerente de TI que representa las necesidades de la Alta Dirección y los Gerentes de Laboratorio. El gerente de TI tendrá especificaciones requeridas para cualquier sistema, ya que serán necesarias para respaldar el proceso de implementación y brindar soporte continuo si es necesario. Desde su perspectiva, están más interesados en controlar los costos de mantenimiento, ya sea que los datos se mantengan en las instalaciones (en sitio) o en la nube. Los aspectos de seguridad del sistema y datos son de vital importancia para el departamento.

Los costos internos continuos de TI para cualquier software a menudo se pasan por alto desde una perspectiva operativa comercial, pero son componentes claves en el proceso de toma de decisiones. El costo total para la organización incluye el costo de servidores, del personal para mantener los servidores y aplicaciones, el costo de seguridad y el costo del mantenimiento de la red. Estos factores son igualmente importantes a la hora de tomar la decisión entre elegir un servicio de suscripción basada en nube o una implementación en el servidor local.

Con un sistema LIMS basado en la nube o en servidor, LIMS rastrea muestras y almacena e informa datos, con su respectivo backup, lo que reduce el riesgo, crea oportunidades para el negocio y ofrece flexibilidad para los empleados.

Gerente de Aseguramiento/Control de Calidad

La implementación de la solución LIMS afecta el cumplimiento normativo dentro de una organización, siendo crítico involucrar al Gerente de Control de Calidad en el proceso de toma de decisiones.

Sus preocupaciones involucran la precisión y eficiencia de la liberación de lotes desde una perspectiva de calidad, así como el seguimiento y la tendencia de las investigaciones asociadas con resultados fuera de especificaciones. Los miembros de aseguramiento de la calidad querrán que el sistema implementado sea probado, validado y contenga funciones para resaltar fácilmente los datos atípicos, así como monitoreo de las acciones correctivas.

Analistas

Los analistas juegan un papel importante en el proceso de toma de decisiones, ya que los muestreadores necesitan un sistema que esté activo en el punto en el que toman la muestra, proporcionándoles formas fáciles de etiquetar, rastrear y enviar muestras para su análisis.

Los analistas son científicos de nivel del laboratorio que utilizarán la solución LIMS para procesar muestras y sus necesidades deben considerarse al decidir si la solución LIMS las satisface. Para ellos, LIMS es su caballo de batalla, dado que utilizan el sistema a diario para realizar su trabajo. Por ello, asegúrate de que participen analistas experimentados para evaluar la solución LIMS y satisfacer sus necesidades de operaciones diarias.

Analistas de Estabilidades

Los analistas de estabilidad administran muestras de estudios de estabilidad, controlan inventarios de muestras de proyectos entrantes, establecen estudios de estabilidad, etiquetan muestras, las colocan en cámaras, verifican la ubicación de las muestras, el etiquetado y el conteo de contenedores. Ellos entienden los procesos que deben ser respaldados en el flujo de trabajo de LIMS y deben participar como personas influyentes en la decisión de compra de LIMS.

Gerentes de Monitoreo Medioambietal/Microbiología

Los gerentes de monitoreo medioambiental supervisan la ejecución de programas de monitoreo ambiental y protocolos de monitoreo ambiental por batch. Esta posición conlleva a verificar que se cuente con la tecnología de software adecuada para brindar supervisión, monitoreo y cumplimiento de manera integral a todas las áreas requeridas. Ellos son confiables para asesorar a las Gerencias en dichas áreas, dado que entienden los procesos que deben integrarse en los flujos de trabajo de LIMS y deben incluirse como influenciadores en la compra de LIMS.

Administradores del Sistema

La función principal del administrador del sistema es manejar los datos maestros en el sistema, agregar cuentas de usuario o incorporar nuevos instrumentos en el sistema. Según el tamaño de la organización, esta puede ser una persona independiente, un científico que tiene un rol secundario, alguien en sistemas / TI que interviene para realizar tareas de administración de sistemas, o puede hacerlo alguien del lado del proveedor de LIMS. Dependiendo del nivel de conocimiento del administrador del sistema, puede que sea o no un actor clave en el proceso de toma de decisiones.

Clientes del laboratorio/ Cliente de Datos

Es importante entender los requisitos de los clientes y lo que esperan del laboratorio para satisfacer esas necesidades con el LIMS. Asegúrate que los resultados presentados sean los adecuados para tus clientes. El LIMS seleccionado debe respaldar las necesidades de datos de clientes junto con las necesidades de consumo de datos secundarios.

Avanzando con la Compra de LIMS

Ahora que comprendes mejor quién debe participar en el proceso de compra de la solución de software LIMS, te recomendamos reunirte con las partes involucradas relevantes desde el inicio con el fin de entender a profundidad sus necesidades específicas con LIMS. Cuando reúnas la información necesaria de cada grupo involucrado, da a conocer sus recomendaciones a todos y pídeles sus comentarios/ opiniones. 

Cuando hayas identificado los requerimientos clave prepara la propuesta para proveedores LIMS incluyendo las especificaciones solicitadas por los involucrados. 

Cuando hayas reducido la lista de posibles soluciones LIMS, invita a los usuarios finales clave a las demostraciones de las soluciones, incluyendo analistas, a control de Calidad, Gerentes de monitoreo medioambiental, microbiólogos e TI – brindándoles la oportunidad de hacer preguntar durante la demostración. Posteriormente, reúne a las partes involucradas para comparar los requerimientos dado con la solución LIMS ofertada y determina si la solución estandarizada cumplirá con dichos requerimientos del laboratorio o si la implementación requerirá una mayor personalización.

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Topics: LIMS

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