Integrar a tecnologia no laboratório nunca é uma decisão de uma só pessoa. Os principais interessados têm perspectivas diferentes em termos do que precisam da tecnologia, dependendo de suas necessidades individuais. Mesmo dentro de um pequeno laboratório, muitas pessoas são impactadas pela implementação de um sistema de gerenciamento de laboratório (LIMS).
Omitir qualquer um desses stakeholders do processo de compra levará a conflitos, confusão e batalhas internas que podem ser facilmente evitadas garantindo a compra e implementação da tecnologia certa para você.
Stakeholders a Serem Incluídos no Processo de Compra de um LIMS
Ao considerar quem precisa estar envolvido na decisão de implementar uma solução LIMS, é importante reconhecer as diferentes perspectivas de todos os níveis da organização. Você precisa incluir aqueles que usarão o sistema, bem como aqueles que fornecem o orçamento para investimento, a TI e a alta direção. Sem incluir todas as partes interessadas relevantes, você pode encontrar resistência, tornando extremamente importante identificar quem deve estar envolvido no processo de compra.
Gestão Sênior / Executiva
Não há sentido em seguir a rota de compra se você não estabelecer a necessidade e não tiver autoridade para seguir em frente. O processo geralmente começa identificando a necessidade de um LIMS para melhorar a eficiência ou como resultado do feedback daqueles na linha de frente. A alta direção tomará a decisão sobre como lidar com esses problemas e desafios com o objetivo de resolver quaisquer questões diretamente relacionadas com a conformidade contínua e / ou melhoria da eficiência.
Se a gestão superior estiver aberta para usar um produto pronto para uso, a compra de uma solução LIMS os ajudará a resolver esses problemas de forma rápida e direta. O resultado da instalação do software LIMS identifica imediatamente onde há espaço para melhorias em relação à eficiência, conformidade e controle - significando que os benefícios obtidos compensarão completamente o custo de compra e implementação.
Responsáveis pelo Orçamento
É sempre aconselhável que as gerências sênior e executiva incluam os responsáveis pelo orçamento nessas discussões preliminares. A opinião deles é especialmente importante para obter sua adesão antecipada, com o objetivo de que você não encontre resistência no futuro. Os responsáveis pelo orçamento podem ser colaboradores segregados das gerências sênior e executiva, portanto, é fundamental garantir que haja financiamento disponível para uma solução LIMS, uma vez que todas as partes interessadas tenham sido consultadas. Não faz sentido seguir o processo de compra para ser bloqueado pelos responsáveis pelo orçamento no último minuto.
Uma das principais questões que os responsáveis pelo orçamento querem que seja respondida é a comparação de tornar o LIMS uma despesa operacional ou um investimento de bens de capital. Eles irão analisar a diferença de pagar uma taxa de assinatura mensal (despesa operacional) em um sistema baseado em serviço ou pagar um grande custo inicial, sabendo ter mais controle e opções em torno da configuração personalizada (despesa de capital). A previsibilidade é importante para quem está fazendo orçamentos, onde é muito provável que eles favoreçam os custos conhecidos de um modelo de assinatura em vez de assumir o risco de configuração, validação e manutenção contínua de hardware e software. Saber antecipadamente os custos fixos mensais com um serviço de assinatura é sempre mais atrativo em comparação com os custos de manutenção contínuos desconhecidos após o desembolso inicial de capital.
Gerente do Laboratório
É muito importante envolver o gerente do laboratório no processo de avaliação, uma vez que este tem um interesse pessoal nesta decisão, pois uma solução de software LIMS controlará as operações do dia-a-dia em seu laboratório. O LIMS fornece ao gerente do laboratório relatórios de dados e KPIs, atribuições de trabalho e gerenciamento de carga de trabalho, tornando mais fácil gerenciar e monitorar as operações do laboratório.
É importante, ao tomar essa decisão, que o desejo de monitorar KPIs e controles não prejudique a eficiência do laboratório. A implementação de quaisquer novos processos ao nível de bancada deve tornar o trabalho dos cientistas mais fácil, não mais difícil. Idealmente, KPIs e controles devem ser baseados em dados capturados naturalmente no LIMS durante os processos de laboratório, em vez de forçar os cientistas a inserir dados adicionais ou executar etapas adicionais apenas para gerar uma métrica específica. É por isso que é importante trabalhar com um fornecedor que entende os desafios de um laboratório moderno e também conhece a operação e as responsabilidades de cada membro.
Como a maioria das soluções LIMS coleta grandes quantidades de dados sobre o rastreamento e controle do movimento da amostra, o gerente do laboratório costuma ser o alvo do processo de avaliação do fornecedor. No entanto, eles não devem ser envolvidos isoladamente, sem a adesão e feedback de outros usuários finais que usam o LIMS todos os dias. Eles também precisam do apoio dos responsáveis pelo orçamento e da alta direção para se decidirem usar o LIMS.
É importante entender que as necessidades de um ambiente de laboratório remoto diferem de um laboratório físico. Os ambientes remotos podem envolver a ocorrência de processos de laboratório em vários locais. Com cientistas trabalhando em diferentes localizações geográficas, um gerente de laboratório precisa garantir que uma solução LIMS pode também atender a um laboratório multilocal, contando com colaboradores remotos ou implementando aplicativos móveis para conduzir o trabalho de campo. Os gerentes de laboratório também apoiam o trabalho remoto, tornando uma solução em nuvem a opção preferida para se obter segurança adicional.
Gerente de TI
Quaisquer decisões de software também devem envolver seu gerente ou departamento de TI; às vezes, a seleção do sistema é conduzida por um gerente de TI que representa as necessidades da alta direção e dos gerentes de laboratório. O gerente de TI terá as especificações necessárias para todos os sistemas da organização, pois eles serão necessários para apoiar o processo de implementação e fornecer suporte contínuo, se necessário. Na perspectiva desse grupo, eles estão mais interessados em controlar os custos de manutenção, quer os dados sejam mantidos em servidor local ou na nuvem. De vital importância para esse grupo de stakeholder são os aspectos de segurança contínuos do sistema e também dos dados.
Os custos internos contínuos de TI para qualquer solução de software são frequentemente negligenciados de uma perspectiva operacional de negócios, mas são um componente chave no processo de tomada de decisão. O custo global para a organização inclui o custo dos servidores, pessoal para manter os servidores e aplicações, o custo da segurança e o custo da manutenção da rede. Esses fatores são igualmente importantes ao tomar a decisão de escolher um serviço de assinatura gerenciado na nuvem em vez de uma implantação hospedada em servidor próprio.
Com um sistema LIMS na nuvem, o LIMS pode rastrear amostras, armazenar e reportar dados da nuvem, o que reduz o risco, cria oportunidades para o negócio, e oferece flexibilidade para os colaboradores.
Gerente da Garantia de Qualidade/Controle de Qualidade
A implementação de uma solução de software LIMS afeta a conformidade contínua dentro de uma organização, portanto, é fundamental envolver também o gerente de controle de qualidade no processo de tomada de decisão.
As preocupações desse grupo de stakeholders envolvem a precisão e a eficiência da liberação do lote de uma perspectiva de qualidade, bem como do rastreamento e das tendências de investigações associadas a resultados inesperados. Os membros da equipe de garantia de qualidade terão interesse em saber se o sistema implementado foi testado e validado de forma adequada e se contém funções para destacar facilmente dados atípicos e monitorar ações para correção adequada.
Cientistas
Os cientistas também desempenham um papel importante no processo de tomada de decisão, pois os analistas precisam de um sistema que esteja ativo no momento em que eles estão coletando a amostra, e que também lhes forneça maneiras fáceis de rotular, rastrear e enviar amostras para teste.
Os analistas são cientistas que atuam nas bancadas dos laboratórios e que usarão uma solução LIMS para processar amostras, sendo assim suas expectativas devem ser consideradas ao decidir se uma solução LIMS atende às necessidades do laboratório. Para essas pessoas, o LIMS é quem faz automaticamente o trabalho mais burocrático, permitindo que eles foquem seu trabalho diário no que realmente importa. Por causa disso, esteja seguro de que os cientistas experientes sejam trazidos para avaliar uma solução LIMS e ver se ela atenderá às necessidades das operações do dia-a-dia.
Cientistas de Estudos de Estabilidade
Cientistas de estabilidade administram amostras do estudo de estabilidade, do inventário de amostras de projetos recebidos, configuram os estudos, etiquetam as amostras, são responsáveis por colocar e também por verificar se as amostras foram inseridas nas câmaras, realizam a rotulagem e as contagens dos recipientes. Esses membros do laboratório entendem os processos que precisam ser apoiados no fluxo de trabalho do LIMS e também devem estar envolvidos como influenciadores na decisão de compra do LIMS.
Gerente de Monitoramento Ambiental e Microbiologistas
Os gerentes de monitoramento ambiental supervisionam a execução de programas de monitoramento ambiental e protocolos de monitoramento ambiental em relação aos lotes. Nesta função o profissional está envolvido na verificação de que a tecnologia de software certa está em vigor para fornecer supervisão, monitoramento e conformidade em todas as áreas necessárias. Essas pessoas são as mais adequadas para aconselhar a administração nessas áreas. Eles entendem os processos que precisam ser integrados aos fluxos de trabalho do LIMS e devem ser incluídos como prováveis influenciadores na compra do LIMS.
Administradores de Sistema
A função principal de um Administrador de Sistema é gerenciar os dados mestre no sistema, adicionar contas de usuários ou colocar novos instrumentos no sistema. Dependendo do tamanho da organização, pode ser um profissional autônomo, um cientista que tem uma função secundária, alguém em sistemas / TI que intervém para executar tarefas de administração de sistemas ou pode ser feito por alguém do próprio fornecedor do LIMS. Dependendo do nível de conhecimento do administrador do sistema, ele pode ou não ser um dos principais interessados no processo de tomada de decisão.
Clientes de Laboratório/Consumidores dos Dados
É importante entender os requisitos de seus clientes e o que eles esperam de seu laboratório para que você possa atender às necessidades deles com o seu LIMS. Você, com certeza, deseja garantir que os resultados apropriados sejam apresentados aos seus clientes. O LIMS escolhido deve oferecer suporte às necessidades de dados de seus clientes, juntamente com as necessidades de consumo de dados secundários.
Avançando com a Compra de um LIMS
Agora que você tem uma compreensão maior de quem precisa estar envolvido no processo de compra de uma solução LIMS, é recomendável que você se reúna com as partes interessadas relevantes no início para obter uma compreensão mais aprofundada de suas necessidades específicas para o software LIMS. Depois de reunir as informações necessárias de cada grupo de stakeholders, torne suas recomendações conhecidas para todas as outras partes interessadas, solicitando também seus comentários.
Depois de identificar os principais requisitos, prepare uma solicitação de proposta para fornecedores de LIMS que inclua os interesses dos seus stakeholders. Sabendo que você tem o apoio da alta direção e a aprovação financeira preliminar, é hora de convidar os fornecedores para fazer demonstrações de suas soluções. Você pode incluir seus principais stakeholders, quando apropriado, nas conversas à medida que avança no processo.
Quando tiver restringido as soluções de interesse, você pode convidar os principais usuários finais do seu laboratório para as demonstrações da solução, incluindo cientistas, gerentes de qualidade, gerentes de monitoramento ambiental, microbiologistas e pessoal de TI – desta forma, oferecendo a oportunidade de fazer perguntas durante a demonstração. Em seguida, reúna os stakeholders para comparar os requisitos internos com a solução LIMS pronta para uso oferecida e determinar se a solução padronizada atenderá aos requisitos do laboratório ou se a implementação requer personalização adicional.
