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Il est important de comprendre les avantages de la mise en œuvre d'un LIMS et aussi la manière dont il améliore les performances et l'efficacité d'un laboratoire. En automatisant les bonnes pratiques d’un laboratoire et en introduisant une gestion contrôlée des échantillons et des données, les laboratoires peuvent ainsi libérer du temps et des ressources tout en améliorant les contrôles de qualité et aussi mesurer correctement leurs performances.
Le modèle SaaS (Software-as-a-Service) d'une solution LIMS augmente encore ces avantages en y ajoutant une puissance informatique adaptée et fiable via le cloud. En plus d'offrir une sauvegarde des données, le modèle SaaS permet aussi d'étendre ou de réduire les ressources à la demande, sans subir de rupture au niveau opérationnel.
En fait, les experts citent 15 avantages fondamentaux de la mise en œuvre d'un LIMS, applicables à différents cas d'utilisation, mais ils sont tous centrés sur l'optimisation de l'efficacité et de la fiabilité de la gestion du laboratoire.
En l’espace de trente jours à peine, un LIMS SaaS peut être entièrement déployé et directement opérationnel. Avec une telle mise en œuvre, l'accent est moins mis sur la personnalisation ou la configuration que sur le renforcement des meilleures pratiques admises au niveau d’un laboratoire. Ainsi, il n'est plus nécessaire de partir de zéro, d'établir une cartographie détaillée du flux de travail, de consacrer du temps au développement personnalisé, à la validation et pour prendre en compte chaque demandes particulière du laboratoire.
Au contraire, la mise en œuvre du LIMS SaaS favorise l'adoption des meilleures pratiques. En parallèle, le temps et les coûts liés à la mise en œuvre et à l'intégration sont réduits de façon significative.
Il existe plusieurs façons d'effectuer une tâche particulière liée à un laboratoire, mais la meilleure façon d’effectuer cette tâche sera définie par des processus qui suivent les meilleures pratiques, et qui sont accompagnés de flux de travail qui conviennent à tout le monde dans le laboratoire. Les flux de travail validés et préconfigurés qui sont connus pour soutenir efficacement les laboratoires au niveau opérationnel font partie de ce que l'on attend d'un LIMS.
Par exemple, de nombreux laboratoires ont besoin de tester les lots qui garantissent le respect des BPL, des BPF et des attentes réglementaires. Il s'agit en fait de tester des échantillons pour voir si un lot peut être libéré, ce qui nécessite un suivi des lots de médicaments, de pilules, de pièces, etc. Un LIMS doit documenter les attributs et les sources des produits, surveille leur parcours et leur consommation dans le laboratoire, confirme l'achèvement des tests, tout en documentant les données générées, pour in-fine rendre compte des résultats positifs ou négatifs.
Avec une solution LIMS SaaS, vous passez moins de temps à documenter et à intégrer un flux de travail de bonnes pratiques, ainsi qu'à contrôler son respect, car les processus et le suivi des échantillons y sont intégrés. Le système ayant été conçu en tenant compte des exigences réglementaires des différents secteurs, les meilleures pratiques sont intégrées par défaut, par exemple les codes-barres et les identifiants uniques permettant de suivre chaque échantillon tout au long du processus de test.
Un système déjà validé peut permettre d'économiser jusqu'à 30 à 50 % du coût total de la mise en œuvre du système, en évitant ainsi les tests, la validation et la vérification de la conformité vis-à-vis des exigences et les processus de documentation nécessaires.
Une solution personnalisée peut sembler tentante, mais en réalité, elle oblige l'utilisateur à prendre la responsabilité de la validation, ce qui ajoute beaucoup de travail supplémentaire. Avec un LIMS SaaS comme LabWare, la validation est déjà effectuée. Les laboratoires peuvent vérifier et analyser le résumé de la validation pour s'assurer qu'il est conforme à leurs exigences réglementaires, et à partir de là, ils peuvent choisir de poursuivre cette validation ou d'ajouter des documents supplémentaires.
Le fait de s'abonner au service SaaS inclut des mises à niveau qui sont validées pour être conformes aux exigences réglementaires et aux meilleures pratiques. Au lieu de devoir vous soucier de la mise à niveau de la validation de votre système qui peut être coûteux, la validation est déjà faite et le système est également maintenu à jour avec les dernières améliorations.
Un LIMS SaaS permets de pouvoir stocker de manière fiable les informations sur le Cloud et fonctionne sans décalage ni plantage, en ne nécessitant qu'un minimum de ressources locales. En fait, l’interface utilisateur est un navigateurs Web et n'a donc pas besoin de PC puissants ou coûteux pour pouvoir fonctionner.
La possibilité de faire fonctionner le LIMS sans avoir à dépanner et à adapter constamment sa configuration permet de maintenir les coûts informatiques à un niveau bas. En cas de problème, la gestion du logiciel et du serveur est comprise dans le coût de l'abonnement SaaS.
Un LIMS SaaS offre des normes de sécurité très élevées, tant au niveau de l'application que de l'infrastructure. Sur le plan applicatif, LabWare prend en charge des fonctions de sécurité avancées telles que l'intégration d'Active Directory, le cryptage de bout en bout et les autorisations basées sur les rôles. Ces fonctions empêchent de pouvoir d'accéder aux données de laboratoire.
Un LIMS traditionnel, non-SaaS, présente des lacunes en matière de sécurité. Avec un produit traditionnel, la sécurité est entre les mains de l'entreprise qui déploie le LIMS ; elle encourt des coûts supplémentaires pour protéger ses informations contre des menaces allant des virus aux intrus. Pour tenter de compenser les coûts, ces entreprises délocalisent souvent les équipes de gestion des applications et du matériel à l'étranger ; malheureusement, cela signifie que tous les mots de passe des bases de données sont partagés avec des tierces parties et qui ont souvent un taux de rotation élevé du personnel et donc ne permet pas une surveillance efficace, ce qui peut mettre en danger la sécurité de l'ensemble des données de l'entreprise.
Le LIMS SaaS de LabWare inclut une garantie de disponibilité de 99,5 %, ce qui signifie que les différents acteurs du laboratoire ont un accès continu à la plate-forme 24 heures sur 24. La version SaaS du LIMS est conçue et optimisée pour s'adapter aux opérations de LabWare et pour optimiser l'expérience de l'utilisateur. Chaque utilisateur du laboratoire a accès sécurisé à une interface, ce qui permet aux utilisateurs qui sont autorisés à pouvoir accéder facilement aux données.
Les laboratoires fonctionnant 24 heures sur 24 attendent un niveau de disponibilité au même niveau et un support technique sans faille. LabWare SaaS LIMS dispose d'une équipe de support dédiée, disponible à tout moment pour répondre aux questions et résoudre les problèmes qui pourraient advenir. Les clients ont accès à un point de contact unique, que le problème soit lié à l'infrastructure ou à la solution, afin de garantir une résolution rapide des problèmes. De plus, une surveillance proactive est mise en œuvre afin de détecter et résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
Contrairement aux LIMS hébergés en interne, les LIMS SaaS présentent l'avantage de ne pas nécessiter de pare-feu ou de fonctionner sur un VPN. Il suffit d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe pour accéder à un LIMS SaaS.
LabWare SaaS LIMS offre en fait une solution facile à utiliser, accessible sur la plupart des navigateurs disponibles aujourd’hui sur ordinateurs ou sur des appareils mobiles. La saisie des données peut se faire via les claviers, des écrans tactiles et même pouvoir scanner directement des codes-barres.
La FDA et la MHRA ont des niveaux d’attentes vis-à-vis des réglementations et des directives de plus en plus nombreuses en matière d'intégrité des données. La manière dont les données sont collectées et rapportées par le biais des produits LabWare SaaS garantit la conformité avec les exigences réglementaires les plus récentes, y compris 21 CFR Part 11 et les dernières directives sur l'intégrité des données réglementaires recommandées par la FDA et de la MHRA.
Le fait que, après avoir été testées pour garantir leur conformité aux normes les plus strictes, les solutions LabWare sont largement utilisées dans des milliers de laboratoires réglementés et ceci au travers le monde entier, témoigne du niveau d'excellence réglementaire auquel ces solutions LabWare répondent.
Ce niveau de conformité peut permettre de répondre de façon efficace à un audit. Les données sont organisées de manière à pouvoir fournir facilement une transparence en cas d'inspection. La traçabilité de l'audit est complète et se fait de manière automatique, ce qui permet un contrôle bien plus important que n'importe quel système sur papier. Il est révolu le temps où les scientifiques devaient systématiquement parapher les modifications dans leurs carnets de notes, en les justifiant.
Lorsque les membres du laboratoire sont formés aux processus et aux bonnes pratiques, l'objectif est qu'ils doivent être efficaces et mesurables. Les processus de laboratoire sont conçus de tel façon à renforcer les bonnes pratiques, mais ils reposent toujours sur l'effort humain - et potentiellement sur l'erreur humaine. Aussi l'automatisation des flux de travail élimine cette préoccupation en garantissant que tout le suivi nécessaire est effectué et que tous les flux de travail définis dans le LIMS, favorisent l'efficacité et sont toujours respectés.
Une solution LIMS SaaS permet à tous les membres autorisés du laboratoire de pouvoir accéder facilement aux données, aux analyses et aux rapports générés par le laboratoire. Cela crée une base de données historiques, à partir de laquelle des tendances peuvent être extraites sur plusieurs lots. Qu'il s'agisse de contextualiser les résultats de laboratoire en fonction de la connaissance des conditions de stockage des échantillons ou des changements de produit, ou d'optimiser la gestion des données de laboratoire pour maintenir un référentiel de données de haute qualité, les bases de données du laboratoire offrent donc la possibilité de pouvoir prendre des décisions de façon plus rationnelle.
L'efficacité est améliorée lorsque tous les membres autorisés du laboratoire ont accès aux échantillons et aux données. Avec le LIMS, chacun peut avoir une bonne idée du volume et l'état de la charge de travail du laboratoire, et ainsi suivre les indicateurs clés de performance (ICP). Les personnes ayant la responsabilité du laboratoire ont donc la possibilité d'attribuer la charge de travail à des différents laboratoires et/ou à des individus - et de partager directement les données critiques associées à ces attributions - la délégation, le contrôle et la gestion de la charge de travail deviennent donc possibles.
Grâce aux flux de travail automatisés et à la collecte de données directement intégrée, les systèmes LIMS permettent de mesurer et contrôler le niveau d'assurance de la qualité.
Le LIMS réduit l'influence potentielle de l'erreur humaine en garantissant que les tests sont effectués correctement, que le processus approprié est suivi dans les moindres détails et que le besoin de saisie manuelle est supprimé au maximum. En automatisant les tests par rapport aux spécifications, le LIMS garantit ainsi une grande fiabilité.
De plus, les données enregistrées dans le LIMS permettent d’avoir une vue d'ensemble sur l'intégrité des échantillons, permettant ainsi d’identifier immédiatement les résultats douteux.
LabWare SaaS LIMS est le leader du secteur des solutions de gestion de laboratoire. Cette réputation est le fruit d'une de la mise à disposition de plates-formes robustes pour permettre de respecter la réglementation et de renforcer des meilleures pratiques pour optimiser le fonctionnement des laboratoires.
Compte tenu de la longévité des solutions proposées par LabWare, elles peuvent être mise en œuvre en toute sécurité et intégré aux opérations d'un laboratoire. Si une solution développée en interne peut sembler tentante et, dans certains cas, appropriée en raison des options de personnalisation et de configuration souhaitées par le laboratoire, elle présente un risque non seulement au niveau de la validation initiale, mais aussi rendre le laboratoire vulnérable aux départs de personnel, nécessitant une expertise interne pour assurer la maintenance permanente du matériel et des logiciels. Pour les petits laboratoires, lorsqu'une seule personne chargée de gérer les solutions internes est absente ou part, les opérations du laboratoire peuvent amenées à s'arrêter immédiatement en cas de problème.
Au contraire, le LIMS LabWare SaaS assure une très bonne fiabilité, et il est entièrement pris en charge et validé pour répondre aux exigences réglementaires les plus récentes.
La mise en œuvre d'un LIMS basé sur le cloud dans un laboratoire présente de nombreux avantages. Il est important de travailler avec un partenaire expérimenté et compétent qui vous aidera à pouvoir garantir que votre système répond aux meilleures pratiques de l'industrie, que son coût est adapté et qu'il est soutenu par des experts, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.
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