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¿Cuál es el Costo Total de un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio?

11-may-2021 7:45:00

What is the Total Cost of a Laboratory Information Management System - Spanish

Los eficientes y exitosos gerentes de laboratorio se dedican mayormente a las labores científicas de la industria elegida. La posibilidad de proveer productos y servicios innovadores, bien investigados a la comunidad global es sin duda gratificante y honorable. 

En el actual mercado científico altamente competitivo, es esencial que todos los entregables sean oportunos, dentro del cumplimiento regulatorio y dentro del presupuesto. Para fusionar las necesidades de rigor, salud y seguridad científica y la competencia global, la buena elección de tu Sistema de Gestión de Información de laboratorio (LIMS) es crítica.

Entender el costo total del sistema de gestión de información de laboratorio puede ser desalentador. Nosotros mostramos factores a considerar cuando se elige un LIMS que cumpla con los objetivos científicos de tu entorno de laboratorio y que también sea rentable.

Las medidas exitosas al analizar el costo total del Sistema de Gestión de la Información son: 

  • Grado de configuración: ¿Cómo afecta la capacidad de configuración al costo total?
  • Rapidez de la implementación: ¿Qué tan rápido puede ocurrir una implementación? 
  • Gastos de capital y operativos: ¿Cuál es el gasto inicial y cuáles son los gastos continuos?
  • Procesos internos y externos: ¿Cómo puede satisfacer el laboratorio a las demandas continuas internas y externas manteniéndose dentro del presupuesto?
  • Cumplimiento: ¿Cómo se pueden evitar las fallas de auditoría, cartas de advertencia y sanciones?

Para un mejor entendimiento del costo de un sistema de gestión de información de laboratorio, existen tres entornos LIMS a considerar:

  1. Auto-alojado: El sistema funciona desde una ubicación centralizada en el sitio.
  2. Plataforma-como-un-Servicio (PaaS): Los servicios de laboratorio se llevan a cabo desde un híbrido de un laboratorio central y un entorno basado en la nube.
  3. Software-como-un-Servicio(SaaS): Todos los servicios operan en un entorno basado en la nube y son accesibles desde cualquier ubicación con acceso a internet.

El sistema auto-alojado frente al servicio de plataformas varía en costos totales por la naturaleza de cada configuración del entorno. El costo de licencia inicial por un Sistema auto-alojado difiere de las plataformas basadas en la nube, en las que ofrece una suscripción anual al servicio. Las mayores actualizaciones son usualmente incluidas en las plataformas Software-como-un-servicio, y los costos por entrenamiento y soporte son diferentes también. Usar un calculador de costo total de inversión para comparar estos dos entornos puede ser valioso.

Factores en el costo total de un sistema de gestión de información de laboratorio

Infraestructura de Laboratorio

La clave de la infraestructura de un laboratorio sólido es el acceso. Los laboratorios no pueden funcionar eficientemente si no hay suficientes puntos de acceso para todos los empleados. Las computadoras portátiles, computadoras de escritorio, y tabletas tienen que estar en la ubicación adecuada donde el trabajo es realmente llevado a cabo. Si el personal debe alejarse de su lugar de trabajo cada 5 minutos, incluso los mejores y más brillantes pueden olvidar fácilmente los detalles de la documentación.

El equipo de laboratorio también se debe considerar. La ubicación de los lectores de códigos de barras y las impresoras deben estar colocados estratégicamente. Si el laboratorio está trabajando con solventes pesados, es posible que se deba comprar hardware resistente a los solventes.

Para evitar problemas de cumplimiento y errores humanos, la documentación debería ser completada en el momento que el trabajo de laboratorio está siendo realizado, con poco o ningún retraso entre tareas. Los PaaS y SaaS permiten múltiples puntos de acceso, lo que ayuda a optimizar la documentación. Un LIMS auto-alojado puede trabajar bien con un único o centralizado laboratorio, ofreciendo a su equipo el máximo control en su configuración.

Infraestructura TI (Hardware)

Auto-alojada: Proporciona al laboratorio un control total sobre la infraestructura, y cómo se configuran los servidores.

PaaS y SaaS: Necesidades TI proporcionadas por un servicio de suscripción. Los costos pueden ser relativamente manejables y predecibles en comparación con el auto-alojado.

Un acuerdo del auto-alojado para la infraestructura de TI proporciona un control total del proceso a la organización. Esto significa que la organización es responsable de los principales gastos de capital de la creación y configuración de los servidores. Adicionalmente de los gastos iniciales, se necesitará un equipo dedicado a TI con experiencia específica para mantener actualizaciones, el mantenimiento y la gestión de problemas del sistema.

Si usted no tiene un equipo interno de TI, PaaS y SaaS a menudo incluyen gestión de Ti en la suscripción, reduciendo el riesgo financiero de gestionar sus necesidades de infraestructura y permitiéndole a su equipo centrarse más en el enfoque del negocio del laboratorio. La infraestructura PaaS es escalable, lo que significa que su laboratorio puede reducir o aumentar la capacidad del servidor en función de las necesidades actuales del laboratorio. Los sistemas SaaS escalarán en el uso sin necesidad de una gestión activa de la infraestructura de TI. Tanto para PaaS como para SaaS, ya se han incorporado copias de seguridad y recuperaciones en el sistema.

Modelos de licencias

Auto-hospedados: Las licencias para software son perpetuas.

PaaS: Las licencias para softwate pertepuas o suscripción.

SaaS: Suscripción completa.

La decisión con respecto a un modelo perpetuo o de suscripción se basa en cuánto tiempo su organización desea mantener el LIMS en ejecución y cuán importantes son los costos conocidos y predecibles. Un factor importante en esta decisión es el financiero. La licencia a perpetuidad de un sistema auto-alojado es una inversión de capital, lo que le beneficia en un costo por la duración del acuerdo. Aunque inicialmente es caro, a largo plazo de puede realizar ahorro de costos inimaginable.

En PaaS, las licencias de software se logran a través de la disposición perpetua o la suscripción. Por lo general, las licencias de infraestructuras se basan en suscripciones. La personalización es posible, pero se paga según sea necesario.

Con un sistema de gestión de la información de laboratorio basado en SaaS, todas las licencias se basan en la suscripción como un gasto operativo. Un servicio completo basado en suscripciones puede significar menores costos totales si su laboratorio desea una solución menos personalizada y está dispuesto a adoptar las mejores prácticas de la industria.

Enfoque de implementación

Auto - alojadas: proceso más largo hacia la implementación con más personalizaciones individuales. 

PaaS: Un punto medio entre auto - alojada y SaaS, con capacidad de personalización. 

SaaS: A menudo, la ruta de acceso más rápida a la implementación con una solución lista para usar basada en la nube.

Si adopta un LIMS personalizado auto-alojado, su equipo determina los requisitos y asigna todos los flujos de proceso. El sistema está configurado según sus especificaciones únicas, seguida de la implementación. Tenga en cuenta que puede tomar más tiempo configurar personalizaciones individuales, validarlas y la implementar el sistema. La ventaja de un LIMS auto-alojado es que el sistema está personalizado para satisfacer sus necesidades empresariales específicas.

PaaS es el punto medio entre Auto-alojado y SaaS. Hay más oportunidades de personalización sin involucrarse demasiado en las complejidades de las necesidades de TI, lo que permite un mayor enfoque en la ciencia.  El sistema SaaS da una importancia Premium a las mejores prácticas de la industria como GMP, GLP y SOC-2. Hay muy pocas personalizaciones en un SaaS LIMS, lo que resulta en el costo más bajo de las tres opciones de configuración. Dado que los laboratorios están comprando SaaS con una configuración lista para usar, ofrece la ruta más rápida a la implementación e implementación totales. La reducción del tiempo de implementación recorta el camino para obtener ROI antes que PaaS y auto-alojado.  

Con PaaS, las actualizaciones se pueden iniciar según sea necesario para satisfacer las necesidades individuales. Con SaaS, las actualizaciones se incluyen en el costo, pero no son específicas de una organización individual. A diferencia de los entornos auto-alojado, para PaaS y SaaS, no se necesita un equipo de TI interno dedicado para realizar actualizaciones, que mantienen los gastos operativos consistentes y predecibles.  

Validación de Datos

Auto- alojado: Se necesita una validación significativa de la configuración personalizada. 

PaaS: Menor carga de validación inicial por adelantado, pero requiere validación de personalizaciones 

SaaS: Un producto fijo que utiliza las mejores prácticas de la industria para evitar una validación extensiva

Las compañías que eligen LIMS auto-alojado son responsables de validar aplicaciones que se adapten al propósito del entorno de laboratorio. Esta es la desventaja de perseguir personalizaciones individuales. 

La validación inicial es menor con PaaS porque el proveedor de software ya completo las validaciones antes de la compra. Pero para cualquier personalización adicional, las validaciones se establecen desde cero, alargando el tiempo de implementación. 

SaaS reduce drásticamente las cargas de validación. En lugar de validar el software para evaluar la aptitud para el propósito, el usuario tiene la tarea de mirar los procesos y aprender lo que el software puede soportar.  

Con SaaS LIMS, la personalización es mínima, por lo tanto, necesita muy poca o ninguna validación adicional; sus procesos se ajustan al sistema, en lugar de construir el sistema para que coincida con sus procesos. Su laboratorio sigue siendo responsable de la validación del sistema, pero puede adoptar la validación que su proveedor de LIMS ha llevado a cabo como soporte técnico.

Migración de Datos

Auto- alojado y PaaS: Considera el almacenamiento de datos en lugar de una migración total de datos de laboratorio. 

SaaS: Puede ser capaz de migrar estudios de estabilidad.  

LIMS Auto-alojado y PaaS LIMS tienen capacidades para la migración de datos. Aun así, las empresas invierten mucho tiempo y dinero en intentos fallidos. Los datos que realmente se requieren suelen ser una fracción de lo que realmente se migra. Por lo tanto, sugerimos que el usuario adquiera una comprensión profunda de las necesidades organizativas.  

Muchas organizaciones se someten a un análisis de costos para determinar el curso de acción más adecuado. En lugar de ejecutar una migración global, es posible que desee reducir progresivamente el uso de los datos antiguos; o almacenarlo en un almacén de datos.  

Por lo general, no hay migración de datos para SaaS LIMS. Sin embargo, un usuario puede migrar estudios de estabilidad o datos anteriores de sistemas heredados si pasa de un paquete de software a otro.  

Entrenamiento

Auto-alojado y PaaS: Con soluciones personalizadas, el equipo de laboratorio debe facilitar la formación por su cuenta o contratar consultores. 

SaaS: A veces la formación se puede incluir en su suscripción; el proceso es más fácil porque los procesos de trabajo están estandarizados y fuera de la caja.  

Los paquetes de entrenamiento pueden implicaran facilitar sesiones de capacitación en salas, capacitación bajo demanda o tutoría basada en la web. La capacitación efectiva requiere un amplio tiempo y recursos. Sin embargo, si la capacitación es corta, el personal mal entrenado causará estragos en un nuevo y caro LIMS. 

Recomendamos que se incluya un presupuesto específico para la formación en el costo total del sistema de gestión de la información de laboratorio. Esto conducirá a resultados positivos en el entorno y los procesos de laboratorio.  

Apoyo Posterior a la Implementación

Auto-alojado, PaaS y SaaS: Implica soporte de infraestructura de TI y soporte diario, se puede manejar internamente o subcontratar.

El uso de administradores internos es más adecuado cuando hay un gran número de usuarios locales en una ubicación. El soporte interno requiere que un miembro o equipo dedicado del equipo maneje los problemas de forma rápida y eficiente, pero permite a su equipo controlar los problemas y escalar cualquier problema según sea necesario.

Un gerente de laboratorio puede considerar la posibilidad de externalizar el equipo de soporte si el equipo de laboratorio es relativamente pequeño o si el equipo está empleado en múltiples ubicaciones físicas. Si el soporte es manejado por su proveedor u otro tercero, es importante que tengan experiencia en el sistema basado en LIMS. Al externalizar el soporte de TI, recuerde que cualquier parte externa tendrá acceso a sus datos, la propiedad intelectual de su empresa. Por lo tanto, es fundamental poder confiar en el conocimiento y la integridad de su equipo subcontratado.  

El análisis de costos del sistema de gestión de información de laboratorio puede ser complejo y abrumador. Una sólida comprensión de los diferentes enfoques LIMS y sus ventajas y desventajas asociadas es fundamental para el éxito de los laboratorios del sector científico. Además, la elección correcta puede optimizar sus procesos de laboratorio, lo que permite progresivamente a los investigadores, especialistas en salud pública y otros profesionales de la ciencia centrarse en la misión y la visión específicas de la industria de sus organizaciones.

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Topics: LIMS

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