Các nhà quản lý phòng thí nghiệm hiệu quả và thành công trước hết phải luôn tận tâm với những nỗ lực trong khoa học kỹ thuật của ngành họ đã chọn. Không còn nghi ngờ gì nữa, cơ hội được cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tiên tiến, được nghiên cứu kỹ lưỡng cho cộng đồng toàn cầu là điều vô cùng hài lòng và vinh dự.
Trong thị trường khoa học kỹ thuật cạnh tranh cao ngày nay, điều quan trọng là tất cả các sản phẩm được phân phối phải kịp thời, tuân thủ quy định và trong ngân sách. Để hợp nhất các nhu cầu về tính nghiêm ngặt của khoa học, đảm bảo sức khỏe và an toàn cũng như có thể cạnh tranh toàn cầu, việc lựa chọn hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm (LIMS) là rất cần thiết.
Việc tính toán tổng chi phí của hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm của bạn có thể gặp nhiều khó khăn. Hiểu được điều đó, chúng tôi không những cung cấp các yếu tố cần xem xét khi chọn một LIMS đáp ứng các mục tiêu khoa học kỹ thuật của môi trường phòng thí nghiệm của bạn và còn rất hợp lý về chi phí.
Các thước đo thành công khi phân tích tổng chi phí hệ thống quản lý thông tin bao gồm:
- Khả năng cấu hình: Khả năng cấu hình ảnh hưởng đến tổng chi phí như thế nào?
- Tốc độ xử lý: Tốc độ xử lý nhanh hay chậm?
- Chi phí đầu tư và hoạt động: Chi phí ban đầu và chi phí duy trì là bao nhiêu?
- Các quy trình nội bộ và bên ngoài: Làm thế nào phòng lab có thể đáp ứng các nhu cầu liên tục nội bộ và bên ngoài mà vẫn trong phạm vi ngân sách?
- Sự tuân thủ nguyên tắc: Làm thế nào để tránh được các lỗi kiểm toán, thư cảnh báo và hình phạt?
Để hiểu rõ hơn về chi phí của hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm, có ba môi trường LIMS cần xem xét:
- Tự lưu trữ (self-hosted): Hệ thống hoạt động ở văn phòng trụ sở
- Nền tảng dịch vụ (PaaS): Các dịch vụ phòng Lab được triển khai từ sự tích hợp giữa môi trường trung gian và môi trường điện toán đám mây.
- Phần mềm dạng dịch vụ (SaaS): Tất cả các dịch vụ hoạt động thông qua môi trường điện toán đám mây và có thể truy cập từ bất kỳ vị trí có mạng Internet.
Nền tảng tự lưu trữ self-hosted so với các nền tảng dịch vụ khác nhau về tổng chi phí tùy thuộc vào đặc tính của từng môi trường. Phí cấp phép (hoặc phí bản quyền) ban đầu cho một hệ thống self-hosted khác với phí của các nền tảng điện toán đám mây vì nền tảng điện toán đám mây cung cấp dịch vụ theo năm. Các nền tảng SaaS thường xuyên tự động cập nhật phần mềm, ngoài ra chi phí đào tạo và hỗ trợ cũng sẽ hợp lý hơn. Sử dụng tổng chi phí sở hữu để so sánh giữa hai môi trường sẽ có ích trong việc chọn lựa mô hình phù hợp.
Các yếu tố trong Tổng chi phí của Hệ thống Quản lý Thông tin Phòng thí nghiệm
Cơ sở hạ tầng
Self-Hosted: Thường ở văn phòng trụ sở.
PaaS và SaaS: truy cập và chia sẻ dữ liệu ở mọi nơi.
Khả năng tiếp cận là chìa khóa để quyết định cho một cơ sở hạ tầng phòng Lab vững chắc. Phòng thí nghiệm không thể hoạt động hiệu quả nếu không có đủ điểm truy cập cho tất cả nhân viên.Máy tính xách tay, máy tính bàn và máy tính bảng đều phải ở đúng những vị trí làm việc. Nếu nhân viên phải rời khỏi nơi làm việc của họ cứ mỗi 5 phút, dù ngay cả những người giỏi nhất và thông minh nhất cũng có thể dễ dàng quên các chi tiết cụ thể của hồ sơ.
Ngoài ra, cần phải xem xét thiết bị trong phòng thí nghiệm. Máy quét mã vạch, máy in phải đặt ở những nơi thuận tiện. Nếu phòng thí nghiệm có dùng các dung môi nguy hiểm, có thể cần mua phần cứng có khả năng chịu được dung môi.
Để tránh các vấn đề về tuân thủ và lỗi do con người gây ra, phải hoàn thành chứng từ ngay lúc phòng thí nghiệm đang được thực thi, không được trì hoãn hay chậm trễ. PaaS và SaaS LIMS cho phép nhiều điểm truy cập, giúp hợp lý hóa tài liệu. Một LIMS tự lưu trữ có thể hoạt động tốt dù là một phòng thí nghiệm riêng lẻ hoặc tập trung, và nhóm của bạn sẽ được giao quyền kiểm soát cài đặt.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ( phần cứng)
Self-hosted: Cung cấp cho phòng thí nghiệm toàn quyền kiểm soát đối với cơ sở hạ tầng và cách máy chủ được định cấu hình.
Paas và SaaS: Được hỗ trợ CNTT khi đăng ký dịch vụ. Chi phí của Pass và SaaS tương đối dễ quản lý và dễdự đoán hơn khi so sánh với dịch vụ tự lưu trữ self-hosted.
Sự sắp xếp cơ sở hạ tầng CNTT trong nền tảng self-hosted sẽ giao hoàn toàn quyền kiểm soát quy trình cho tổ chức. Điều này có nghĩa là tổ chức phải chịu trách nhiệm về chi phí vốn chính trong việc xây dựng và cấu hình máy chủ. Ngoài các chi phí ban đầu, bạn sẽ cần một đội ngũ IT chuyên dụng với chuyên môn cụ thể để duy trì nâng cấp, bảo trì và quản lý các vấn đề của hệ thống.
Nếu bạn không có đội ngũ IT nội bộ, PaaS và SaaS cung cấp dịch vụ quản lý IT khi đăng ký, giảm rủi ro tài chính khi quản lý nhu cầu cơ sở hạ tầng và cho phép đội ngũ của bạn tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh của phòng thí nghiệm. Cơ sở hạ tầng PaaS có thể mở rộng, nghĩa là phòng thí nghiệm của bạn có thể giảm hoặc tăng dung lượng máy chủ dựa trên nhu cầu hiện tại của phòng thí nghiệm. Hệ thống SaaS sẽ mở rộng quy mô sử dụng mà không cần đầu tư chủ động cho cơ sở hạ tầng CNTT. Đối với cả PaaS và SaaS, các bản sao lưu và khôi phục đã được tích hợp sẵn trong hệ thống.
Mô hình cấp phép
Self-hosted: Cấp phép cho phần mềm vĩnh viễn.
PaaS: Cấp phép cho phần mềm vĩnh viễn và trên cơ sở đăng ký.
SaaS: Cấp phép trên cơ sở đăng ký
Quyết định liên quan đến mô hình đăng ký hoặc vĩnh viễn phải dựa trên thời gian mà tổ chức của bạn muốn duy trì LIMS và mức độ quan trọng của các chi phí ước tính. Yếu tố chính trong quyết định này là điều kiện tài chính. Việc cấp phép vĩnh viễn cho một thỏa thuận tự lưu trữ đồng nghĩa với bạn bạn phải đầu tư một khoản vốn nhất định trong thời gian dài của thỏa thuận. Mặc dù ban đầu có vẻ hơi tốn kém, nhưng thỏa thuận dài hạn này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí.
Đối với PaaS, khách hàng có thể nhận cấp phép phần mềm vĩnh viễn hoặc trên cơ sở đăng ký. Cấp phép cơ sở hạ tầng thường dựa trên đăng ký. Việc cấp phép có thể tùy chỉnh dựa trên cơ sở chi trả của khách hàng.
Với hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm dựa trên SaaS, tất cả việc cấp phép đều dựa trên cơ sở đăng ký như một khoản chi phí hoạt động. Vì vậy, nếu phòng Lab của bạn cần một giải pháp ít tùy chỉnh hơn và sẵn sàng áp dụng phương pháp tốt nhất trong ngành thì sẽ tốn ít chi phí hơn.
Phương pháp triển khai
Self-hosted: quá trình triển khai lâu hơn với nhiều tùy chỉnh riêng lẻ
PaaS: Nền tảng trung gian giữa SaaS và Self-hosted, có thể tùy chỉnh.
SaaS: Triển khai nhanh nhất với các giải pháp đột phá dựa trên đám mây
Nếu LIMS sử dụng ứng dụng tự lưu trữ Self-hosted, đội ngũ của bạn cần phải xác định được các yêu cầu và thiết kế tất cả các quy trình. Hệ thống được định cấu hình và triển khai theo các thông số kỹ thuật riêng của bạn. Tuy nhiên việc tự điều chỉnh, xác thực và triển khai hệ thống có thể mất nhiều thời gian hơn. Ưu điểm của LIMS tự lưu trữ là bạn có thể tự điều chỉnh hệ thống phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.
Giải pháp PaaS là trung gian giữa tự lưu trữ và SaaS, dễ điều chỉnh mà không liên quan quá nhiều vào các nhu cầu CNTT phức tạp, do đó cho phép tập trung nhiều hơn vào khoa học.
Điện toán đám mây SaaS tập trung vào các tiêu chuẩn tốt nhất trong ngành như GMP, GLP và SOC-2. Có rất ít tùy chỉnh trong một LIMS SaaS, vì vậy mà ít tốn chi phí nhất so với PaaS và Self-hosted. Với cấu hình sẵn có, SaaS sẽ cung cấp cho các phòng Lab một lộ trình nhanh nhất để thực hiện và triển khai toàn bộ. Việc giảm thời gian triển khai sẽ mở đường cho thu lại tỷ suất hoàn vốn ROI nhanh hơn so với PaaS và Self-hosted.
Đối với PaaS, các bản nâng cấp vẫn có thể được khởi tạo khi cần thiết để đáp ứng mọi nhu cầu khác nhau và đã bao gồm trong chi phí chi trả nhưng không cụ thể cho mỗi tổ chức đơn vị. Không giống như các môi trường self-hosted, PaaS và SaaS không cần một nhóm CNTT nội bộ chuyên dụng để thực hiện nâng cấp, điều này sẽ giúp giữ cho chi phí hoạt động ổn định và có thể dự phòng.
Kiểm tra xác thực dữ liệu
Self-hosted: Cần phải xác thực cụ thể thiết lập tùy chỉnh cần thiết.
PaaS: việc xác thực ban đầu không quá nghiêm ngặt, nhưng phải xác thực các tùy chỉnh.
SaaS: Một sản phẩm cố định sử dụng các thông lệ tốt nhất trong ngành để tránh xác thực mở rộng.
Các tổ chức chọn LIMS self-hosted có thể tùy chỉnh sẽ chịu trách nhiệm xác thực các ứng dụng phù hợp với mục đích của từng môi trường phòng thí nghiệm cụ thể. Đây là nhược điểm khi sử dụng chức năng tùy chỉnh riêng lẻ.
Đối với PaaS, chi phí xác thực ban đầu thấp hơn vì nhà cung cấp phần mềm đã hoàn thành xác thực trước khi mua bán. Nhưng đối với bất kỳ tùy chỉnh nào, việc xác thực luôn được thiết lập từ đầu. Điều này có thể kéo dài thời gian triển khai các ứng dụng chạy.
Việc xác thực trên SaaS được thực hiện dễ dàng hơn. Thay vì xác thực phần mềm để đánh giá mức độ phù hợp với mục đích, người dùng có nhiệm vụ xem xét các quy trình và tìm hiểu những gì phần mềm có thể hỗ trợ.
LIMS SaaS có rất ít sự tùy chỉnh, do đó hầu như không cần xác nhận bổ sung; các quy trình của bạn phù hợp với hệ thống thay vì xây dựng hệ thống để phù hợp với các quy trình của bạn. Phòng thí nghiệm của bạn vẫn chịu trách nhiệm về việc xác thực hệ thống, nhưng bạn có thể chấp nhận việc xác nhận mà nhà cung cấp LIMS đã tiến hành với tư cách là bộ phận hỗ trợ cho họ.
Chuyển đổi dữ liệu
Self-hosted và PaaS: Cân nhắc việc lưu trữ dữ liệu thay vì di chuyển toàn bộ dữ liệu phòng thí nghiệm.
SaaS: Có thể di chuyển các nghiên cứu về độ ổn định.
LIMS Self-hosted và PaaS có thể di chuyển dữ liệu. Mặc dù vậy, các công ty đã thực hiện không thành công và còn tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc. Dữ liệu thực sự được yêu cầu thường là một phần nhỏ của dữ liệu thực sự được di chuyển. Do đó, người dùng nên nắm bắt cụ thể nhu cầu của tổ chức.
Nhiều tổ chức phải phân tích chi phí để xác định hướng thực hiện thích hợp nhất. Thay vì thực hiện di chuyển hàng loạt, tổ chức có thể giảm dần việc sử dụng dữ liệu cũ; hoặc lưu trữ nó trong một kho dữ liệu.
Nhìn chung, không có sự chuyển đổi dữ liệu nào đối với LIMS SaaS. Tuy nhiên, người dùng có thể di chuyển các nghiên cứu về độ ổn định hoặc dữ liệu trước đó từ các hệ thống cũ khi đổi gói phần mềm.
Đào tạo
Self-hosted và PaaS: Với các giải pháp tùy chỉnh, đội ngũ phòng thí nghiệm nên tự đào tạo hoặc thuê chuyên gia tư vấn.
SaaS: Thường thì đăng ký đã bao gồm đào tạo; quá trình này dễ dàng hơn vì các quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa và vượt trội.
Các gói đào tạo có thể bao gồm việc hỗ trợ các buổi đào tạo trong lớp, đào tạo theo yêu cầu hoặc dạy kèm trên web. Để đào tạo hiệu quả, cần nhiều thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, việc đào tạo không hiệu quả có thể làm hỏng cả một LIMS mới, đắt tiền.
Tổng chi phí hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm nên bao gồm cả ngân sách cụ thể dành cho đào tạo. Điều này sẽ mang lại kết quả tích cực cho môi trường các quy trình phòng thí nghiệm.
Hỗ trợ sau khi triển khai
Self-hosted, PaaS và SaaS: Đều nhận được sự hỗ trợ cơ sở hạ tầng CNTT và hỗ trợ hàng ngày, có thể được xử lý nội bộ hoặc thuê ngoài.
Việc sử dụng quản trị viên nội bộ là thích hợp nhất khi có một số lượng lớn người dùng cục bộ tại một vị trí. Hỗ trợ nội bộ cần có một thành viên hoặc đội ngũ chuyên trách xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời cho phép đội nhóm của bạn kiểm soát các vấn đề và báo cáo bất kỳ vấn đề nào nếu cần.
Quản lý phòng thí nghiệm có thể muốn xem xét việc thuê nhóm hỗ trợ bên ngoài nếu nhóm phòng thí nghiệm tương đối nhỏ hoặc nếu nhóm được tuyển dụng ở nhiều địa điểm khác nhau. Nếu hỗ trợ được xử lý bởi nhà cung cấp hoặc một bên thứ ba khác, điều quan trọng là họ phải có chuyên môn về hệ thống dựa trên LIMS. Khi thuê hỗ trợ CNTT bên ngoài, cần nhớ rằng bất kỳ ai cũng sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu và tài sản trí tuệ của công ty bạn. Do đó, điều quan trọng là sự tin tưởng vào kiến thức và tính chính trực của đội ngũ bạn thuê ngoài.
Phân tích chi phí của hệ thống quản lý thông tin trong phòng thí nghiệm có thể rất phức tạp. Sự hiểu biết vững chắc về các phương pháp tiếp cận LIMS khác nhau và những ưu, nhược điểm liên quan là rất quan trọng đối với sự thành công của các phòng thí nghiệm ngành khoa học. Ngoài ra, sự lựa chọn phù hợp nâng cao năng suất quy trình phòng thí nghiệm của bạn, điều này dần dần cho phép các nhà nghiên cứu, chuyên gia sức khỏe cộng đồng và các chuyên gia khoa học khác tập trung vào sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức họ.
