有效和成功的实验室管理人员首先致力于他们所选行业的科学进步。为全球社会提供创新和精心研究的产品和服务的前景无疑是可喜和光荣的。在当今竞争激烈的科学市场中，所有可交付成果必须及时、合规并在预算范围内。为了融合科学严谨性、健康和安全以及全球竞争的需要，您的实验室信息管理系统（LIMS）的选择至关重要。
了解实验室信息管理系统的总成本可能会让人望而却步。我们提供了在选择LIMS时考虑的因素，以符合实验室环境的科学目标且实现投资有效。
在分析信息管理系统的总成本时，成功的衡量标准如下：
- 可组态程度：可组态性如何影响总成本？
- 实施速度：实施的速度能有多快？
- 基建费和运营支出：什么是初始支出，什么是持续支出？
- 内部和外部流程：实验室如何能在预算范围内满足持续的内部和外部需求？
- 合规性：如何能够避免审计失败、警告信和处罚？
为了更好地了解实验室信息管理系统的成本，需要考虑三种LIMS环境：
- 自托管：系统在集中的现场地点运行。
- 平台即服务（PaaS）：实验室服务采用地处中心实验室和基于云环境的混合方式进行。
- 软件即服务（SaaS）：所有服务都通过基于云的环境进行，并且可以从任何有互联网接入的地方访问。
由于各环境设置的性质不同，自托管与两种服务平台的总成本是不同的。自托管系统的初始许可费与基于云的平台每年订阅服务不同。主要升级通常包括在软件即服务平台中，培训和支持的成本也会有所不同。使用总体拥有成本计算来比较这两类环境可能很有价值。
实验室信息管理系统总成本的影响因素
实验室基础设施
自托管：通常位于集中地点。
PaaS和SaaS：在多个地点访问和共享数据。
稳固的实验室基础设施的关键是访问。如果没有足够的接入点供所有员工使用，实验室就无法高效运行。笔记本电脑、台式电脑和平板电脑都必须放在进行实际工作的适当位置。如果员工必须每5分钟离开一次他们的工作站，即使是最优秀和最聪明的人也很容易忘记文档的细节。
还必须考虑实验室配备的设备。条码阅读器和打印机必须放在方便的地方。如果实验室使用重型溶剂，则可能需要购买耐溶剂的硬件。
为了避免合规性问题和人为错误，文档应在执行实验室工作时完成，任务之间几乎没有延迟时间。PaaS和SaaS LIMS允许多个接入点，这有助于文档的合理组织。自托管LIMS在单个实验室或中央实验室都可以很好地工作，为您的团队提供对其设置的终极控制。
IT基础设施（硬件）
自托管：让实验室完全控制基础设施以及服务器的配置方式。
PaaS和SaaS： IT需要提供订阅服务。与自托管相比，成本相对易于管理和可预测。
IT基础设施的自托管方式为组织提供了对流程的完全控制。这意味着组织要负责构建和配置服务器的主要置产费用。除了初始费用外，您还需要一个具有特定专业知识的专门IT团队来进行升级、维护和管理系统问题。
如果您没有内部IT团队，PaaS和SaaS通常会在订阅中包含IT管理，从而降低管理基础设施需要的财务风险，并允许您的团队将更多的精力放在实验室的业务上。PaaS基础设施是可扩展的，意味着您的实验室可以根据实验室当前的需求减少或增加服务器容量。SaaS系统将根据使用量进行扩展，不需要对IT基础设施进行主动管理。对于PaaS和SaaS而言，备份和恢复都已经构建到系统中。
授权模型
自托管：软件许可通常是永久的。
PaaS： 软件许可永久或订阅。
SaaS：完全订阅。
关于永久模式还是订阅模式的决定取决于您的组织希望让LIMS运行多长时间，以及已知和可预测的成本有多重要。此决定的一个主要因素是财务。自托管方式的永久许可是固定资产支出，在协议期内将您锁定在一项成本中。虽然初期成本高昂，但通过长期协议，您可能会实现成本节约。
在PaaS中，软件许可通过永久约定或订阅实现。基础设施许可通常是基于订阅的。有可能定制，但它根据需要支付。
使用基于SaaS的实验室信息管理系统，所有许可都基于订阅并作为运营支出。如果您的实验室想要一个定制更少的解决方案，并且愿意采用行业最佳实践，那么完全基于订阅的服务可能意味着更低的总成本。
实施方法
自托管：更长的部署过程和更多的个性化定制。
PaaS：介于自托管和SaaS之间，具有定制能力。
SaaS：使用开箱即用、基于云的解决方案通常是最快的实施途径。
如果采用定制客户化的自托管LIMS，您的团队将确定需求并绘制所有流程图。系统按您的独特规范进行组态，然后进行实施。请记住，组态各个自定义项、验证它们，然后部署系统可能需要更长的时间。自托管LIMS的优势在于，该系统可以进行定制以满足您的具体业务需求。
PaaS介乎自托管和SaaS两者之间，只要IT需求不是过分复杂，便有更多的机会进行定制客户化，从而允许把更多的注意力放在科学上。
SaaS云计算非常重视诸如GMP、GLP和SOC-2之类的行业最佳实践。SaaS LIMS内很少有定制客户化，因此在所有三种设置选项中成本最低。由于实验室购买的是开箱即用配置的SaaS，它提供了全面实施和部署的最快途径，而实施时间的减少为获得比PaaS和自托管更快的ROI铺平了道路。
使用PaaS，升级仍然可以根据需要进行初始化，以满足个性化的需求。使用SaaS，升级包含在成本中，但并非针对某个组织。与自托管环境不同， PaaS和SaaS不需要专门的内部IT团队来执行升级，这可以保持运营费用的一致性和可预测性。
数据验证
自托管：需要对自定义设置进行工作量相当大的验证。
PaaS：前期的初始验证负担较轻，但需要对定制部分进行验证。
SaaS：一种利用行业最佳实践避免广泛验证的固定产品
选择客户化自托管LIMS的组织负责验证应用系统是否适合特定实验室环境的使用。这是追求个性化定制的缺点。
PaaS的初始验证开销较低，因为软件供应商已经在售前完成了验证。但对于任何客户化的部分，验证都要从头开始，这可能会延长实施时间。
SaaS极大地降低了验证的负担。用户的任务不是验证软件以评估其适用性，而是查看流程并了解软件可以支持什么。
使用SaaS LIMS时，定制是最少的，因此几乎不需要额外的验证：您的流程应符合系统的要求，而不是构建系统来符合您的流程。您的实验室仍然负责系统的验证，但您可以采用LIMS供应商所进行的验证作为支持。
数据迁移
自托管和PaaS：考虑数据仓库，而不是完全迁移实验室数据。
SaaS：可能迁移稳定性研究。
自托管和PaaS LIMS有数据迁移的能力。即便如此，公司还是要在失败的尝试中花费了大量的时间和金钱。实际需要的数据往往只是已迁移数据的一小部分。因此，我们建议用户对组织的需求有深入的了解。
许多组织通过成本分析来确定最合适的行动方案。与其进行一揽子迁移，不如逐步减少旧数据的使用；或者将其存储在数据仓库中。
SaaS LIMS通常不做数据迁移。然而，如果从一个软件包移动到另一个软件包，用户也许会从遗留系统中迁移稳定性研究或以前的数据。
培训
自托管和PaaS：使用客户化的解决方案，实验室团队应加强他们自己的培训或聘请顾问。
SaaS：有时培训可以包含在您的订阅中；因为工作流程是标准化且开箱即用的，这个过程更容易。
培训包可能包括建导课堂培训、按需培训或基于网络的辅导。有效的培训往往需要大量的时间和资源。然而，如果缩短培训时间，培训不足的员工可能会对新的、昂贵的LIMS造成严重破坏。
我们建议将培训的具体预算包括在实验室信息管理系统的总成本中，这将在实验室环境和过程中产生积极的结果。
实施后支持
自托管、PaaS和SaaS：涉及IT基础设施的支持和日常支持可以内部处理或外包。
当一个地方有大量本地用户时，使用内部系统管理员是最合适的。内部支持需要一个专门的团队成员或团队以便快速有效地处理问题，但允许您的团队控制问题并根据需要上报任何问题。
如果实验室团队相对较小，或者受雇的团队位于多个不同的地点，实验室经理可能希望考虑外包支持团队。如果由您的供应商或其他第三方提供支持，那么他们具有基于LIMS的系统专业知识是很重要的。当外包IT支持时，请记住任何外部方都得访问您的数据，即您公司的知识产权。因此，关键是外包团队的知识和诚信是值得信任的。
实验室信息系统成本分析可能很复杂，但又重于一切。深入了解不同的LIMS方法及其相关的优缺点对科学部门实验室的成功至关重要。此外，正确的选择可以简化您的实验室流程，使研究人员、公共卫生专家和其他科学专业人员能够逐步专注于其组织的行业特定使命和愿景。
