Gerentes de laboratório eficazes e bem-sucedidos são, em primeiro lugar, dedicados aos empreendimentos científicos na indústria a qual atuam. A perspectiva de fornecer produtos e serviços inovadores com pesquisa de ponta à comunidade global é, sem dúvida, gratificante e honrosa.
Compreender o custo total do sistema de gerenciamento de informações do seu laboratório pode ser assustador. Apresentamos neste artigo fatores a serem avaliados ao escolher um LIMS que considere os objetivos científicos do seu laboratório, mas que também respeite as questões econômicas.
As perguntas para a avaliação adequada do custo total do sistema de gestão da informação são:
- Grau de configurabilidade: Como a configurabilidade afeta o custo total?
- Velocidade de implementação: Com qual rapidez pode ocorrer a implementação?
- Despesas de capital e operacionais (CAPEX e OPEX): Qual é a despesa inicial e quais são as despesas contínuas?
- Processos internos e externos: Como o laboratório pode atender às contínuas demandas internas e externas enquanto permanece dentro do orçamento?
- Conformidade: Como podem ser evitadas falhas de auditoria, cartas de advertência e penalidades?
Para entender melhor o custo de um sistema de gerenciamento de informações de laboratório, existem três ambientes LIMS a serem considerados:
- On-Premise: O sistema funciona a partir de um local centralizado no site no próprio local do cliente
- Plataform as a Service (PaaS): Os serviços de laboratório são conduzidos a partir de uma modalidade híbrida do laboratório em uma localidade central e um ambiente externo alocado em nuvem.
- Software as a Service (SaaS): Todos os serviços operam através de um ambiente alocado na nuvem e são acessíveis a partir de qualquer local com acesso à Internet.
As plataformas On-Premise versus plataformas de serviço variam nos custos totais devido à natureza de cada configuração de ambiente. As taxas iniciais de licença de um sistema On-Premise diferem das taxas de plataformas na nuvem que oferecem uma subscrição anual do serviço. As principais atualizações estão normalmente incluídas em Software as a Service , e os custos de treinamento e suporte serão também diferentes. A utilização de uma calculadora de custo total de propriedade para comparar estes dois ambientes pode ser valiosa.
Fatores no Custo Total de um Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório
Infraestrutura do laboratório
On-Premise: Normalmente em um local centralizado.
PaaS e SaaS: Acesso e compartilhamento de dados em vários locais.
A chave para uma infraestrutura de laboratório sólida é o acesso. Os laboratórios não podem funcionar de forma eficiente se não houver pontos de acesso suficientes para todos os funcionários. Laptops, desktops e tablets devem estar nos locais apropriados onde o trabalho é realmente realizado. Se a equipe precisar se afastar de sua estação de trabalho a cada 5 minutos, até mesmo os melhores e mais brilhantes colaboradores podem facilmente esquecer os detalhes da documentação.
Equipamentos implantados em laboratório também devem ser considerados. A localização dos leitores de código de barras e impressoras deve ser convenientemente posicionada. Se o laboratório estiver trabalhando com solventes pesados, pode ser necessário adquirir hardware resistente a solventes.
Para evitar problemas de conformidade e erro humano, a documentação deve ser concluída no momento em que o trabalho do laboratório está sendo executado, com pouco ou nenhum intervalo de tempo entre as tarefas. PaaS e SaaS LIMS permitem vários pontos de acesso, o que ajuda a agilizar a documentação. Um LIMS na modalidade On-premise pode funcionar bem com um laboratório único ou centralizado, oferecendo à sua equipe o controle máximo sobre sua configuração.
Infraestrutura de TI (Hardware)
On-Premise: Dá ao laboratório controle total sobre a infraestrutura e como os servidores são configurados
PaaS e SaaS: Necessidades de TI atendidas através de um serviço por assinatura. Os custos podem ser relativamente gerenciáveis e previsíveis quando comparados aos auto-hospedados (on-premise).
A infraestrutura de TI na modalide On-premise permite controle completo do processo pela organização. Isso significa que a empresa é responsável pela maior despesa de capital de construção e configuração de servidores. Além das despesas iniciais, você precisará de uma equipe de TI dedicada com conhecimentos específicos para manter atualizações, manutenção e gerenciamento de problemas do sistema.
Se você não tem uma equipe de TI interna, PaaS e SaaS geralmente incluem gerenciamento de TI na assinatura, reduzindo o risco financeiro de gerenciar suas necessidades de infraestrutura e permitindo que sua equipe dedique mais foco aos negócios do laboratório. A infraestrutura de PaaS é escalonável, o que significa que seu laboratório pode reduzir ou aumentar a capacidade do servidor com base nas necessidades atuais do laboratório. Os sistemas SaaS serão dimensionados conforme o uso, sem a necessidade de gerenciamento ativo da infraestrutura de TI. Para PaaS e SaaS, backups e recuperações já são integrados ao sistema.
Modelos de Licenciamento
Auto-hospedado: Licenciamento de software geralmente perpétuo.
PaaS: Licenciamento de software perpétuo ou por assinatura.
SaaS: Apenas por assinatura.
A decisão sobre um modelo perpétuo ou de assinatura é baseada em quanto tempo sua organização deseja manter o LIMS funcionando e na importância dos custos conhecidos e previsíveis. Um fator importante nesta determinação é o financeiro. O licenciamento perpétuo da modalidade On-premise é uma despesa de capital, prendendo você a um custo pela duração do acordo. Embora caro no início, em um contrato de longo prazo, você pode realizar economias de custo.
Na PaaS, o licenciamento do software é obtido por meio de acordo perpétuo ou assinatura. O licenciamento de infraestrutura geralmente é baseado em assinatura. A customização é possível, mas é paga conforme a necessidade.
Com um sistema de gerenciamento de informações de laboratório baseado em SaaS, todo o licenciamento é baseado em assinatura como despesa operacional. Um serviço completo baseado em assinatura pode significar custos totais mais baixos se o seu laboratório quiser uma solução menos personalizada e estiver disposto a adotar as melhores práticas do setor.
Abordagem de Implementação
On-Premise: Processo mais demorado para implantação com mais personalizações individuais.
PaaS: Um meio-termo entre On-Premise e SaaS, com capacidade de personalização.
SaaS: Frequentemente, o caminho mais rápido para a implementação com uma solução em nuvem pronta para uso.
Se você adotar um LIMS On-premise personalizado, sua equipe determina os requisitos e mapeia todos os fluxos de processo. O sistema é configurado de acordo com suas especificações exclusivas, seguido pela implementação. Lembre-se de que pode levar mais tempo para configurar personalizações individuais, validá-las e, em seguida, implantar o sistema. A vantagem de um LIMS On-premise é que o sistema é personalizado para atender às suas necessidades comerciais específicas.
PaaS representa um meio-termo entre On-Premise e SaaS. Há mais oportunidades de customização sem se envolver demais nas complexidades das necessidades de TI, permitindo assim um foco maior na ciência.
A computação em nuvem SaaS dá grande importância às melhores práticas do setor, como BPL, BPF e SOC-2. Existem poucas personalizações em um SaaS LIMS, resultando no menor custo de todas as três opções de configuração. Como os laboratórios estão adquirindo SaaS com uma configuração pronta para uso, eles percorrem o caminho mais rápido para a implantação total. A redução no tempo de implementação abre o caminho para obter ROI mais cedo do que PaaS e por On-Premise.
Com o PaaS, as atualizações ainda podem ser inicializadas conforme necessário para atender às necessidades individuais. Com o SaaS, as atualizações estão incluídas no custo, mas não são específicas para uma organização individual. Ao contrário dos ambientes On-Premise, para PaaS e para SaaS, uma equipe de TI interna dedicada não é necessária para realizar atualizações, o que mantém as despesas operacionais consistentes e previsíveis.
Validação de dados
On-Premise: É necessária uma validação significativa da configuração personalizada.
PaaS: Menor esforço inicial para validação, mas requer a validação de personalizações.
SaaS: Um produto fixo que utiliza as melhores práticas da indústria para evitar uma validação extensiva.
As organizações que escolhem um LIMS personalizado na modalidade On-Premise são responsáveis pela validação de aplicações que se adaptam ao objetivo do ambiente particular do laboratório. Esta é a desvantagem de procurar personalizações individuais.
A sobrecarga de validação inicial é menor com PaaS porque o fornecedor do software já concluiu as validações antes da compra. Mas para quaisquer personalizações, as validações são estabelecidas do zero. Isso pode aumentar o tempo de implementação.
O SaaS reduz drasticamente as cargas de validação. Em vez de validar o software para avaliar a adequação ao propósito, o usuário tem a tarefa de observar os processos e aprender os fluxos que o software pode apoiar.
Com o SaaS LIMS, a personalização é mínima, portanto, precisando de pouca ou nenhuma validação adicional; seus processos são combinados com o sistema, ao invés de construir o sistema para combinar com seus processos. Seu laboratório ainda é responsável pela validação do sistema, mas você pode adotar a validação que seu fornecedor de LIMS realizou como suporte.
Migração de dados
On-Premise e PaaS: Considere o armazenamento de dados em vez de uma migração completa de dados do laboratório.
SaaS: Pode ser capaz de migrar os estudos de estabilidade.
As modalidades On-Premise e PaaS LIMS têm recursos para migração de dados. Mesmo assim, as empresas gastam muito tempo e dinheiro em tentativas malsucedidas. Os dados realmente necessários costumam ser uma fração do que é realmente migrado. Portanto, sugerimos que o usuário adquira uma compreensão profunda das necessidades organizacionais.
Muitas organizações são submetidas a uma análise de custos para determinar as tomadas de ações mais adequadas. Em vez de executar uma migração geral, pode-se desejar reduzir progressivamente a utilização dos dados antigos; ou armazená-los em um data warehouse.
Geralmente, não há migração de dados para SaaS LIMS. No entanto, um usuário pode migrar estudos de estabilidade ou dados anteriores de sistemas legados se mudar de um pacote de software para outro.
Treinamento
On-Premise e PaaS: Com soluções customizadas, a equipe do laboratório obtém a promoção da capacitação por auto-treinamento ou contratando consultores capacitados na solução.
SaaS: Às vezes, o treinamento pode ser incluído em sua subscrição; o processo é mais fácil porque os fluxos de trabalho são padronizados e prontos para uso.
Os pacotes de treinamento podem envolver a promoção de sessões de treinamento em sala de aula, treinamento sob demanda ou tutoria na web. Para que o treinamento seja eficaz geralmente se requer muito tempo e recursos. No entanto, se o treinamento for curto, uma equipe mal treinada pode causar estragos em um LIMS novo e caro.
Recomendamos que um orçamento específico para treinamento seja incluído no custo total do sistema de gerenciamento de informações laboratoriais. Isso trará resultados positivos no ambiente e nos processos do laboratório.
Suporte Pós-Implementação
On-Premise, PaaS e SaaS: Envolve suporte de infraestrutura de TI e suporte diário, podendo ser feito internamente ou terceirizado.
A necessidade de administradores internos é mais apropriada quando há um grande número de usuários em um local. O suporte interno requer um membro da equipe ou equipe dedicada para lidar com os problemas com rapidez e eficiência, mas permite que sua equipe controle e escale quaisquer problemas conforme necessário.
Um gerente de laboratório pode desejar terceirizar a equipe de suporte se o time do laboratório for relativamente pequeno ou se o time estiver empregado em vários locais físicos. Se o suporte for administrado por seu fornecedor ou outro terceiro, é importante que eles tenham experiência no sistema LIMS. Ao terceirizar o suporte de TI, lembre-se de que qualquer parte externa terá acesso aos seus dados, propriedade intelectual da sua empresa. Portanto, é fundamental poder confiar no conhecimento e na integridade de sua equipe terceirizada.
A análise de custos do sistema de gerenciamento de informações laboratoriais pode ser complexa e opressora. Uma sólida compreensão das diferentes abordagens do LIMS e suas vantagens e desvantagens associadas é crítica para o sucesso dos laboratórios do setor científico. Além disso, a escolha certa pode agilizar seus processos de laboratório, o que permite que pesquisadores, especialistas em saúde pública e outros profissionais da ciência se concentrem progressivamente na missão e na visão específicas de suas organizações.
