Les directeurs de laboratoire qui sont efficaces et performants sont avant tout dévoués à leur industrie qu'ils ont choisie. La perspective de pouvoir fournir des produits et des services innovants et pour tous est indubitablement gratifiante et honorable pour chacun d'entre eux. Sur le marché scientifique qui est aujourd'hui hautement compétitif, il est essentiel que tous les produits soient livrés à temps, dans le respect des réglementations et aussi du budget. Le choix de votre système de gestion des informations de laboratoire (LIMS) est essentiel pour concilier les impératifs de rigueur scientifique, de santé et de sécurité, et aussi pour rester compétitif au niveau mondial.
Comprendre le coût total lié à la mise en œuvre de votre système de gestion de l'information de laboratoire peut s'avérer fastidieux. Nous vous présentons ici les facteurs à prendre en compte pour vous permettre de choisir un LIMS qui répondra aux objectifs scientifiques de votre environnement tout en restant rentable.
Les facteurs de succès lors de l'analyse du coût total du système de gestion de l'information sont les suivants:
The measures of success when analyzing total information management system cost are:
- Degré de paramétrage: How does configurability affect total cost?
- Rapidité de la mise en œuvre: How quickly can implementation occur?
- Dépenses d'investissement et dépenses fonctionnement: How can the lab meet continued internal and external demands while staying within budget?
- Conformité : Comment éviter les échecs d'audit, les lettres d'avertissement et les pénalités ?
Pour mieux comprendre le coût d'un système de gestion des informations de laboratoire, trois environnements LIMS sont à prendre en considération:
- Auto-hébergé:Le système fonctionne à partir d'un site centralisé.
- Plate-forme en tant que service (PaaS):Les services sont assurés à partir d'un hybride entre un laboratoire central et un environnement dans le Cloud.
- Logiciel en tant que service (SaaS)Tous les services fonctionnent dans un environnement dans le Cloud et sont accessibles à partir de n'importe quel endroit disposant d'un accès à l'internet.
Les coûts totaux des plateformes auto-hébergées et des plateformes de services varient en raison de la nature de la configuration de chaque environnement. Les frais de licence initiaux pour un système auto-hébergé diffèrent de ceux des plateformes basées sur le Cloud qui sont la plupart du temps proposés au travers d'un abonnement annuel lié au service Cloud. Les mises à jour majeures sont généralement incluses dans les plateformes de logiciels en tant que service (PaaS), et les coûts de formation et d'assistance sont également différents. Il peut être utile d'utiliser un calculateur du coût total de possession (TCO) pour comparer ces deux environnements..
Facteurs du coût total d'un système de gestion des informations de laboratoire
Infrastructure des laboratoires
Auto-hébergé: Généralement dans un lieu centralisé.
PaaS and SaaS: Accès et partage des données sur plusieurs sites.
La clé d'une infrastructure informatique de laboratoire sont les points l'accès. Les laboratoires ne peuvent pas fonctionner efficacement s'il n'y a pas suffisamment de points d'accès pour tous les employés. Les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau et les tablettes doivent tous se trouver au bon endroit, là où le travail est réellement effectué. Si le personnel doit s'éloigner de son poste de travail toutes les 5 minutes, même les meilleurs et les plus brillants d'entre eux peuvent facilement oublier les spécificités liées à une documentation donnée.
Les équipements déployés dans le laboratoire doivent également être pris en compte. L'emplacement des lecteurs de codes-barres et des imprimantes doit être pratique. Si le laboratoire travaille avec des solvants puissants, il peut être par exemple nécessaire d'acheter du matériel qui résisteront aux solvants.
Afin d'éviter les problèmes de conformité et les erreurs humaines, les documents doivent être complétés au moment où le travail de laboratoire est exécuté, avec peu ou pas de temps de latence entre les tâches. Les LIMS en mode PaaS ou SaaS permettent de pouvoir accéder via différents points d'accès, ce qui contribue à rationaliser la saisie. Un LIMS auto-hébergé peut convenir à un laboratoire unique ou centralisé, ce qui permettra à vos équipes de pouvoir choisir son niveau de configuration.
Infrastructure informatique (matériel)
Auto-hébergé: Permet au laboratoire de contrôler totalement l'infrastructure et la manière dont les serveurs sont configurés.
PaaS et SaaS: Les besoins informatiques sont couverts par un service d'abonnement. Les coûts peuvent être relativement gérables et prévisibles par rapport à l'hébergement sur site.
Une infrastructure informatique auto-hébergée permet à l'organisation de contrôler entièrement le processus. Cela signifie que l'organisation est responsable des principales dépenses d'investissement liées à la mise en place et à la configuration des serveurs. En plus des dépenses initiales, vous aurez besoin d'une équipe informatique spécialisée disposant d'une expertise spécifique pour assurer les mises à niveau, la maintenance et la gestion des problèmes liés au système.
Si vous ne disposez pas d'une équipe informatique interne, les solutions PaaS et SaaS incluent généralement dans l'abonnement la gestion informatique, ce qui réduit le risque financier lié à la gestion de vos besoins en infrastructure et permet à votre équipe de se concentrer davantage sur les activités du laboratoire. L'infrastructure PaaS est évolutive, ce qui signifie que votre laboratoire peut réduire ou augmenter la capacité de ses serveurs en fonction de ses besoins actuels et futurs. Les systèmes SaaS évoluent en fonction de l'utilisation sans qu'il soit nécessaire de gérer activement l'infrastructure informatique. Tant pour le PaaS que pour le SaaS, les sauvegardes et les récupérations des données sont intégrées dans l'offre.
Modèles de licences
Auto-hébergé: La licence du logiciel est généralement perpétuelle.
PaaS: Licences de logiciels perpétuelles ou par abonnement.
SaaS:Abonnement complet.
La décision d'opter pour un modèle perpétuel ou un modèle d'abonnement dépend de la durée pendant laquelle votre organisation souhaite conserver le LIMS et de l'importance que revêtent des coûts connus et prévisibles. L'un des principaux facteurs de cette décision est d'ordre financier. La licence perpétuelle d'un système auto-hébergé est une dépense d'investissement qui vous oblige à payer un coût unique pendant toute la durée de l'accord. Bien qu'il soit coûteux au départ, mais un engagement à long terme peut vous permettre de réaliser des économies.
Dans le cas du PaaS, l'octroi de licences logicielles se fait par le biais d'un accord perpétuel ou d'un abonnement. Les licences d'infrastructure sont généralement basées sur un abonnement. La personnalisation de la solution est possible, mais elle est payée en fonction des besoins.
Avec un système de gestion des informations de laboratoire basé sur SaaS, toutes les licences sont basées sur un abonnement et constituent une dépense de fonctionnement. Un service complet basé sur un abonnement peut se traduire par des coûts globaux moins élevés si votre laboratoire souhaite une solution peu personnalisée et si vous êtes prêt à adopter les meilleures pratiques du secteur.
Approche de la mise en œuvre
Auto-hébergé: Processus plus long pour le déploiement avec plus de personnalisations.
PaaS: Intermédiaire entre l'auto-hébergement et le SaaS, avec des possibilités de personnalisations.
SaaS: Il s'agit souvent de la manière la plus rapide pour mettre en œuvre une solution prête à l'emploi et basée sur une informatique dématérialisée.
Si vous décidez de choisir un LIMS personnalisé er hébergé par vos soins, votre équipe pourra choisir les besoins et tous les flux de vos processus. Le système est configuré selon vos spécifications, puis mis en œuvre. Gardez à l'esprit que la configuration et les développements spécifiques, leurs validations et le déploiement peuvent prendre plus de temps. L'avantage d'un LIMS hébergé est que le système peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Le PaaS représente une solution intermédiaire entre l'auto-hébergement et le SaaS. Les possibilités de personnalisation sont plus nombreuses, sans que vous ayez trop à vous impliquer au niveau des choix liés à l'infrastructure informatiques, ce qui permet de vous concentrer davantage sur la science.
Le choix du Cloud SaaS vous permet d'accéder rapidement aux meilleures pratiques industrielles telles que les BPF, les BPL et SOC-2. Il y a très peu de personnalisations dans un LIMS SaaS, ce qui se traduit par généralement par le coût le plus faible par rapport aux trois options de configuration proposées. Les laboratoires qui décident de mettre en œuvre une solution SaaS avec une configuration complète et prête à l'emploi, peuvent attendre un retour sur investissement plus rapide que le PaaS et l'auto-hébergement.
Avec le PaaS, les mises à niveau peuvent toujours être initialisées en fonction des besoins individuels. Avec le SaaS, les mises à jour sont incluses dans le coût et ne sont pas spécifiques à une organisation particulière. Contrairement aux environnements auto-hébergés, pour le PaaS et le SaaS, il n'est pas nécessaire d'avoir une équipe informatique interne dédiée pour effectuer les mises à jour, ce qui permet de maintenir les dépenses d'exploitation à des niveaux cohérents et surtout prévisibles.
Validation des données
Auto-hébergé: Une validation importante de l'installation personnalisée est nécessaire.
PaaS: La charge de validation initiale est plus faible, mais la validation des personnalisations est nécessaire.
SaaS: Une solution fixe qui utilise les meilleures pratiques de l'industrie pour éviter une validation approfondie.
Les organisations qui choisissent un LIMS personnalisé hébergé par leurs soins sont responsables de la validation des applications qui correspondent à l'objectif de l'environnement particulier du laboratoire. C'est l'inconvénient des développements spécifiques.
Les frais généraux liés à la validation sont moindres avec le PaaS, car le fournisseur du logiciel a généralement effectué les validations avant l'achat. Mais pour toutes les personnalisations, les validations sont à faire à partir de zéro. Cela peut allonger le temps de mise en œuvre. Le SaaS réduit considérablement la charge liée à la partie validation. Plutôt que de valider un logiciel pour en évaluer l'adéquation par rapport à ses besoins, l'utilisateur sera en charge d'examiner les différents processus et d'apprendre ce que le logiciel peut prendre en charge.
Avec le LIMS SaaS, la personnalisation est minimale et ne nécessite donc que très peu, voir aucune validation supplémentaire ; vos processus sont généralement adaptés au système, plutôt que de faire un système pour qu'il s'adapte à vos processus. Votre laboratoire est toujours responsable de la validation du système, mais vous pouvez adopter la validation qui a été déjà effectuée par votre fournisseur de LIMS comme base de support.
Migration des données
Auto-hébergé et PaaS: Envisagez la sauvegarde de vos données dynamiques plutôt qu'une migration complète des données de laboratoire.
SaaS: Peut être penser à migrer des études de stabilité.
Les LIMS auto-hébergés et PaaS ont la capacité de prendre en charge la migration de vos données. Malgré cela, les entreprises ont souvent consacré beaucoup de temps et d'argent à des tentatives infructueuses. Aussi les données qui devront réellement être migrées ne représentent souvent qu'une fraction de celles qui seront effectivement migrées. C'est pourquoi nous suggérons de bien étudier l'intérêt à migrer ou non certaines données pour votre organisation.
De nombreuses organisations procèdent à une analyse des coûts pour déterminer le plan d'action le plus approprié. Plutôt que d'effectuer une migration globale, on peut souhaiter réduire progressivement l'utilisation des anciennes données ou les archiver.
Il n'y a généralement pas de migration de données pour les LIMS SaaS. Toutefois, un utilisateur peut vouloir migrer des études de stabilité ou des données antérieures provenant d'anciens systèmes s'il passe d'un progiciel à un autre.
Formation
Auto-hébergé et PaaS: Avec les solutions personnalisées, l'équipe du laboratoire devra généralement assurer elle-même la formation ou faire appel à des consultants externes.
SaaS: Parfois, la formation peut être incluse dans votre abonnement ; mais les processus sont plus faciles car les méthodes de travail sont généralement standardisées et aussi prêtes à l'emploi.
Différents programmes de formation sont proposés comme des formations prédéfinies, des formations à la demande ou des tutorats en ligne. Une formation efficace nécessite souvent beaucoup de temps et de ressources. Nous voulions ici attirer votre attention sur le fait que si la formation est négligée, un personnel mal formé peut avoir un impact non négligeable lors la mise en place d'un un nouveau LIMS.
Nous recommandons donc d'inclure un budget spécifique pour la formation dans le coût total lié à la mise e place de votre futur du système LIMS. Cela permettra aux futurs utilisateurs de s'approprier le nouveau système.
Soutien après la mise en œuvre
Auto-hébergé, PaaS et SaaS: Implique un soutien de votre infrastructure informatique et une assistance quotidienne, qui peuvent être gérés soit en interne soit externalisés.
L'utilisation d'administrateurs internes est le plus appropriée lorsqu'il y a un grand nombre d'utilisateurs locaux dans une infrastructure unique. Le support interne nécessite qu'un membre de l'équipe ou une équipe dédiée soit disponible pour pouvoir traiter les problèmes rapidement et efficacement, mais ce support permet également à votre équipe de pouvoir contrôler les problèmes et de les faire remonter au niveau supérieur si c'est nécessaire.
Un directeur de laboratoire peut envisager d'externaliser l'équipe de support si l'équipe du laboratoire est relativement petite ou s'il y plusieurs sites à gérer. Si votre support est géré par votre fournisseur ou un tiers, il est important qu'il ait une réelle expertise de votre système LIMS. Lors de l'externalisation du support informatique, n'oubliez pas que toute partie extérieure aura accès à vos données et donc à la propriété intellectuelle de votre entreprise. Il est donc essentiel de pouvoir faire confiance de l'équipe support que vous aurez externalisé et aussi à son intégrité.
L'analyse des coûts global d'un système de gestion de l'information de laboratoire peut s'avérer complexe et difficile à maîtriser. Une bonne compréhension des différentes approches LIMS et de leurs avantages et inconvénients est essentielle au succès de votre ou vos laboratoires. D'avoir choisi la bonne solution peut vous permettre rationaliser les processus de votre laboratoire, ce qui permet aux chercheurs, aux spécialistes de la santé publique et autres experts de pouvoir se concentrer sur leurs missions et leurs visions liées à leur organisation.
