Comment Fonctionne un LIMS?

Un système de gestion des informations de laboratoire (LIMS) est une application basée sur base de données centralisée permettant de gérer les échantillons et toutes les métadonnées, résultats, flux de travail et instruments qui leur sont associés.

Cela permet non seulement à un laboratoire de rester organisé, mais aussi d’être plus efficace, d’être plus transparent et aussi d’être conforme.

Que signifie l’acronyme LIMS ?

Un LIMS est aussi appelé logiciel d'informatique de laboratoire (LIS), logiciel d'automatisation de laboratoire (LAS) ou logiciel de gestion de laboratoire (LMS), mais il s'agit parfois d'une erreur d'appellation. Un LIMS et un LIS ne sont en fait pas considérés comme tout à fait équivalents, car bien qu'ils remplissent des fonctions similaires, ils diffèrent par l'endroit où ils sont mis en œuvre.

Un LIMS se trouve généralement dans des environnements industriels, tels que les laboratoires pharmaceutiques, où il permet de traiter des lots d'échantillons et faire le suivi des directives dictées par FDA ainsi que les bonnes pratiques de fabrication et de laboratoire (GMP, GLP). Les systèmes d'information de laboratoire (LIS), en revanche, sont utilisés dans les établissements cliniques, où ils traitent des échantillons de patients individuels et doivent se conformer à la loi HIPAA, ainsi qu'aux directives des organismes d'accréditation des hôpitaux. Certains LIMS, les plus riches en fonctionnalités, peuvent en fait remplir ces deux rôles.

Un LIMS peut être utilisé également avec un cahier de laboratoire électronique (ELN). L’ELN permet d’organiser les expériences de laboratoire et peut être personnalisé pour chaque utilisateur ou test à effectuer. Les deux systèmes peuvent se recouper en ce qui concerne la référence aux échantillons et le suivi de leurs résultats, mais les ELN auront tendance à se concentrer sur les expériences individuelles, alors que les LIMS se concentrent sur le suivi des échantillons et la collecte et le rapport des données.

Comment fonctionne un LIMS: 4 éléments clés

La raison principale de la mise en place et de l'utilisation d'un LIMS est de vouloir consigner, suivre, enregistrer et rendre compte des échantillons et des données scientifiques de manière structurée et cohérente. Ces besoins restent les mêmes, bien que les capacités du LIMS se soient développées de manière exponentielle. Chaque échantillon est suivi et documenté pendant toute sa durée de vie, depuis sa création initiale, sa réception dans le laboratoire, son utilisation et enfin sa destruction.

Le haut niveau de suivi des échantillons et la production de rapports qu’un LIMS permet de mettre en œuvre facilite la mise en œuvre et le respect des meilleures pratiques de laboratoire (BPF, BPL). Comme l'enregistrement de certaines données peuvent être automatisées avec un LIMS, les laboratoires peuvent alors accorder un peu plus d’attention à la manipulation et à l'utilisation des échantillons et aussi optimiser leurs processus - y compris la formation, si nécessaire. Un meilleur suivi et une meilleure manipulation des échantillons permet d’avoir in-fine des expériences et des résultats beaucoup plus fiables.

Il y a quatre éléments clés à garder à l'esprit pour répondre à la question "comment fonctionne un LIMS".

1. La gestion cohérente des échantillons est délicate et prend beaucoup de temps. Avant la mise en œuvre des systèmes LIMS, les chercheurs concevaient leurs propres systèmes de dénomination et documentaient à la main leurs échantillons ; outre le fait que cela prenait beaucoup de temps, cela ouvrait également la porte à de nombreuses erreurs. Avec un LIMS, il est possible d'attribuer un code-barres à chaque échantillon, qui est alors scanné lors des principaux événements liés à leur durée de vie, tels que le stockage et l'utilisation, ce qui favorise grandement la cohérence de la gestion des échantillons.
2. Les interactions avec les différents équipements des laboratoires peuvent améliorer de façon significative la documentation et les flux de travail. De nombreux LIMS peuvent désormais se connecter aux équipements de laboratoire. Ils peuvent importer des informations détaillées concernant l’échantillons ou exporter des données sur les échantillons, que ce soit pour le stockage ou directement dans d'autres applications pour par exemple demander un traitement ou une analyse plus poussée. De nombreux LIMS peuvent même lire les erreurs qui se produisent lors de tests ou des expériences et les signaler le cas échéant, ou encore transférer les échantillons vers d'autres protocoles ou équipements pour des recherches ou des expériences plus approfondies. 
3. Rapports automatiques et visibilité des données relatives aux échantillons. Le LIMS suit l'ensemble du parcours de l'échantillon dans le ou les laboratoires, il dispose donc de toutes les informations nécessaires pour générer les rapports, la prise de décision et les audits, ainsi que pour assurer les contrôles qualité. Comme le LIMS stocke généralement les données de manière centralisée, souvent dans le Cloud, il est facile pour les scientifiques d'accéder à des informations actualisées en temps réel, qu'ils soient dans un laboratoire, à la maison ou même en déplacement.
4. L'intégrité des données peut être maintenue. Sans LIMS, la marge d'erreur est grande lorsqu'il s'agit de collecter des données sur les échantillons, et même de maintenir une chaîne de contrôle sur les données. La documentation manuelle peut rapidement devenir encombrante et source d'erreurs, en particulier lorsque le nombre d'échantillons testés devient important - et cela peut arriver souvent, notamment dans un environnement de test avec des contrôles étendus et une réplication importante des analyses.

Principaux cas d'utilisation d’un LIMS

Examinons quelques-uns des principaux moyens et objectifs vers lesquels les laboratoires mettent en œuvre le LIMS pour répondent à leurs besoins quotidiens :

• Gestion des échantillons - Les laboratoires ont souvent des demandes liées aux contrôles - produits par lots - pour suivre leurs expériences, en plus des tests réels ou des échantillons expérimentaux eux-mêmes. La possibilité de documenter, de pouvoir suivre et gérer les contrôles faits sur les échantillons permet aux scientifiques à disposer de ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, et élimine les pertes de temps et aussi les erreurs liées aux processus manuels.
• Gestion et libération des lots - Comme nous l'avons vu, les lots de contrôles ou d'échantillons sont souvent utilisés dans les laboratoires. Un système LIMS centralisé permet de surveiller non seulement l'utilisation des lots mais aussi leur performance, et permet également de suivre la distribution des lots entre les différentes personnes du laboratoire. Un mauvais lot peut être facilement, et souvent automatiquement, identifié et, si nécessaire, rappelé. Comme les données relatives à des lots similaires faits dans le passé sont facilement accessibles, les résultats peuvent être considérés dans le contexte plus large d'un produit plutôt que dans le cadre limité d'un seul lot.
• Gestion des études de stabilité - Générer des données au fil du temps sur un produit afin de déterminer comment il doit être stocké et combien de temps il peut l'être est une composante essentielle de tout développement de produit médicinal. Un bon LIMS permettra aux scientifiques de mettre en place et de gérer un inventaire d'échantillons pour étudier les impacts du stockage à différentes températures et humidités, de s'assurer que les échantillons sont testés au moment voulu et que les tests corrects sont effectués, et d'aider à prédire les dégradations futures grâce aux tendances sur les données. Ces études impliquent souvent de multiples lots et sont souvent une matrice complexe de tests et d'années passées, ce qui rend les contrôles et les processus manuels peu fiables et sujets aux erreurs - en particulier pour les laboratoires gérant plusieurs produits. L'utilisation d'un LIMS peut donc simplifier considérablement la configuration et la gestion d'une étude de stabilité et améliorer de façon significative la précision et être efficace lors de son exécution.
• Surveillance de l'environnement - La mise en place d'un programme de surveillance de l'environnement fiable et régulier est un élément important de la production de tout ce qui est destiné à la consommation humaine. Il s'agit de s'assurer que l'endroit où vous effectuez la fabrication, l'équipement sur lequel vous l'effectuez et aussi l'eau que vous utilisez dans le processus sont tous propres et exempts de germes. Un programme de surveillance de l'environnement peut également être utilisé pour vérifier régulièrement que les approvisionnements en eau sont de qualité appropriée au point de livraison. Un LIMS peut aider à effectuer des tests réguliers dans un environnement de fabrication, notamment de faire contrôles avant et après la fabrication d'un lot ou suivre la qualité de l'eau dans un système de distribution. Cela permet d'assurer une traçabilité fiable de chaque échantillon prélevé jusqu'aux personnes et/ou à l'environnement qui pourraient être affectés par la détection de bactéries indésirables ou d'une qualité inappropriée.  
• Rapports internes - Qu'il s'agisse d'audits institutionnels ou du suivi de l'entretien courant du laboratoire, le LIMS crée des audits qui documentent avec précision le stockage et la consommation des échantillons, et même les résultats des échantillons et leurs analyses ultérieures. Ce niveau de rapport automatique et d'accès centralisé aux données permet une plus grande responsabilisation de tous les membres du laboratoire. Il facilite également les discussions sur les résultats, la prise de décision, l'optimisation de l'équipe et être en conformité plus facilement.  
• Rapports aux clients - Le fait de pouvoir documenter les données liées aux échantillons de manière précise et approfondie confère le plus haut niveau de transparence. Toute personne examinant les données d'un laboratoire géré selon ces normes élevées peut avoir confiance dans les résultats, ce qui fait du rapport externe une expérience positive. 
• Minimiser la consommation de ressources - Comme les membres du laboratoire n'ont pas besoin de passer du temps à essayer de recueillir et d'organiser avec précision toutes les données relatives à leurs échantillons, ils peuvent consacrer plus de temps au travail et à l'analyse des données. De plus, l'utilisation d'un LIMS permet de trouver rapidement et facilement les échantillons, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent en essayant de retrouver ou éventuellement de régénérer les échantillons nécessaires.

Le laboratoire moderne doit faire face à une demande croissante de débit, traiter des volumes de données de plus en plus importants et respecter aussi des réglementations de plus en plus strictes. La mise en œuvre d'un système LIMS apporte contrôle et transparence au laboratoire, améliorant ainsi l'efficacité par une meilleure gestion de la charge de travail et pouvoir générer des rapports de manière automatisés, améliorant ainsi la conformité par une transparence et des contrôles intégrés, et favorisant aussi une prise de décision plus rapide et plus efficace par l'utilisation des données et l'informatique.

Choisir le bon système LIMS pour votre laboratoire peut transformer de façon significative les opérations quotidiennes, vous permettant de faire plus avec moins et d'avoir aussi plus confiance dans chaque résultat généré.