Como Funciona um LIMS?

Um Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais (Laboratory Information Management System - LIMS) é uma aplicação construída para um banco de dados centralizado e qualquer metadado, resultados, fluxos de trabalho e instrumentos associados a ele. Isso não só permite que o laboratório se mantenha organizado, mas também facilita a eficiência, transparência e conformidade.

O que significa LIMS?

Um LIMS é normalmente mencionado como um Sistema de Informática Laboratorial (LIS), Software de Automação Laboratorial (LAS) ou Software de Gerenciamento Laboratorial (LMS), mas às vezes esses são termos errôneos. Um LIMS e um LIS, na verdade, não são considerados sistemas equivalentes porque, apesar de terem funções similares, são empregados em lugares diferentes. O LIMS é encontrado em condições industriais, como laboratórios farmacêuticos, onde eles lidam com lotes de amostras e seguem as diretrizes do FDA como também as boas práticas de laboratório e fabricação (BPL, BPF). O LIS, por outro lado, é encontrado em cenários clínicos, onde reportam amostras individuais de pacientes e precisam cumprir com a HIPAA, assim como as diretrizes das agências credenciadas aos hospitais. Alguns dos LIMS mais robustos podem realizar as duas funções.

O LIMS pode ser utilizado em conjunto com o Caderno Eletrônico de Laboratório (ELN), que organiza os experimentos de laboratório e pode ser extremamente personalizado para cada usuário ou teste que está sendo realizado. Eles podem se sobrepor ao se referirem e rastrearem os resultados das amostras, mas os ELNs tendem a focar em experimentos individuais, enquanto o LIMS estará centrado em rastrear as amostras, coletar e reportar dados.

Como um LIMS funciona: 4 Considerações Chave

A razão central para a implantação e uso do LIMS é logar, rastrear, registrar e reportar amostras e dados científicos de uma forma estruturada e consistente. Essas necessidades permanecem as mesmas, mas a capacidade de funções de um LIMS cresceu exponencialmente, já que computadores e dispositivos móveis se tornaram parte do dia a dia do laboratório. Num cenário ideal, cada amostra seria documentada e rastreada ao longo de toda sua existência, desde quando foi originalmente criada, introduzida no laboratório e durante seu uso até seu descarte.

A alta rastreabilidade das amostras e coleta de informações que é possível com o LIMS facilita para que a conformidade com as boas práticas de laboratório (BPL, BPF) seja executada e reforçada. Porque o registro de dados torna-se automático com um LIMS, laboratórios podem focar sua atenção no manuseio e uso das amostras e otimizar seus processos – incluindo treinamentos, se necessário. Melhor manutenção e manuseio das amostras resultam em experimentos e resultados mais confiáveis.

Existem quatro considerações chave para ter em mente quando pensamos em responder “como um LIMS funciona?”

1. Uma gestão de amostras consistente é complicada e demorada. Antes da implantação regular do LIMS, pesquisadores criavam seu próprio sistema de nomenclatura e documentavam manualmente suas amostras e seus usos; além de ser um processo demorado, também deixava espaço para erros. Com um LIMS, um código de barras pode ser atribuído para cada amostra, que pode ser escaneado durante a vida dela no laboratório, como armazenamento e uso, levando à precisão e consistência em como as amostras são gerenciadas.
2. Interações com máquinas podem melhorar a documentação e os fluxos de trabalho. Muitos LIMS agora podem se conectar com equipamentos de laboratório. Eles podem importar detalhes de amostras e exportar dados delas, seja para armazenamento ou direto para outras aplicações para processamentos ou análises adicionais. Muitos LIMS podem também ler erros dos testes ou experimentos e sinalizá-los quando apropriado, ou mover as amostras para outros protocolos ou equipamentos para posterior investigação ou experimentos.
3. Relatórios automáticos e visibilidade de dados de amostra. O LIMS monitora toda a jornada da amostra no laboratório e, por isso, possui necessariamente o tipo de informação necessária para a elaboração de relatórios, tomadas de decisão e auditorias, além de garantir o controle de qualidade. Já que o LIMS normalmente armazena dados de forma centralizada, usualmente na nuvem, é mais fácil para os cientistas acessarem informações atualizadas, em tempo real, não importando se eles estão no laboratório, em casa ou até mesmo na estrada.
4. A integridade dos dados pode ser preservada. Sem o LIMS, há grandes espaços para erros quando falamos de coleta de dados de amostra e até no gerenciamento da cadeia de custódia. A documentação manual pode se tornar rapidamente pesada e sujeita a erros, já que o número de amostras sendo testadas juntas cresce – e isto acontece frequentemente, particularmente em ambientes de teste com controles extensivos e com replicagens significativas de análises.

Principais Casos de Uso do LIMS

Vamos ver algumas das principais formas e objetivos da implantação do LIMS  nos laboratórios para que suas necessidades diárias sejam atendidas.

• Gestão de amostras - Os laboratórios normalmente possuem repositórios de controles – produzidos em lote – para seus experimentos, além dos testes ou amostras experimentais propriamente ditos. Poder documentar, rastrear e gerenciar inventário relacionando controles e amostras ajuda os cientistas a terem o que precisam, quando precisam – e elimina a perda de tempo e os erros que acompanham os processos manuais.
• Gestão e Liberação de Lotes - Como mencionado, lotes de controles e amostras são muitas vezes utilizadas em laboratórios. Um LIMS centralizado ajuda no monitoramento não apenas do uso dos lotes, mas também o desempenho destes e permite o rastreamento da distribuição de lotes dentre os analistas do laboratório. Um lote ruim pode ser facilmente, e muitas vezes de forma automática, identificado e, se necessário, recolhido. Como dados de lotes similares anteriores estão prontamente disponíveis, resultados podem ser vistos de um contexto mais amplo de produto ao invés da visão limitada de um único lote.
• Gestão de Estudos de Estabilidade - Gerar dados de um produto ao longo do tempo para determinar como e por quanto tempo ele pode ser armazenado é um componente crítico em qualquer desenvolvimento de produtos medicinais. Um bom LIMS vai permitir que cientistas estabeleçam e gerenciem um inventário de amostras para estudo dos impactos do armazenamento em diferentes temperaturas e umidades, rastreiem se amostras foram testadas conforme o necessário e se os testes corretos foram feitos, auxiliando a prever futuras degradações através da tendência de dados. Esses estudos na maior parte das vezes envolvem múltiplos lotes e uma matriz complexa de dados e de vários anos, fazendo com que controles e processos manuais sejam não confiáveis e sujeitos a erros – particularmente para laboratórios que estejam gerenciando múltiplos produtos. O uso de um LIMS pode simplificar dramaticamente a configuração e o gerenciamento de um estudo, além de melhorar a veracidade e a eficiência de sua execução.
• Monitoramento Ambiental - Estabelecer um programa de monitoramento ambiental confiável e regular é uma parte importante na produção de qualquer produto destinado ao consumo humano, para garantir que a localização da produção, os equipamentos e a água utilizados no processo estejam sempre limpos e livres de contaminantes. Um programa de monitoramento ambiental também pode ser utilizado para verificar regularmente se o abastecimento de água é de qualidade adequada no ponto de entrega. Um LIMS pode ajudar com testes rotineiros no ambiente de produção, incluindo verificações anteriores e posteriores de fabricações de lotes ou da qualidade da água ao longo do sistema de distribuição. Isso garante rastreabilidade confiável para cada amostra liberada para as pessoas e/ou ambientes que poderiam ser potencialmente afetados pela detecção de bactérias indesejadas ou qualidade inadequada.
• Relatórios Internos - Desde auditorias institucionais até manutenções rotineiras do laboratório, o LIMS cria trilhas de auditorias que documentam com precisão estoque de amostras, consumo e até mesmo resultados de amostras e seus subsequentes dados de análises. Esse nível de relatórios automáticos e acesso centralizado de dados permitem maior responsabilidade para todos os membros do laboratório. Também possibilita melhores discussões sobre resultados, otimiza a equipe e facilita a tomada de decisões e a conformidade.
• Relatórios para Clientes - Conseguir documentar dados de amostras de forma confiável e abrangente confere o mais alto nível de transparência. Qualquer pessoa que examinar os dados de laboratórios que atendam esses altos padrões pode confiar em seus resultados, o que faz com que relatórios externos sejam experiências positivas.
• Minimizar o Consumo de Recursos - Já que membros do laboratório não precisam gastar tempo tentando coletar e organizar dados de suas amostras de maneira cuidadosa, eles podem passar mais tempo fazendo o trabalho e as análises. Em adição a isso, o uso de LIMS faz com que seja fácil e rápida a localização de amostras, o que economiza tempo e dinheiro tentando encontrar e possivelmente recuperar as amostras necessárias.

O laboratório moderno vivencia uma demanda sempre crescente por maior rendimento, lidando com grandes volumes de dados e precisando atender regulamentos rigorosos. A implantação de um sistema LIMS traz controle e transparência para o laboratório, aumentando sua eficiência através de uma melhor gestão da carga de trabalho e relatórios automáticos, melhorando a conformidade por meio de transparência e controles integrados e promovendo uma tomada de decisão mais eficiente e rápida com a utilização de dados e tecnologia. Escolher o sistema de LIMS correto para o seu laboratório pode transformar suas operações diárias, permitindo que alcance mais com menos e tenha confiança em todos os resultados gerados.