Lưu trữ dữ liệu trên giấy rất dễ bị mất và tốn nhiều thời gian để tìm sổ sách ghi chép.
Phải luôn tìm cách giữ sổ sách an toàn để dùng cho việc ghi chú tham chiếu, truy xuất dữ liệu và kiểm tra chéo vì nếu bị thất lạc sẽ bị mất toàn bộ dữ liệu quan trọng.
Dưới đây là tám rủi ro nếu phòng thí nghiệm lưu trữ dữ liệu trên giấy.
1. Mất dữ liệu quan trọng
Tài liệu trên giấy tờ rất khó truy xuất và mất nhiều thời gian để nhập và lưu trữ vào hệ thống điện tử.
Trước đây, các nhà khoa học thường ghi chú vào sổ tay và thường xuyên bị thất lạc.
Nếu bị mất dữ liệu, các nhà khoa học phải làm lại thí nghiệm dù đã được cấp giấy chứng nhận tuân thủ. Lặp đi lặp lại các thí nghiệm tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và nhân lực.
Với hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm (LIMS), kết quả thí nghiệm sẽ được thông báo tự động. Các ghi chú, giá trị và kết quả mẫu dễ dàng được ghi lại trong hệ thống và được sao lưu offsite hoặc trên cloud.
Khi tiến hành nghiên cứu độ ổn định, hệ thống sẽ phân tích xu hướng kết quả theo thời gian. Hệ thống có thể đánh giá kết quả dựa vào dữ liệu từ các lô trước đó, điều mà giấy tờ không thể thực hiện được.
2. Báo cáo dữ liệu sai
Dữ liệu phòng thí nghiệm phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt trong ngành. Tuy nhiên nếu lưu trữ trên giấy, qua nhiều năm sẽ rất khó để truy cập, theo dõi.
Nếu không có công nghệ LIMS, quá trình lấy mẫu và thu thập dữ liệu, cùng với việc duy trì chuỗi hành trình sản phẩm dễ gặp nhiều sai sót. Công nghệ LIMS cung cấp các biện pháp kiểm soát và đảm bảo chất lượng được tích hợp sẵn với quy trình làm việc và kiểm tra kỹ thuật tự động. Nếu có gì bất thường, hệ thống LIMS sẽ tự động điều tra.
3. Nguy cơ cháy và lũ lụt
Các phòng thí nghiệm ngày xưa đều có một két an toàn chống cháy để bảo vệ các tài liệu quan trọng. Các nhà khoa học, kỹ thuật viên phòng thí nghiệm và nhà quản lý phải luôn giữ ghi chú của họ và nhớ cất chúng vào két sắt.
Sau khi được ghi chép, dữ liệu phải được lưu trữ theo cách thủ công hoặc lưu trữ trên hệ thống điện tử. Tất nhiên lưu trữ trên hệ thống sẽ an toàn hơn rất nhiều.
Giấy không dễ bảo quản trong thời gian dài. Ví dụ, nếu muốn lưu trữ dữ liệu giấy liên quan đến dược phẩm trong 35 năm, cần phải sử dụng các biện pháp chống nước và chống cháy. Những sự cố không mong muốn như vòi phun nước trên trần bị hỏng cũng có thể gây ra các tổn thất nghiêm trọng.
Khi sử dụng LIMS, bạn không phải lo lắng về các rủi ro trên. Trong mọi hoàn cảnh, dữ liệu vẫn luôn được bảo vệ và dễ dàng truy cập vì nó được lưu trữ offsite hoặc trên cloud. Lưu trữ trên cloud cho phép quyền truy ở mọi nơi, cung cấp độ bảo mật cao hơn so với lưu dữ liệu trên giấy. Hệ thống lưu trữ trên cloud cũng được sao lưu ở các vị trí riêng biệt để phòng ngừa các trường hợp không may xảy ra.
4. Mất dữ liệu
Nếu máy tính bị hỏng, bạn có thể mất quyền truy cập vào hệ thống. Lưu trữ điện tử sẽ không an toàn nếu bạn không lưu trữ offsite hoặc trên cloud. Mặc dù bạn có thể thiết lập server để lưu trữ dữ liệu trên hệ thống LIMS nội bộ, nhưng nếu sử dụng hệ thống lưu trữ trên cloud sẽ tiết kiệm hơn và an toàn hơn nhiều.
Công nghệ LIMS trên cloud tăng cường độ chính xác và an toàn cho dữ liệu vì hệ thống sẽ tự động theo dõi, ghi chép và báo cáo dữ liệu khoa học theo mẫu chuẩn, nhất quán, đảm bảo một chuỗi hành trình đáng tin cậy. Một khi dữ liệu được lưu trữ trên cloud, dữ liệu sẽ được duy trì trong một môi trường an toàn và bảo mật, và ai cũng có thể dễ dàng truy cập.
Bạn có thể chứng minh cho các chuyên gia đánh giá rằng phòng thí nghiệm không chỉ có quyền kiểm soát các quy trình mà còn còn có lịch trình kiểm tra và kết quả chính xác, đảm bảo tính tuân thủ.
5. Ghi chú sai
LIMS có thể hạn chế việc làm giả giấy tờ vì các quy trình đều được lưu lại. Hồ sơ giấy tờ rất dễ bị lỗi, khó đọc hoặc thậm chí hoàn toàn không đọc được vì được viết bằng tay và sử dụng nhiều viết tắt, ảnh hưởng đến chất lượng truy xuất dữ liệu.
Dùng phương pháp thủ công để lưu trữ thông tin chuỗi sản xuất rất bất tiện, cồng kềnh và dễ xảy ra sai sót, đặc biệt là khi số lượng mẫu lớn, gây ra áp lực cho môi trường thí nghiệm và ảnh hưởng đến độ chính xác của kết quả.
Khi kết hợp dữ liệu bên trong hệ thống và dữ liệu từ các nguồn khác, LIMS sẽ giúp đánh giá sự ảnh hưởng của thay đổi đó lên sản phẩm, quy trình sản xuất. Bằng cách xoáy sâu vào sự thay đổi, nó sẽ giúp bạn đi từ tầng nắm bắt thông tin đến xây dựng kiến thức về cách tạo ra sản phẩm tốt hơn. Tự động hóa là chìa khóa để có những phân tích với báo cáo chính xác, dễ đọc, đáng tin cậy.
6. Sai số trong thí nghiệm
Hệ thống thủ công thường cho kết quả không chính xác, có thể do máy móc, thiết bị chưa được hiệu chuẩn sẽ gây lỗi và thậm chí sẽ loại bỏ các kết quả tạo ra.
Các tính năng giám sát chất lượng của LIMS bao gồm quy trình theo dõi hiệu chuẩn và đảm bảo độ chính xác trong phòng thí nghiệm. Nhờ công nghệ LIMS, việc đọc thiết bị sẽ dễ dàng hơn, không cần ghi nhớ người nào đã thực hiện hiệu chuẩn và cũng hạn chế việc xác minh kết quả. Sẽ có một điểm kiểm tra (checkpoint) không cho phép bất cứ một thiết bị nào được sử dụng cho đến khi chúng được hiệu chuẩn.
7. Lỗi do con người
Bạn cần liên tục đặt câu hỏi, “Bạn đã viết chính xác con số chưa? Vì khi ghi chép bằng tay rất dễ sai, các lỗi thường gặp như lặp số liệu hoặc nhầm lẫn thông tin.
Lưu trữ trên giấy tờ rất rắc rối, kém an toàn, dễ sai sót, dữ liệu nhập sai, lặp đi lặp lại khiến tất cả các phân tích dữ liệu theo sau bị ảnh hưởng. Vì vậy phòng thí nghiệm cần một công cụ có thể tự động hóa, tăng tính nhất quán và giảm thiểu lỗi do con người.
Vì quá trình xử lý mẫu yêu cầu kết quả chính xác mọi lúc mọi nơi nên bất kỳ mẫu nào được kiểm tra đều cần phải tuân theo một quy trình có sẵn. Phần mềm LIMS đảm bảo thực hiện các thử nghiệm bắt buộc, thực hiện đúng quy trình thử nghiệm trên cơ sở nhất quán, điều mà giấy tờ không thể hỗ trợ được. Hệ thống LIMS có tích hợp sẵn công cụ kiểm tra phát hiện và xử lý lỗi.
8. Không vượt qua đánh giá
Lý do phổ biến khiến phòng thí nghiệm của bạn không vượt qua đánh giá là không cung cấp các giấy tờ yêu cầu, chẳng hạn như môi trường vô trùng thì phải cần chứng nhận chứng minh cơ sở vật chất của bạn là vô trùng. Đó là lý do tại sao công nghệ LIMS lại cần thiết đến vậy. Hệ thống sẽ lưu lại mọi quy trình và có thể phát hiện ra vấn đề liên quan đến quá trình khử trùng. Tất cả mẫu thử của lô đều được ghi lại, cả công đoạn vệ sinh thiết bị và phòng để đảm bảo không có nhiễm bẩn chéo.
LIMS cung cấp công cụ giám sát và chất lượng mà giấy tờ không bao giờ làm được. Công nghệ LIMS sẽ ghi nhật ký, theo dõi, ghi lại và báo cáo mẫu và dữ liệu khoa học một cách nhất quán, đúng tiêu chuẩn, đảm bảo một chuỗi hành trình đáng tin cậy.
Tại sao vẫn có các phòng thí nghiệm lưu trữ dữ liệu trên giấy?
Chi phí luôn là yếu tố ảnh hưởng chính đến quyết định một sản phẩm công nghệ, chẳng hạn như LIMS. Tuy nhiên, sẽ tốn nhiều chi phí hơn nếu tiếp tục sử dụng công cụ thủ công để lưu trữ dữ liệu vì những tổn thất liên quan đến việc nhầm sổ sách, mất tệp giấy hoặc chi phí lưu trữ hồ sơ giấy tờ.
Cần cân nhắc các trường hợp phải làm lại sổ sách hoặc truy xuất dữ liệu, xác minh kết quả. Ngoài ra, việc lưu giữ dữ liệu trên giấy còn tốn thêm chi phí thuê chuyên gia để đảm bảo việc lưu trữ được thực hiện chính xác. Bên cạnh đó, máy tính yêu cầu lập chỉ mục và tham chiếu chéo, cũng như xử lý các giấy tờ và tệp riêng lẻ, rất tốn thời gian.
Người quản lý phòng thí nghiệm cần phải xem xét chi phí nếu quy trình làm việc kém hiệu quả, kém chất lượng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức, có thể dẫn đến sự thất bại nếu phát hành các sản phẩm tiêu dùng không đạt tiêu chuẩn.
Công nghệ LIMS giúp bạn loại bỏ lỗi do con người gây ra, là giải pháp thay thế tài liệu thủ công, tiết kiệm chi phí, đảm bảo sự an toàn cho hồ sơ dữ liệu và có thể truy cập mọi nơi. Bằng cách tiến hành phân tích lợi ích chi phí và đầu tư vào công nghệ LIMS, bạn sẽ thấy cách tiếp cận chiến lược này đảm bảo tính nhất quán, tuân thủ và hiệu quả cao về chi phí trong phòng thí nghiệm.
